Waarom leveranciers belangrijk zijn voor je onderneming

De leveranciers van jouw onderneming zijn een essentieel onderdeel van jouw business: zonder goede leveranciers wordt het lastig om je business te runnen en je klanten te voorzien van jouw diensten. Het opbouwen van een sterke band met je leveranciers is daarom ook belangrijk.

Dit vind je in de blog:

Hoe kies je jouw leveranciers?

Een lange en duurzame relatie met de leveranciers van je onderneming kan veel opleveren. Maar vooraf is dat vaak best lastig, want je kent die dienstverlener nog niet en hij jou niet. Hoe kies je goede leveranciers en hoe kom je erachter of ze betrouwbare dienstverleners zijn?

Hoewel het uiteindelijk afhangt van het soort onderneming dat je hebt, zijn er wel essentiële aspecten die je kunnen helpen:

1. De werkelijke capaciteit van de leverancier. De markt fluctueert voortdurend en als er een piek is in de vraag, zul je jouw klanten moeten kunnen garanderen dat je jouw product of dienst ook echt kunt leveren. Onderzoek hoe groot de onderneming is van de potentiële leverancier en bekijk hoeveel personeel het bedrijf heeft en wat de faciliteiten zijn.

2. Kijk of je leverancier een ISO-certificaat heeft. Dat certificaat toont aan dat deze organisatie in staat is processen, producten en diensten continu te evalueren en te verbeteren. Vraag ook naar de commerciële geschiedenis van het bedrijf.

3. Is het een flexibele onderneming? Kan het zich aanpassen aan wat jij vraagt? Als je op dat vlak moeilijk afspraken kunt maken, is het misschien verstandig verder te kijken.

4. Kan het bedrijf snel leveren? Het is belangrijk om na te gaan of jouw potentiële leverancier op tijd jouw bestelling kan bezorgen. Jouw klanten verwachten dat ook van jou.

5. Wat zijn de totale kosten van de producten en/of diensten? Bestudeer de beschikbare tarieven. Aarzel niet om informatie in te winnen over de betalingsvoorwaarden en -methoden die tot jouw beschikking staan. Denk ook aan de service na verkoop, eventuele retourgaranties en eventuele extra kosten die je moet maken.

6. Informeer eens bij andere ondernemingen waarmee jouw potentiële leverancier werkt. Bekijk ook of er recensies online staan over dit bedrijf. Zo kom je ook veel te weten over de betrouwbaarheid van deze onderneming.

Wat mag je van leveranciers verwachten?

Heb je eenmaal voor de leverancier gekozen dan mag je deze afrekenen op:

Betrouwbaarheid. Alles wat in de samenwerkingsovereenkomst is bepaald, moet worden nageleefd, met name als het gaat om de leveringstermijnen en de overeengekomen prijzen. Je relatie moet gebaseerd zijn op wederzijds vertrouwen en een constante en vlotte communicatie.

Bekwaam personeel. Waarschijnlijk krijg je te maken met verschillende afdelingen. Je mag een vriendelijke, persoonlijke service verwachten.

Advies. Zelfs als jij degene bent die de producten of diensten afneemt, kan jouw leverancier je altijd helpen om ze op een betere manier op de markt te brengen. In feite zou je dienstverlener je ook informatie moeten verstrekken over markttrends en mogelijke variaties in haar aanbod die goed voor jou uit kunnen pakken.

Mogelijkheden om over je contract te onderhandelen. Je zou verschillende voordelen moeten hebben als vaste klant. Zaken als kortingen en retourzendingen moet je periodiek opnieuw bekijken om tot de voor beide partijen meest bevredigende overeenkomst te komen.

Aanpassingsvermogen. Je leverancier moet zich aan kunnen passen aan jouw specifieke behoeften, afhankelijk van de tijd van het jaar of de aanbiedingen die je wilt doen.

Begrijpen. De leverancier moet rekening houden met de problemen waar je tegenaan loopt en veranderende omstandigheden. Flexibiliteit is dus een must.

De combinatie van alle bovengenoemde factoren moet de basis zijn waarop je werkt. In de loop van de tijd stel je jouw relatie bij, maar altijd op basis van de beginselen hierboven.

Hoe kun je een goede relatie onderhouden?

Daarvoor hou je altijd in gedachten:

Zijn jullie een goede match? Dit heeft zowel betrekking op de twee ondernemingen als op het persoonlijke vlak. Het belangrijkste is dat je zelf ook flexibel bent en dat je de manier van werken van de andere partij begrijpt.

Schept het vertrouwen? Beide ondernemingen moeten iets winnen bij de overeenkomst. Je moet het werk van je leverancier respecteren en eerlijk blijven. Vertrouwen ontstaat na maanden van samenwerking, maar het neemt toe als afspraken worden nagekomen en als te wijzigen aspecten in openheid worden besproken.

Ben je transparant? Je hebt een aantal doelstellingen die kunnen verschillen van die van je leverancier. Maar je moet wel jouw ideeën met hen delen en hun hulp vragen om jouw doelstellingen te bereiken. Het is altijd doeltreffender om problemen te bespreken zodra zij zich voordoen. Communiceer open, ook als je kritiek hebt.

Het beheer van je betalingen aan leveranciers

Betalingen van leveranciers zijn een kostenpost waar je altijd mee te maken zal hebben. Als je dit goed op orde hebt, dan wordt het makkelijk om goed inzicht te blijven houden in je cashflow.

Daarbij is het belangrijk om het volgende in het achterhoofd te houden:

Betalingstermijnen Nu komt het financiële gedeelte. Je hebt samen met je leverancier de betalingstermijnen in het contract vastgelegd. Het is belangrijk deze betalingstermijnen aan te houden, anders leidt dat tot een schuld, maar het kan mogelijk ook juridische gevolgen hebben.

Het is niet raadzaam om orders te plaatsen bij je leverancier als je geen goede cashflow hebt of zonder werkkapitaal zit. Jouw leverancier heeft ook geld nodig om in bedrijf te blijven.

Achterstallige betalingen kunnen je geloofwaardigheid aantasten. Meer schuld betekent meer rente en meer problemen in de toekomst. Hoe sneller je betaalt, hoe sneller je jouw bedrijf weer op de rails kunt krijgen en je klanten je reguliere aanbod kunt bieden.

Cashflow prognose Vertrouwen en flexibiliteit zijn misschien wel de twee belangrijkste factoren rond een relatie met je leveranciers. Zorg ervoor dat je de betalingstermijnen voor je leveranciers haalt en maak een cashflow prognose. Automatiseer je kasbeheer en prognoses met een online programma en maak een einde aan (te) late betalingen.

Als je hier goed zicht op blijft houden, dan kom je niet voor verrassingen te staan. En mocht dit op een gegeven moment wel voorkomen, dan kan je hier beter op anticperen.