De automatische incasso is een slimme manier om betalingen te ontvangen van je klanten. Je hoeft minder rekeningen en betalingsherinneringen uit te sturen en je houdt je cashflow op peil. Stel je het een keer goed in, dan heb je hier gedurende de samenwerking met de klant geen omkijken meer naar. In deze blog gaan we dieper in op dit onderwerp.
Wat is automatische incasso?
Bij automatische incasso geeft je klant toestemming om automatisch een bedrag van zijn of haar rekening te halen. Dit kan een eenmalig bedrag zijn, maar ook kun je op maandelijkse of jaarlijkse basis automatisch incasseren.
Voor veel mensen is het de normaalste zaak van de wereld. Op deze manier worden bijvoorbeeld maandelijks hun hypotheek, verzekeringen, energierekening en kosten voor de mobiele telefoon afgeschreven. Het gemak van de automatische incasso kan jouw onderneming uiteraard ook toepassen op jouw klanten.
Digitale incassomachtiging en SEPA wetgeving
Consumenten kunnen zowel schriftelijk als digitaal een bedrijf machtigen voor een automatische incasso. Tegenwoordig gebeurt alles uiteraard veel meer digitaal. De consument geeft via deze machtiging zijn of haar toestemming om het bedrag automatisch af te laten schrijven van de bankrekening. Digitale incassomachtigingen kunnen via internetbankieren, een e-mandaat en een sms- of e-mailmandaat.
In het verleden hebben bedrijven misbruik gemaakt van de automatische incasso. Als gevolg daarvan werd de wet aangescherpt in Europa met de SEPA wetgeving. Die wetgeving zorgt ervoor dat de consument een automatische afschrijving gedurende 56 dagen - zonder opgaaf van reden - terug kan laten boeken. Een consument heeft ook het recht na deze 56 dagen (tot 2 jaar) contact op te nemen met de bank om een zogenaamde ‘Melding Onterechte Incasso’ (MOI) te doen.
Voorwaarden voor automatische incasso
Jouw bedrijf kan ook automatische incasso laten instellen bij banken. Daar is wel een aantal voorwaarden voor:
- Zo moet je minimaal twee jaar ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel
- Ook willen banken zien dat er een betaalstroom is op je zakelijke rekening.
Aan automatische incasso laten instellen zijn kosten verbonden. Het is handig om je bank vooraf te vragen naar wat de kosten voor automatische incasso zijn. Wel is het duidelijk dat automatische incasso goedkoper is dan acceptgiro’s. Als je periodiek rekeningen naar klanten stuurt, kost dit geld dat je met automatische incasso niet kwijt bent. Zodra je de incasso machtiging van een klant krijgt, kun je automatisch incasseren. Zo bespaar je tijd en geld.
Het soort automatische incasso verschilt ook. Als jouw bedrijf in de consumentenmarkt zit, kun je een standaard incasso instellen. Met standaard incasso incasseer je van particuliere én zakelijke klanten. Banken bieden ook zakelijke incasso aan, die alleen geschikt is om van zakelijke klanten te incasseren. Je kunt incasso gebruiken in Nederland, maar ook binnen het SEPA-gebied.
Hoe werkt automatische incasso?
Nu weet jew weet hoe automatische incasso's werken, zijn er een aantal stappen die je daarvoor moet inregelen:
- Verzamel machtigingen van je klanten
- Kies voor eenmalige of doorlopende machtigingen en voor papier of digitaal
- Voer de machtigingen in, dat je in je eigen boekhoudsysteem kunt doen
- Informeer je klanten, je klanten moeten namelijk van tevore weten dat je een bedrag gaat afschrijven.
- Lever incasso-opdrachten aan bij je bank, die vervolgens de opdrachten naar de verschillende banken van je klanten doorvoert.
Voordelen automatische incasso
De automatische incasso is dus een middel om snel en eenvoudig geld te ontvangen (van klanten). Daar zitten veel voordelen aan:
1. Minder omkijken naar inkomende betalingen
Automatisch incasseren bij klanten is dat je betalingen ontvangt op het afgesproken tijdstip. Klanten hebben via een SEPA incassomachtigingsformulier toestemming gegeven dat betalingen automatisch van hun rekening afgeschreven mogen worden en weten zelf ook op welke datum. Hierdoor ben jij minder tijd kwijt aan het checken van je inkomende betalingen.
2. Automatisch incasseren: ook gemak voor je klant
Voor jou en voor klanten is automatische incasso even handig. Bij een automatische incasso hebben ook zij geen omkijken meer naar het op tijd betalen van facturen, omdat deze automatisch van hun rekening worden afgeschreven nadat ze toestemming hebben gegeven.
3. Gestructureerde cashflow
Als je automatisch incasseert bij klanten kun je dit eenmalig of periodiek doen. Per periode die je wilt incasseren stuur je de incasso-opdracht naar de bank en wordt de incasso uitgevoerd. Vaak doen bedrijven dit op maandelijkse basis. Zo weet je altijd precies wat je binnenkrijgt en op welke datum. Daarmee structureer je je cashflow en daarmee hou je de geldstromen van je onderneming goed op gang.
Beheer je cashflow, weet wanneer je incasso's kunt verwachten
Een proces van automatisch incasseren is heel goed in je digitale boekhouding onder te brengen. Er zijn veel tools voor handen om je facturen en de automatische incasso ervan in te bedden in je dagelijkse financiële praktijk.
Maar het is ook goed om vooruit te kijken en voortdurend te monitoren hoe het er met je cashflow voorstaat. Denk daarom aan cashflowmanagement. De cashflow is de levensader van je organisatie en als je dat beseft, wil je altijd up to date zijn. Met cashflowmanagement van Agicap bewaak je en volg je je cashflow realtime, 24/7. Je stelt begrotingen en cashflowprognoses op, beheert bankrelaties en optimaliseert je kosten en financiële producten. Ook kun je cashflow prognoses maken. Hoe meer je kunt vertrouwen op je cashflow forecast, hoe meer zekerheid je hebt in je dagelijkse besluitvorming
Met automatische incasso's heb je beter inzichtelijk wanneer je facturen - mits natuurlijk aan de betalingsverplichting wordt voldaan - zullen worden betaald. Met deze informatie weet je hoe je liquiditeit er in een bepaalde periode voor staat en kun je hier beter op anticiperen. Dit zal je uiteindelijk helpen om betere strategische beslissingen te maken.
