6 oorzaken van onverwachte kosten en wat je ertegen kunt doen

Onverwachte kosten zijn vervelend voor een bedrijf, terwijl je weet dat jouw onderneming er mee te maken gaat krijgen. In tijden van crisis kunnen zaken totaal anders lopen dan gepland. Toch kun je er rekening mee houden en er op anticiperen.

Crisis drijfveer van onverwachte kosten

Je bedrijf komt net uit de ene crisis en er is alweer een andere crisis. Het zijn moeilijke tijden voor ondernemingen waar het water tot aan de lippen stond en die nu geen rust krijgen om orde op zaken te stellen. Problemen met energieprijzen en inflatie kunnen je bedrijf net dat laatste zetje in de verkeerde richting geven.

De coronacrisis kwam onverwacht en een oorlog waardoor producten en middelen schaars worden in feite ook. Maar je bedrijf zo inrichten dat je weet dat je met onverwachte kosten te maken kunt krijgen én die ook vooraf kunnen opvangen, is niet onmogelijk.

Er zijn veel onverwachte kosten waar je vooraf al rekening mee kunt houden en zo kun je er ook maatregelen voor treffen. Hieronder een aantal belangrijke zaken waar je onverwachte kosten voor kunt krijgen.

1. Defect materiaal en kapotte apparaten

Misschien niet eens zulke onverwachte kosten, want apparaten gaan nou eenmaal stuk en als je een bedrijfsgebouw hebt, kan er allerlei schade ontstaan. Maar het kan natuurlijk ook zijn dat een apparaat of machine sneller defect is dan je had begroot. Met verzekeringen kun je je daar tegen beschermen.

Er zijn verzekeringen waar geen enkele ondernemer zonder kan, zoals voor de inventaris, de goederen en de aansprakelijkheidsverzekering. Met een eigen bedrijfspand komt daar ook nog een gebouwenverzekering bij en een bedrijfsschadeverzekering. Niet alles hoeft verzekerd te worden, laat je dus goed informeren door een expert.

Beter anticiperen op onverwachte kosten? Door cashflow prognoses te maken, kun je eventuele geldproblemen voor zijn.

2. Belastingen

Het is relatief eenvoudig om een schatting te maken van de belastingen die je moet betalen, maar er is altijd een kans dat je een foute inschatting maakt. Het is ook mogelijk dat je wordt gecontroleerd. En zelfs als de controle uitwijst dat er geen extra belastingen verschuldigd zijn, kunnen de kosten van een accountant of een fiscaal advocaat om je bij de controle te helpen, je budget in de war schoppen.

3. Kostenstijgingen voor leveranciers

Wanneer je een product verkoopt, moet je altijd rekening houden met de kosten van de voorraden die nodig zijn om je product te vervaardigen. De kosten van leveranciers spelen een grote rol in de kostprijs van de goederen die jij verkoopt, en uiteindelijk hoeveel je verdient op elk product. Zeker in deze tijden kan het zomaar zijn dat leveranciers moeilijker aan hun materialen of grondstoffen komen en leveringsprijzen omhoog gaan.

Lees ook: Waarom leveranciers belangrijk zijn voor je onderneming

Het is goed om vooraf met een dergelijk scenario rekening te houden en een jaarlijkse stijging van de productkosten op te nemen in je begroting. Uiteraard is het ook slim om steeds prijzen te blijven vergelijken en te kijken of een andere leverancier jou misschien beter kan bedienen.

Daarnaast kun je ook inspelen op deze onverwachte kosten door je eigen prijzen naar boven bij te stellen.

4. Groeikosten

Sommige bedrijven lijken van de ene dag op de andere snel te groeien, terwijl andere decennialang gedijen met een langzame expansie. Ineens groei je uit je jasje en moet je op zoek naar een grotere ruimte. Dit zal overigens minder gelden voor bedrijven waar medewerkers makkelijker hybride kunnen werken (thuis en op kantoor).

Houd rekening met een groeipercentage als je een huurovereenkomst tekent en onderhandel over mogelijke clausules, bescherming om de ruimte te onderhouden of uitbreidingsopties naar dezelfde of naburige locaties voor de toekomst.

5. Medewerkers

Als je groeit heb je misschien wel (meer) personeel nodig. Of je hebt in deze tijd eerst personeel moeten ontslaan dat je later toch weer nodig bleek te hebben. Dat is een behoorlijke streep door je begroting. Meer werknemers leiden in ieder geval tot hogere overheadkosten.

Elke nieuwe werknemer kost meer dan zijn basissalaris of uurloon. Je moet rekening houden met de tijd die je nodig hebt om op te leiden, met kosten voor professionele ontwikkeling, met apparatuur dat nodig is, extra energiekosten, een arbeidsongevallenverzekering, belastingen, et cetera.

Voordat je iemand aanneemt, moet je goede berekeningen maken om er zeker van te zijn dat je de aanzienlijke kosten kunt dekken die elk extra teamlid met zich meebrengt. Zeker in deze tijd van onvoorziene omstandigheden en dus onverwachte kosten, is het goed om vooruit te denken over je personeel. Maak verschillende scenario’s en maak aan de hand hiervan cashflow prognoses.

Lees ook: Toekomstscenario's voor je onderneming: ook zonder glazen bol kun je anticiperen op je cashflow

6. Vertraagde betalingen

Je belangrijkste klant betaalt je altijd op tijd. Behalve nu, omdat hij door de crisis in de problemen is gekomen. En als deze klant failliet gaat, worden de nog openstaande facturen mogelijk nooit betaald.

Het is moeilijk om een bedrijf te runnen als je één grote klant hebt en een paar kleinere. Wat gebeurt er met jouw onderneming als er iets met deze klant gebeurt? Hoewel een uitgestelde betaling geen kostenpost is, kan het een enorme impact hebben op je bedrijf.

Zorg ervoor dat je bij de begroting van je jaaruitgaven voorzichtig bent in het schatten van je inkomen. Het zou ook nuttig zijn om je klantenbestand uit te breiden.

Kijk en plan vooruit aan de hand van prognoses

“De accountant kijkt ernaar.” Het is een vaak gehoorde uitspraak. Maar een accountant kijkt altijd pas achteraf naar je cijfers en maakt de balans en jaarrekening voor je op. Je kijkt dus steeds terug, terwijl het zinvol is om vooruit te kijken om snel te kunnen inspelen op nieuwe, onverwachte ontwikkelingen en onverwachte kosten.

Wie had de coronacrisis zien aankomen? Je hebt niet de tijd om pas drie maanden later op de situatie te anticiperen. Het is fijn als je bijtijds kunt bijspringen en je koers kunt veranderen.

Agicap kan je daarbij helpen. Met de tool voor cashflow management kun je eenvoudig scenario's maken en rekening houden met verschillende situaties waar jij je in kunt bevinden. Door hier inzicht in te houden, kun je onverwachte kosten opvangen.