Waarom het belangrijk is je ontvangsten en uitgaven vaker bij te houden

Door een goed, doorlopend financieel inzicht kun je beter onderbouwde keuzes maken voor nu en in de toekomst. Kijk daarbij vooral naar je ontvangsten en uitgaven per maand. Daarmee wordt al snel duidelijk wat je cashflow is en dat is het bloed van je onderneming: de ontvangsten van de werkzaamheden die je bedrijf versus de kosten die je maakt voor bijvoorbeeld de betaalde facturen, kosten als huur, belasting en salarissen.

Inzicht in je financiële gegevens

Door je gegevens te bekijken haal je eigenlijk de belangrijkste financiële informatie. Je weet altijd wat je gemiddelde ontvangsten en uitgaven zijn en welke winst je behaalt. Uit een doorlopend cashflow overzicht kun je de volgende informatie halen:

- Groei of geen groei van ontvangsten Je ontvangsten (omzet) zijn natuurlijk niet hetzelfde als winst. Je kunt namelijk heel veel ontvangsten hebben en toch verlies lijden. De winst van je bedrijf bereken je door de kosten van de opbrengsten af te trekken. Als je grote ontvangsten hebt, maar je moet daar hoge kosten voor maken, is jouw bedrijf niet in balans. Jouw omzet zegt daarom eerder iets over de grootte van de onderneming. Uit het financiële overzicht kun je destilleren of je ontvangsten toenemen in vergelijking met bijvoorbeeld dezelfde periode een kwartaal eerder.

Tip: Natuurlijk zijn sommige ondernemingen seizoensgevoelig. Bijvoorbeeld als je retailer bent en in december meer kerstomzet behaald. Daarom is het altijd goed om je ontvangsten van die maand te vergelijken met december een jaar eerder.

- Oplopende kosten Als je ziet dat je kosten in een bepaalde periode hoger zijn dan in een vergelijkbare periode een jaar eerder (of elke andere periode waarmee je vergelijkt) dan zul je daar mogelijk actie op moeten ondernemen. Door regelmatig je ontvangsten en uitgaven bij te houden, kun je dat snel zien en ondervangen.

- De marge Naast ontvangsten en uitgaven apart geeft je brutomarge ook een goede indicatie van de verhouding tussen de twee. Je brutomarge is de bruto-omzet min de inkoopprijs van je product. Wanneer je te weinig marge hebt, verdien je te weinig aan je product. Daarbij heb je overigens ook te maken met de factor prijs. Prijzen schommelen voortdurend.

Het belang van cashflow

Je cashflow is zoals gezegd het bloed van je onderneming. Als er meer geld uitgaat dan binnenkomt, dan is je cashflow negatief. Heb je meer ontvangsten dan dat je uitgaven doet, dan is de cashflow positief. Je cashflow zegt dus alles over jouw liquiditeitspositie en daarmee ook de financiële gezondheid van je bedrijf. Ook banken en andere geldverstrekkers en investeerders bekijken je cashflowontwikkeling, bijvoorbeeld als je een investering wil doen om jouw onderneming verder te brengen.

Heb je een minder goede cashflowontwikkeling, dan kun je moeilijker aan je verplichtingen op korte termijn voldoen of geld vrijmaken voor die investering. Als dit een structureel probleem wordt, dan kan je onderneming in de problemen komen. Een gebrek aan cashflow is helaas de voornaamste oorzaak van veel faillissementen. Alle reden dus om je cashflow goed te blijven monitoren. Ook investeerders willen weten waar ze aan toe zijn. Als ze geld in jouw onderneming hebben gestoken, willen ze daar een bepaalde zekerheid voor terug. Om te peilen hoe jouw onderneming er voorstaat, houden ze je cashflowpositie tegen het licht.

De cashflow van een bedrijf laat zien wat de beschikbare liquiditeit is dat het mogelijk maakt om de kosten van je bedrijf te betalen. Hoeveel contant geld heb je beschikbaar aan de kassa, welke bedragen zijn beschikbaar op de bankrekening(en) van je bedrijf? Het gaat erom dat dit geld direct voor handen is voor je onderneming voor verwachte en onverwachte uitgaven.

Zorg voor cashflow management

‘Cash is king’ is een bekende uitspraak. Zo kun je de korte termijn in de gaten houden. Heb je dat op orde, dan geeft dat juist ook een goed gevoel voor de langere termijn en kun je betere beslissingen nemen. En cashflow kun je gemakkelijk managen.

Heb je een goede balans tussen ontvangsten en uitgaven? Is het momenteel mogelijk voor jezelf om direct inzicht te krijgen in je cashflow? Kun je op basis van van je inzichten strategische beslissingen maken?

Agicap kan je hierbij helpen. Je krijgt toegang tot realtime en geautomatiseerde cashflow monitoring. Dit is een enorme tijdsbesparing in vergelijking met Excel. Daarnaast integreert Agicap eenvoudig met al je banken, boekhoudtools, facturatietools en werkt automatisch je cashflow bij.