Openstaande facturen zijn voor veel bedrijven een lastige bijkomstigheid terwijl ze aan het ondernemen zijn. Je wil natuurlijk liever niet steeds achter je facturen aan moeten. Goed communiceren met je debiteur kan veel stress wegnemen en bellen is daarbij het meest effectief. In deze blog geven we je drie redenen waarom.
Staan er openstaande facturen? Dan is het belangrijk hier tijdig achteraan te gaan. Openstaande facturen kunnen namelijk gevaarlijk zijn voor je onderneming. Het is niet altijd even makkelijk om je telefoon te pakken en je debiteur te bellen om te vragen of hij de openstaande factuur wil voldoen.
Misschien is er wat telefoonangst, of vind je mailen makkelijker. Maar bellen zou wel eens de meest effectieve manier kunnen zijn om je debiteur te benaderen. Want je hebt uiteraard meteen rechtstreeks contact.
Drie redenen waarom bellen effectief is
Staan er openstaande facturen? Dan is het belangrijk hier tijdig achteraan te gaan. Openstaande facturen kunnen namelijk gevaarlijk zijn voor je onderneming.
1. Het houdt de relatie goed
Een goede manier om je klanten te motiveren om op tijd te betalen, is door een sterke relatie op te bouwen en veel contact te houden. Als je een zakelijke overeenkomst aan bent gegaan dan heb je waarschijnlijk vooraf al intensief contact gehad. Je hebt deze persoon al gezien of gesproken aan de telefoon.
Zorg dat je dit contact continueert door regelmatig met elkaar te bellen en niet alleen om te vragen waar je factuurbetaling blijft. Je kunt wel een mail sturen, maar je zult niet weten of en wanneer je antwoord krijgt.
Hetzelfde geldt voor een appje sturen. Blijf flexibel en luister naar de klant. Juist als je in goed contact staat met je klant, kun je makkelijker afspraken maken als het even niet zo loopt als je had gehoopt. Tijdens een telefoongesprek kun je makkelijker emoties herkennen. Op die manier kun je sneller inspelen op hoe de debiteur met je omgaat. Zo herken je sneller welke problemen er zijn en wat de oorzaak is van de latere betaling.
Lees ook: Dit is hoe je een betalingsachterstand voorkomt
2 Het voorkomt miscommunicatie
Het kan voorkomen dat een debiteur de e-mail of brief die jij hebt gestuurd niet goed heeft geïnterpreteerd. Stuur je een schriftelijke betalingsherinnering dan kunnen daar fouten in sluipen, of kan de debiteur zaken over het hoofd zien.
Het is daarom verstandig om naast een schriftelijke betalingsherinnering ook telefonisch contact op te nemen met een klant. Het is hierbij belangrijk om goed te luisteren naar de debiteur en hem de ruimte te geven om vragen te stellen als er onduidelijkheden zijn. Op die manier voorkom je miscommunicatie en kun je mogelijk direct een betalingsregeling afspreken. Als je het telefoongesprek hebt afgerond, is het verstandig om de gemaakte afspraken nog per mail te bevestigen. Vraag daarbij dan om een leesbevestiging en bel het desnoods nóg een keer na.
3. Je bespaart tijd
Telefonisch contact opnemen met je debiteuren betekent dat je rechtstreeks contact hebt met jouw contactpersoon. Zo zal deze direct moeten reageren op jouw verzoek en dat bespaart je tijd. Je kunt degene rechtstreeks vragen waarom nog geen betaling is gedaan en kunt wijzen op de verzonden herinneringen. Hierdoor is de kans groot dat de debiteur zich ongemakkelijk zal voelen bij deze situatie en sneller actie onderneemt.
Direct contact opnemen kan je dus in alle gevallen veel tijd besparen, zodat jij je weer kunt focussen op dat waar je goed in bent: ondernemen.
Stappenplan voor het bellen van een debiteur
Nu je de voordelen weet, kun je je voorbereiden op het telefoongesprek door de volgende stappen te nemen:
1 Zorg dat je de gegevens paraat hebt. Alleen een factuurnummer en het bedrag is soms niet genoeg. Weet voor welke dienst of product je de factuur hebt opgesteld en wanneer deze dienst of product geleverd is. Kijk ook of alles op de factuur wel klopt. Zijn alle gegevens juist of is er toch ergens een fout in geslopen. Als je iemand onvoorbereid belt, voelt degene dat meteen aan en mislukt je gesprek.
2 Geef opties. Het kan zijn dat je debiteur in de problemen zit en helemaal niet kan betalen, of pas later. Dat kan altijd gebeuren. Het is zoals eerder gezegd verstandig om te blijven luisteren. Je kunt ook denken aan het bieden van bepaalde opties, zoals een uitstel van betaling of betaling in termijnen. Zorg wel dat alles nog een keer zwart op wit wordt gezet als je tot een (nieuwe) overeenkomst komt.
Lees ook: Hoe bepaal je de juiste betaaltermijnen?
3 Weet wanneer je kunt bellen. Als je vaker telefonisch contact hebt gehad met de debiteur, dan weet je waarschijnlijk ook wanneer je deze het beste kunt bellen. Kijk naar jullie belverleden en noteer dat. Mensen zijn vaak het best bereikbaar tussen 09.30 en 11.30 uur in de morgen of tussen 13.30 en 15.30 uur in de middag. Zo voorkom je frustratie dat je degene niet te pakken krijgt.
4 Hou rekening met excuses. Want niet iedere debiteur is eerlijk over waarom een rekening nog openstaat. Inmiddels kun je misschien wel een lijst maken van excuses. Als je die hebt, dan weet je ook wat voor antwoord je daarop kunt geven. Zo blijf je zelf sterk en overtuigend. Zorg dat je aan het einde van het telefoongesprek een concrete afspraak hebt over de betaling.
5 Maak dus duidelijke afspraken over de openstaande factuur. Herhaal aan het einde van het telefoongesprek nog eens wat jullie overeengekomen zijn en geef vervolgens aan dat je de afspraken ook nog eens per mail zal bevestigen. Stuur de mail binnen het uur naar de debiteur en vraag om een leesbevestiging van de mail.
Wil je weten wat Agicap voor je kan doen als het gaat om cashflowmanagement en overzicht over je facturen?
