Comment notre équipe finance utilise Agicap

Introduction

Dans cet article, vous découvrirez comment notre équipe finance maximise sa génération de cash et réalise une économie de l’ordre de 300 k€ par an en pilotant sa trésorerie et maximisant ses placements grâce à Agicap. Découvrez leur équipe, leurs méthodes et comment ils font évoluer le logiciel pour le rendre toujours plus performant.

Ilustration : L'équipe finance d'Agicap

Présentation de l’équipe Finance d’Agicap et de son périmètre

Agicap est constitué de cinq entités réparties en France, en Italie, en Allemagne, en Espagne et au Royaume-Uni, dont quatre sont des filiales d'Agicap SAS. La société possède des comptes bancaires dans neuf banques, tous en euros sauf un en livre sterling. Les filiales ont une convention de trésorerie avec la maison mère. Illustration : vision consolidée des sociétés dans Agicap (données fictives)

L'équipe Finance d'Agicap comprend 11 ETP répartis en deux équipes : FP&A et Compta.

L’équipe FP&A (financial planning and analysis) traite les sujets de reporting au management et aux investisseurs, de levées de fonds et de mise à jour du business plan. L'équipe se compose de cinq personnes. Leurs outils de travail sont Agicap, Google Sheet, Excel et Stripe, mais aussi HubSpot et Looker.

L’équipe comptabilité s'occupe de la comptabilité générale, de la fiscalité, de la relation avec les experts comptables et les commissaires aux comptes, de la gestion de la trésorerie et du financement bancaire. L'équipe comprend trois personnes plus quatre ETP sur l'ADV (administration des ventes). Les outils utilisés sont Netsuite, Spendesk, Cleemy (module de gestion des notes de frais de Lucca), le backoffice de l'application Agicap, HubSpot, Stripe, Payfit et Qobra (gestion du variable des commerciaux).

Les membres de l'équipe avaient tous de l'expérience en finance et en comptabilité avant d'intégrer l'équipe. Certains travaillaient déjà chez Agicap, à l’'Office Management ou au service client.

1/ Use case n°1 : envoyer le reporting cash mensuel le 1er du mois à 10h tout en économisant 1 ETP sur sa construction et son suivi

L’utilisation d’Agicap a de nombreux impacts concrets pour notre équipe Finance. Le premier concerne le reporting cash mensuel qui est envoyé le 1er du mois à 10 heures, tout en économisant un ETP sur sa construction et son suivi.

Comme le cash est roi, la trajectoire cash est constamment surveillée pour s'assurer qu'elle soit conforme au business plan. Le reporting mensuel sur la performance cash est envoyé en interne et aux investisseurs. Illustration : exemple de tableau de bord (données fictives)

Les personnes qui ont accès à Agicap (CEO, top management et fonction finance) ont accès à la vision précise des encaissements et décaissements par catégorie dès le 1er du mois. Par ailleurs, un reporting plus qualitatif est partagé sous forme de message Slack envoyé à Sébastien (CEO) et Emilie (Chief of Staff). Ils ont sur ce message le montant des dépenses du mois par rapport au budget (issu du BP) et leur ventilation en 3 catégories (opérationnel, financier, investissement). Toutes les données proviennent d'Agicap.

Le reporting investisseur est présenté avant le 5 du mois et comprend 15 slides, dont une centrée sur la performance cash avec, par exemple, un tableau de flux de trésorerie. La performance cash est l'un des trois indicateurs les plus suivis et débattus. Illustration : tableaux de flux de trésorerie dans Agicap (données fictives)

Il y a peu de surprises sur ces reportings car il y a deux reportings cash intermédiaires le 10 et le 20 du mois, et Maxence (Accounting Ops) se connecte quotidiennement à Agicap pour détecter immédiatement les éventuels décalages.

“Je me connecte tous les jours sur l’application mobile Agicap pour connaître ma position cash et surtout analyser la raison des écarts. Cela me permet de prendre quotidiennement des actions pour améliorer la trésorerie de notre société en France.” nous explique Philippe Cheron, Directeur Général d’Agicap SAS (France).

Pour produire ce reporting rapidement, le business plan est intégré sous forme cash dans Agicap au niveau consolidé. Ainsi tous les flux bancaires remontent dans Agicap, et la catégorisation automatique de plus de 95 % des flux est effectuée grâce à l’algorithme et aux règles de catégorisation automatiques. Maxence prend ensuite 5 à 10 minutes chaque matin pour catégoriser les quelques opérations qui ne le sont pas encore, et effectuer des sanity checks.

C'est principalement à ce niveau que nous économisons un ETP. En effet, sans Agicap, il faudrait mettre à jour la comptabilité chaque semaine et catégoriser les flux manuellement pour sortir le reporting cash.

La visibilité en temps réel sur la dette nette, qui est un KPI intégré au reporting, est également assurée grâce au module de gestion de la dette. Illustration : tableau de bord de gestion de l’endettement (données fictives)

2/ Use case n°2 : optimiser nos placements de trésorerie pour générer 40-50 k€ de revenus additionnels

“Actuellement, nous avons placé 85% de nos liquidités, avec 70% sur des comptes à terme de plus de 12 mois et 30% sur un compte à terme renouvelable chaque mois.” nous expliquait Quentin. Il gère les placements une fois par mois, lors du renouvellement du compte à terme.

Cette organisation va évoluer par la souscription à un placement de trésorerie d’une maturité inférieure à un mois et l’utilisation d’Agicap pour donner une visibilité quotidienne sur le montant qui peut être placé.

“La nouvelle organisation consistera en deux opérations de placements/retraits par semaine, ce qui nous permettra de placer 95% de notre trésorerie. Aux taux actuels, cela générera des revenus supplémentaires de 40 à 50 000 euros, en plus de ce que nous gagnons déjà en plaçant les 85% de liquidités mentionnées précédemment.” Illustration : tableau de bord présentant l’excédent de trésorerie investissable (données fictives)

3/ Use case n°3 : utilisation de l’API Stripe pour un impact estimé de 200 000 € par an

Le troisième impact récent d’Agicap a été l’utilisation de l’API Stripe pour réduire le montant des frais grâce à la négociation et l’adaptation de nos stratégies de paiements et recouvrements. Concrètement, cela nous a permis de mieux comprendre notre poste client.

Nous prélevons les abonnements facturés à nos clients par Stripe. Opérationnellement, cela nous posait un problème sur la lisibilité des frais car les frais Stripe sont opaques. Plus spécifiquement, nous avions deux problèmes :

• Le montant des frais n’est pas prélevé sur nos comptes en banque mais est soustrait des montants versés par Stripe, et ces sommes ne vont pas sur nos comptes en banque mais d’abord sur notre compte Stripe. L’analyse de nos comptes bancaires ne nous permettait donc pas de connaître le montant de nos frais Stripe puisqu’ils n’apparaissent jamais directement. Or leur réduction est un élément clé pour optimiser notre trésorerie et augmenter notre marge brute.
• Le détail des frais par nature (moyens de paiements, dispute, etc.) n’était pas clair ni lisible en temps réel.

L’API Stripe - Agicap a permis de solutionner ces difficultés. En effet, grâce à l’API, les flux Stripe sont à présent déconsolidés. Nous avons donc une vision détaillée sur les encaissements bruts, les refunds et disputes, les frais et leur nature et donc le montant des encaissements nets.

Nous avons utilisé ces données pour suivre des KPI tels que le taux de dispute et de refund et le taux de frais. Cela nous a ensuite permis d’adapter notre méthode de moyen de paiement lors de la vente (ex : limiter les paiements par Amex) et adapter notre méthode de recouvrement en comprenant mieux d’où venaient les disputes.

Enfin, nous avons pu utiliser ces informations pour renégocier et réduire le montant de nos frais Stripe, et adapter nos stratégies de paiements et recouvrement, avec à la clé une économie annuelle totale de 200 000 €.

“Cela va sans dire qu’en matière de recouvrement nous utilisons le module Agicap CashCollect” précise Florent. “Plus précisément, une partie de nos clients nous règle par virement bancaire, et c’est principalement sur ces clients que nous utilisons CashCollect.”

Conclusion & roadmap

Pour conclure,notre équipe Finance et notre direction sont des utilisateurs quotidiens d’Agicap. Ils sont notamment bêta-testeurs des nouvelles fonctionnalités qui sont ainsi testées en conditions réelles et leurs feedbacks nous permettent d’améliorer le logiciel.

Dernièrement, ces retours d’expérience ont permis de développer les tableaux de bord et KPI dans la consolidation et les virements de trésorerie en EBICS (disponibles prochainement).

Enfin, tant pour notre direction que pour notre équipe Finance, l’utilisation d’Agicap a un impact quotidien. En somme, on estime que l’impact annuel est d’au moins 300 000€, entre les économies réalisées et revenus supplémentaires générés.