Betaalt een klant je factuur niet, dan moet je soms met hulp van een incassobureau proberen het bedrag alsnog te innen. Leuk is het niet om deze maatregel te nemen, maar als het eenmaal zover is, moet je ook weten hoe een incassobureau te werk gaat.
Wat doet een incassobureau?
Een incassobureau is een bedrijf dat schulden int in opdracht van een schuldeiser. Zodra je een incassobureau hebt ingeschakeld, gaat het voor je aan de slag om het openstaande bedrag te innen. De schuldenaar heeft dan geen contact meer met jou als schuldeiser en alle communicatie loopt via het incassobureau.
Een incassobureau werkt dus altijd in opdracht van het bedrijf of de persoon dat een schuld wil innen. Het werk dat het incassobureau doet kost ook geld. Deze kosten komen bovenop de schuld. De hoogte van de extra kosten die in rekening gebracht worden, moeten aan bepaalde regels voldoen.
Hoeveel zijn incassokosten?
Incassokosten bestaan uit een percentage van de rekening die openstaat. Het gaat om de volgende percentages:
Maximale incassotarieven
| Hoogte van de rekening | Percentage |
|---|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15% |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Boven € 200.000 | 0,5% |
Minimale incassokosten
Er geldt een minimumbedrag van € 40 voor incassokosten. De schuldeiser mag dit bedrag altijd vragen. (Bron: Rijksoverheid)
Wanneer wordt een incassobureau ingeschakeld?
Een incassobureau wordt pas ingeschakeld als een rekening heel lang is blijven liggen. Je hebt eerst een herinnering gestuurd en vervolgens een aanmaning, of misschien wel meerdere aanmaningen. Voor beide partijen is dit stadium het beste moment om te proberen een betalingsregeling af te spreken. Omdat de achterstand nog niet zo groot is en omdat er nog geen extra kosten boven op de schuld zijn gerekend.
Lees ook: Dit is hoe je een betalingsachterstand voorkomt
Een incassobureau benadert de schuldenaar per e-mail of post met het openstaande bedrag, de extra kosten en de uiterste betaaldatum. Er kan vervolgens altijd telefonisch of per mail contact opgenomen worden met het incassobureau aan de hand van een dossiernummer.
Op het moment dat je een incassobureau inschakelt, lopen de kosten van de factuur verder op. Het incassobureau brengt namelijk kosten in rekening. Die moet de schuldenaar betalen en dat bedrag komt dus nog bovenop het bedrag dat degene schuldig is. Uiteindelijk kost het niet betalen van een rekening dus meer geld.
Regels incassobureau
Voordat het incassobureau aan de slag gaat, gelden de volgende regels:
- De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering en daarna een aanmaning sturen, voordat hij incassokosten in rekening mag brengen. Ook staat op de aanmaning dat bij geen reactie een incassobureau kan worden ingeschakeld.
- De schuldenaar krijgt vervolgens 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen.
- Gebeurt dit niet dan betaalt de schuldenaar naast de rekening ook incassokosten. In de aanmaning moet staan hoe hoog de incassokosten zijn als je niet, of niet op tijd betaalt.
- In het geval dat ook het incassobureau geen succes heeft en degene bij wie de factuur uitstaat helemaal niet betaalt, kan een gerechtelijke procedure worden gestart. Degene moet dan voor de rechter komen. De kosten lopen dan nog verder op.
- In plaats van een incassobureau kun je ook een gerechtsdeurwaarder inschakelen. Soms is het de volgende stap als een incassobureau ook geen succes heeft met het innen van de schuld. Op deze manier kan de schuldenaar ook worden ‘gedwongen’ om te betalen. De gerechtsdeurwaarder heeft de mogelijkheid beslag leggen op een deel van een inkomen of uitkering, op een bankrekening, inboedel en eventueel zelfs een huis.
Lees ook: Wat komt er allemaal kijken bij een incassotraject?
Verschil met deurwaarder
Een incassobureau verschilt van een deurwaarder. Een incassobureau heeft geen wettelijke status en kan bijvoorbeeld geen beslag leggen op bezittingen, een bankrekening of onroerend goed. Staat er in een brief van een incassobureau dat ze bij het uitblijven van betaling beslag gaan leggen? Dat mag niet. Mocht je zo’n brief krijgen met die mededeling, laat je dan niet afschrikken.
Een deurwaarder kan wél beslag leggen. Vaak is het proces dan al een stadium verder. De klant heeft helemaal niet betaald en nergens op gereageerd. De deurwaarder kan dan een dagvaarding uitbrengen, beslag leggen en zelfs een woning (laten) ontruimen.
Het kan dus zijn dat een incassobureau bot vangt bij een schuldenaar en er vervolgens een deurwaarder aan het werk wordt gezet.
Voorkom een betalingsachterstand en brieven van een incassobureau
Mocht je zelf in betalingsproblemen zijn gekomen, dan is er een kans dat je in contact komt met een incassobureau groot. Voor het zover komt, kun je altijd het beste kijken of je er met de klant zelf uitkomt. Zorg dat je elkaar goed kent en een sterke band opbouwt, maak heldere afspraken en blijf communiceren.
Dan komen we simpel gezegd bij het volgende, want het voorkomen van een betalingsachterstand betekent maar één ding: inzicht of je aan je betalingsverplichting kunt voldoen.
Simpel gezegd is het belangrijk dat je weet wat je binnenkrijgt aan inkomsten en wat je uitgaven zijn. Je moet dus weten wat je cashflow is, zodat je weet of je eventueel in de problemen zou kunnen komen.
Grip op je geld? Zorg voor een realtime cashflowoverzicht! Met een 24/7 cashflow overzicht krijg je antwoord op vragen als: hoe kan ik mijn cashflow op gang houden of verbeteren? Hoe kan ik vooruit kijken en zien wanneer ik eventueel een gat krijg tussen betalingen en ontvangsten?
Agicap kan je daarbij helpen. Met onze tool voor cashflow management, kun je altijd en overal checken wat de status van je cashflow is. Alle data die wordt gebruikt, komt uit koppelingen met al je bankrekeningen en boekhoudkundige- en financiële tools. Hierdoor wordt er altijd gebruik gemaakt van up-to-date en betrouwbare data.
