Waarom is het automatisch categoriseren van je banktransacties belangrijk?

Weet als ondernemer wat er binnenkomt en wat eruit gaat. Zo voorkom je dat je voor verrassingen komt te staan en moet ingrijpen in je onderneming. Een van de belangrijke tools die je daarvoor kunt gebruiken, is het automatisch categoriseren van je betaaltransacties. We leggen uit waarom.

Tegenwoordig gaat digitaal bankieren om meer dan alleen diensten die zijn opgezet om geld te besparen en betalingen te doen. Bij het bankieren van nu gebruiken klanten een breed scala aan producten. Betaaltransacties categoriseren is een onderdeel met specifieke voordelen. Het betekent dat zodra een transactie is verwerkt, deze moet worden geïdentificeerd en - bij voorkeur automatisch - moet worden toegewezen aan een uitgaven- of inkomstencategorie. Daarnaast kunnen er later nog specifieke functionaliteiten aan het product worden toegevoegd. Het grote voordeel is dat je altijd overzicht houdt op je inkomsten en uitgaven en daarmee je cashflow op peil houdt.

Deze stappen kan iedereen zetten in het categoriseren van banktransacties Iedereen kan aan de slag met het categoriseren van banktransacties, zowel zakelijk als privé. Dit zijn dan de stappen die je kunt zetten:

Stap 1: Scheid zakelijke en persoonlijke financiën De eerste stap is het scheiden van jouw zakelijke en persoonlijke financiën. Wanneer deze twee worden gecombineerd, wordt boekhouding en organisatie een stuk moeilijker, vooral in het geval van een bedrijfsaudit. Om dit te voorkomen, kun je een zakelijke bankrekening openen en ervoor zorgen dat al jouw persoonlijke uitgaven en zakelijke kosten niet door elkaar heen lopen.

Stap 2: bewaar bonnetjes en afschriften van uitgaven Hoewel je een zakelijke rekening hebt, is het toch belangrijk om gegevens en documentatie van al je transacties bij te houden. Deze komen van pas bij de belastingaangifte, maar ook als er een investeerder of kredietverstrekker in je boeken wil kijken. Ook is het handig de bonnen en afschriften te bewaren als je niet zeker weet onder welke categorie de kosten vallen. Een accountant of belastingadviseur kan dan naar de bonnen kijken en jou advies geven.

Stap 3: Weet dat er veel verschillende kosten- en onkostencategorieën zijn Je kunt (on)kosten indelen in allerlei categorieën en dat zijn er vaak meer dan je denkt. Om er een aantal te noemen: onderhoud en reparatie, salaris, ziektekostenverzekering, pensioenbijdragen, apparatuur, huur of hypotheek, nutsvoorzieningen, internet, meubilair, kantoorartikelen, voertuigen, cursussen, marketing en reclame. Er zijn er vast meer te verzinnen. Het is aanvankelijk even wat werk, maar het loont wel de moeite al deze categorieën apart te benoemen en in te delen. Zo vind je altijd de juiste cijfers bij de juiste categorie.

Waarom je transacties categoriseren? Er zijn veel voordelen aan het categoriseren van zakelijke transacties en uitgaven. Mkb’ers gebruiken de categorieën om te zien of ze belastingen kunnen verlagen en inzicht te krijgen in de cashflow.

• Belasting verminderen

Als je geld uitgeeft voor je bedrijf, kun je dat bedrag aftrekken van je belastbaar inkomen. Dus in plaats van belasting te betalen over al het geld dat je hebt ontvangen, betaal je alleen belasting over je winst, het geld dat je daadwerkelijk hebt verdiend. Dit bedrag is lager dan het bedrag dat je ontvangt, waardoor uw belastingplicht ook lager is. Tijdens de belastingaangifte zul je zien dat je makkelijker door alle kosten en onkosten loopt als je ze hebt gecategoriseerd.

• Zie waar je geld naartoe gaat

Vele kleine bedrijven gaan failliet vanwege problemen met de cashflow. Je kunt gemakkelijk verstrikt raken in een wirwar aan financiële gegevens, terwijl je alleen maar bezig wil zijn met ondernemen. Maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat er altijd meer binnenkomt dan eruit gaat, en het categoriseren van transacties dwingt je om de focus te houden op je cashflow.

• Verminder je risico

Mocht een ander bedrijf of financier geïnteresseerd zijn in jou business, of heb je extra geld nodig om een groeisprong te maken? Als je gedetailleerde gegevens hebt en diverse categorieën kunt tonen, zal een quick scan misschien al genoeg zijn om een partij te overtuigen.

• Categoriseren en afstemmen op een wekelijkse basis

Hoewel je wellicht alles al gedigitaliseerd hebt, is het toch belangrijk om regelmatig zelf te controleren en monitoren. Controleer je je uitgaven op wekelijkse basis, dan weet je steeds waar je aan toe bent en kun je ook proactief te werk gaan om eventuele problemen snel te herkennen.

Weet wat er binnenkomt Om je cashflowbehoeften onder controle te houden, kun je kiezen voor software voor cashflowbeheer. Agicap is de software die je cashflow dankzij betrouwbare prognoses en real time monitoring op peil houdt. Je kunt zelf categorieën instellen en je bankrekeningen synchroniseren, zodat je je kunt focussen op analyse en besluitvorming. Zo heb je grip op je cashflow en een werkbare tool in handen waarmee je tijdig kunt ingrijpen als er financiële problemen dreigen. Ben je benieuwd hoe dit er voor jouw bedrijf uit kan zien? Boek dan eenvoudig een demo en zie hoe simpel cash management kan zijn, hoe je prognoses kunt maken en strategische beslissingen kunt nemen.