Zo krijg je (weer) grip op je cashflow

Cashflow is het bloed van je bedrijf. In deze tijden heb je soms meer, soms minder. Maar een gebrek aan cashflow kan je ook ineens zomaar overvallen. Hoe krijg je grip op je cashflow?

Cashflow: wat is dat ook alweer?

Cashflow is je kasstroom, ofwel het verschil in het geld dat je ontvangt en het geld dat je uitgeeft in een bepaalde periode. Als jouw factuur wordt betaald, komt er geld binnen en betaal je een factuur aan een leverancier of handelspartner dan gaat er geld je bedrijf uit. Verwar cashflow niet met winst en verlies.

Het plannen van cashflow is voor best wat bedrijven een spannende aangelegenheid en deze angst kan leiden tot bedrijfsfaillissementen. Maar thuis plan je ook je persoonlijke cashflow elke week. We weten privé vaak precies wanneer het geld binnenkomt en wanneer het geld eruit gaat.

Het plannen van de zakelijke cashflow is misschien wel net zo eenvoudig. De essentie van cashflow is het bijhouden van geld dat binnenkomt, en geld dat eruit gaat. Het gaat allemaal om echt geld in realtime. Zo spannend hoeft het dus niet te zijn.

Sterker nog, als je weet dat je grip hebt op je cashflow en je stappen hebt ondernomen om mogelijke problemen te voorkomen, kun je je bezighouden met wat je het liefst doet: ondernemen.

Lees ook: Cashflow management: wat is het en hoe optimaliseer je het?

Cashflowprognoses

Het is voor ieder bedrijf aan te raden om cashflowprognoses te maken. Ook al bent je zzp’er of een mkb onderneming, je hebt het net zo hard nodig als een miljoenenbedrijf. En je moet het op zijn minst elke maand bijwerken, want die ene klant betaalt je later dan je dacht en je moet weten hoeveel geld je hebt om de rekeningen te betalen.

Er zijn een aantal factoren die belangrijk zijn om de ontwikkelingen in je cashflow te begrijpen. Hieronder hebben we de belangrijkste onderdelen voor je.

Inkomsten

Allereerst je inkomsten, ofwel geld dat binnenkomt. Dit zal variëren - afhankelijk van het soort bedrijf dat je runt. Bij sommige bedrijven komt het geld al maanden binnen voordat de klant krijgt waar hij voor betaald heeft. Het is dan verleidelijk te investeren of het geld uit te geven, terwijl je maanden later mogelijk meer geld uitgeeft dan er binnenkomt.

Goed cashflow management voorkomt dat je geld uit het bedrijf haalt dat later nodig zal zijn.

Andersom komt het natuurlijk ook veel voor dat je pas over 30 of 60 dagen betaald krijgt en je onkosten en de lonen vooruit moet betalen. Kijk naar de verschillende soorten inkomsten die je verwacht en wanneer je denkt dat ze zullen binnenkomen.

Vaak gaat het daar mis. Je hebt een opdracht afgerond en stuurt een factuur, maar het geld staat nog niet meteen op je rekening. Of een klant betaalt niet binnen de gestelde termijn, waardoor je met onbetaalde facturen komt te zitten. En dat is niet wenselijk, want openstaande facturen kunnen je cashflow in de problemen brengen. Het is dus nog geen inkomende geldstroom die je mag meetellen bij het berekenen van de cashflow.

Uitgaven

Het volgende onderdeel is het bekijken van je uitgaven. Kijk precies wanneer je alles moet betalen. Wat zijn de vaste kosten die je per doorlopende opdracht moet betalen? Wanneer verwacht je nieuwe apparatuur te moeten betalen, of voorraden aan te vullen?

Sommige bedrijven hebben maandelijks vrijwel dezelfde uitgaven, maar probeer te plannen wanneer je bijvoorbeeld nieuw apparatuur moet kopen en plan dat in. Afschrijvingen mag je van de winst aftrekken, maar je ziet het niet op je bankrekening. Afschrijvingen tellen daarom niet mee als uitgaande geldstroom voor je cashflow.

Als je eenmaal hebt gezien hoeveel geld er binnenkomt en hoeveel geld er uitgaat, kijk dan elke maand wat er onderaan de streep overblijft.

Drie tips om grip te houden op je cashflow

Grip krijgen op je cashflow gaat niet automatisch. Het vergt enige research en tijd om alles goed op te zetten. Maar als je dit onderdeel maakt van je dagelijkse business, dan zul je snel zien dat het niet onmogelijk is. Daarom hebben we hier 3 tips voor je die je op weg zullen helpen.

1. Krijg zo snel mogelijk je geld

Betalingsachterstanden kunnen de financiële gezondheid van je bedrijf ernstig in gevaar brengen.

Tips om ervoor te zorgen dat klanten je op tijd betalen: vroeg factureren, factureringssoftware gebruiken of een derde partij inhuren om ervoor te zorgen dat betalingen op tijd worden ontvangen. Denk ook aan een creditcheck vooraf bij een klant en bied prikkels aan klanten om vroeg te betalen (een korting).

2. Betaal zelf later

In tegenstelling tot het zo snel mogelijk incasseren van betalingen, kun je met leveranciers onderhandelen over langere betalingstermijnen zonder dat het je relatie negatief beïnvloedt.

Lees ook: Hoe bepaal je de juiste betaaltermijnen?

Daar zit een gedachte achter: als je leveranciers te vroeg betaalt en betalingen van klanten niet snel genoeg ontvangt, zit je cashflow ergens in de pijplijn vast. Zonder de juiste liquiditeit die in beide richtingen stroomt, komt het resultaat van je bedrijf in gevaar.

3. Houd greep op het voorraadbeheer

Niet weten hoeveel voorraad je nodig hebt en wanneer je die nodig hebt? Het is een belangrijke reden waarom vooral kleinere bedrijven met overtollige koopwaar en voorraden blijven zitten als gevolg van slecht voorraadbeheer. Dit kan in feite net zo schadelijk zijn als zomaar geld uitgeven.

Het is daarom goed om te weten hoeveel voorraad je hebt en hoelang je er gemiddeld over doet om die voorraad te verkopen.

Lees ook: Days Inventory Outstanding (DIO), onmisbaar voor je werkkapitaal.

Als je de voorraad uit het oog verliest, heeft dit een negatieve invloed op de cashflow en als je niet genoeg goederen bij de hand hebt, brengt het je goede reputatie bij de consument in gevaar.

Cashflowprognose opstellen

Met het opstellen van een cashflowprognose blijf je het probleem voor dat er ineens geen geld meer voorhanden is om mee te ondernemen. Een ander woord voor cashflowprognose is liquiditeitsbegroting. Daarmee krijg je als ondernemer een goed overzicht van je cashpositie.

Maar blijf wel reëel en eerlijk over kosten en zorg ook dat je je aannames voortdurend toetst. Zo heb je grip op je cashflow en een werkbare tool in handen waarmee je tijdig kunt ingrijpen als er financiële problemen dreigen.

Ben je benieuwd hoe dit er voor jouw bedrijf uit kan zien? Boek dan eenvoudig een demo en zie hoe simpel cash management kan zijn, hoe je prognoses kunt maken en betere strategische beslissingen kunt nemen.