Waarom openstaande facturen gevaarlijk zijn voor je onderneming
Het is de frustratie van iedere onderneming, groot of klein: openstaande facturen. Heel vervelend als een bepaalde klant standaard te laat betaalt, waardoor jij zelf in de problemen komt. Dat kan op den duur zelfs je eigen business in gevaar brengen. Over wat je kunt doen om openstaande facturen te voorkomen of ondervangen leggen wij je hier uit.
Openstaande facturen, geen uitzondering
Openstaande facturen zijn eerder regel dan uitzondering, weten we inmiddels. Kredietverzekeraar Atradius komt jaarlijks met cijfers over achterstallige betalingen en het is niet vreemd dat die in 2020 tijdens de coronacrisis met maar liefst driekwart zijn gestegen. Nederlandse ondernemingen waren in 2020 vaker bereid voornamelijk binnenlandse klanten langere betalingstermijnen te geven. 56 procent van de facturen was achterstallig in vergelijking met 32 procent in dezelfde periode in 2019. Daar kwam nog bij dat Nederland van alle Europese landen het hoogst scoorde als het gaat om de stijging van het aantal dagen dat een vordering gemiddeld openstaat.
De cijfers van 2021 moeten nog komen en die zullen laten zien of er een dalende tendens is of niet als het gaat om openstaande facturen en bereidheid om sneller te betalen. Dat het probleem serieus wordt genomen, blijkt wel uit de oprichting begin 2021 van het Meldpunt Achterstallige Betalingen. De Autoriteit Consument en Markt (ACM) registreert daarbij gedurende één jaar anoniem meldingen van mkb'ers over grote ondernemingen die te laat betalen. Mkb'ers kunnen op de website van de ACM een melding doen door een online formulier in te vullen. In dit formulier kan de mkb-onderneming aangeven welke grote onderneming te laat betaalt, om welk factuurbedrag het gaat en hoe lang de daadwerkelijke betaling duurt.
Zwaar voor voornamelijk het mkb
Een meldpunt voor mkb’ers is geen overbodige luxe. In de praktijk zijn het vooral de kleinere ondernemers (waaronder ook zzp’ers) die de dupe zijn van latere betalingen en openstaande facturen. __Grote bedrijven kunnen dit vaak makkelijker opvangen, kleinere bedrijven hebben meestal minder financiële armslag. __
Openstaande facturen kunnen leiden tot structurele problemen. Want als je klant niet of niet op tijd betaalt, kan jij mogelijk ook je rekening niet op tijd betalen. Gebeurt dat steeds weer, dan blijven rekeningen liggen en kom je in een neerwaartse spiraal. En niet alleen jij komt in de problemen.
Eén faillissement veroorzaakt door te late betalingen, kan andere, potentieel gezonde bedrijven meesleuren. Hoe langer het duurt voordat een klant een factuur betaalt, hoe meer je voor moet schieten om je onderneming voort te zetten en hoe meer de cashflow van je onderneming direct wordt beïnvloed. Het vermijden van openstaande facturen en het verminderen van betalingsachterstanden zijn belangrijke factoren om een goede financiële gezondheid te behouden en groei te bevorderen.
Cashflow problemen en openstaande facturen voorkomen
Een goede cashflow hangt natuurlijk voor een groot deel af van de bereidheid van jouw klanten om jou op tijd te betalen. Het is vaak een van de grootste uitdagingen van een ondernemer. Gelukkig zijn er diverse manieren om je cashflow te verbeteren, om je zo op weg te helpen.
Terug naar je klanten. Het is voor jezelf en je onderneming belangrijk dat klanten jouw facturen zo snel mogelijk betalen. Dat gaat helaas niet altijd vanzelf. Het is daarom zaak je klant goed te leren kennen en er een goede relatie mee op te bouwen, om zo invoed uit te kunen oefenen op het betaalgedrag.
Tips om openstaande facturen op tijd betaald te krijgen
1. Maak afspraken
Spreek samen een betalingstermijn af en laat de klant zich daar aan houden. Zorg dus dat je betalingsvoorwaarden helder zijn en leg deze vast. Beroep je op de maximale standaardbetalingstermijn van 30 dagen. Zo weet je altijd wanneer de openstaande facturen worden betaald en kan jij zelf door met ondernemen. Bel een klant gerust op als deze de openstaande facturen nog niet heeft betaald. Een persoonlijke aanpak is altijd goed.
Mocht je zo’n goede relatie met een klant hebben opgebouwd en denk je zelf een periode van minder cashflow tegemoet te gaan, dan zou je deze klant kunnen vragen of je vooruit mag factureren. Soms doen opdrachtgevers of klanten een aanbetaling.
Andersom heb jij mogelijk ook leveranciers die belangrijk zijn voor de groei van je onderneming. Zorg dat je jouw leveranciers snel betaalt: vaak profiteer je dan van kortingen.
2. Actief debiteurenbeheer
Zet een goed en actief debiteurenbeheer op. Dit is niet iets wat je er zomaar even bij doet. Als je een klant te veel ruimte geeft voor de openstaande facturen, dan komt vanzelf de klad er steeds meer in. Geef het beheer van je openstaande facturen daarom een belangrijke plaats binnen je onderneming. Een goed debiteurenbeheer zorgt ook voor meer groeimogelijkheden en meer cashflow waarmee je kunt ondernemen. Digitalisering van je debiteurenbeheer is een goede mogelijkheid om scherper op de bal te zitten.
3. Banken en geldverstrekkers
Voorkomen van cashflow problemen door openstaande facturen is beter dan genezen. Wacht niet totdat je al in de problemen zit. Vaak nemen ondernemers een lening bij een bank of geldverstrekker tegen gunstige voorwaarden om er in ieder geval zeker van te zijn door te kunnen ondernemen.
4. Start met overzicht, houd je cashflow in de gaten
Het is goed om vooruit te kijken en op dagelijkse basis bezig te zijn met cashflowmanagement. De cashflow is het bloed van je organisatie en daarmee kun je altijd vooruit. Met cashflowmanagement bewaak je en volg je je cashflow.. Je stelt begrotingen en cashflowprognoses op, beheert bankrelaties en optimaliseert je kosten en financiële producten.
Met Agicap kun je nog een stapje verder. Je maakt namelijk gebruik van realtime data, kunt elke gewenste prognose en scenario invoeren om de impact van je beslissingen te meten en maakt het mogelijk om overzichtelijker rapportages uit te draaien. Zo kun jij je financiële gegevens delen, overzichtelijk en in een handomdraai!
