Het verschil tussen boekhouding en cashflow management
Iedere onderneming - groot en klein – heeft een boekhouding. Maar om financieel nog zekerder te zijn, kun je ook kiezen voor cash management. We leggen in deze blog het verschil tussen boekhouding en cash management en waarom kiezen voor cash management verstandig is.
In deze blog:
Wat is een boekhouding?
Met een boekhouding leg en beheer je simpel gezegd de inkomsten en uitgaven van je onderneming vast én dat ben je ook wettelijk verplicht. Het is belangrijk om als ondernemer je boekhouding goed bij te houden om te weten hoe de financiële stand van zaken is. Daarnaast is het ook een wettelijke verplichting een boekhouding bij te houden voor de Belastingdienst.
Hoe moet een boekhouding eruit zien?
In je boekhouding neem je alles op wat met de inkomsten en uitgaven van je bedrijf te maken heeft.
- Facturen: je verstuurde facturen en de betaling daarvan. Ofwel de inkomsten van je bedrijf - Uitgaven: alle kosten die je maakt om je bedrijf te runnen. - Kasstroomoverzicht: hier zie je welke financiële transacties je hebt gedaan, zowel ingaand als uitgaand. Het gaat dus om alle betalingen die je hebt gedaan of aan jou worden gedaan. - Winst- en verliesrekening: hierin komen de inkomsten en uitgaven van je bedrijf samen en die vormen de basis voor je resultatenrekening. Hieruit zal blijken of je winst of verlies hebt gemaakt. - Balans: een overzicht van het vermogen van je onderneming, aan de hand van je bezittingen, eigen vermogen en schulden. Hier wordt duidelijk hoe je bedrijf op een bepaald moment – bijvoorbeeld aan het einde van het jaar – presteert en daarnaast kun je zien hoe je bedrijf gefinancierd is. - Reisadministratie: voor je reiskosten met de auto of openbaar vervoer. - Btw-aangifte: hier bereken je zelf hoeveel je aan omzetbelasting moet betalen of terugkrijgt van de Belastingdienst. Dit hou je meestal per kwartaal bij in je boekhouding. - Modelovereenkomst met opdrachtgevers: als zelfstandige kun je deze ook opnemen in de boekhouding. - Overige: denk aan bedrijfscorrespondentie (e-mails, offertes, contracten, brochures)
Een boekhouding bewaar je minimaal 7 jaar. Dan gaat het om basisgegevens als de debiteuren- en crediteurenadministratie en je jaaropgaven. Gaat het om onroerende zaken, dan is de bewaartermijn minimaal 10 jaar.
Boekhouden verschilt per onderneming
Omdat iedere onderneming anders is en de branches verschillen, is boekhouden voor iedereen weer anders. Heb je een winkel, dan zul je meer tijd besteden aan de inkoop van je producten en een voorraadadministratie bijhouden die je kunt koppelen aan je boekhouding. Voor een rijschoolhouder gaat meer tijd zitten in de kilometers, uurtarief en de auto waarin je les geeft. Een modeontwerper zal meer tijd steken in de inkoop van stoffen en het maken van offertes. Al deze zaken kun je tot een boekhouding of financiële administratie rekenen.
TIP: alles gaat steeds meer digitaal, zo ook de boekhoudprogramma’s. Tegenwoordig is het eenvoudiger om alle financiële zaken digitaal te bewaren. Ook de bonnetjes die je gebruikt en als kosten in je boekhouding kunt opvoeren.
Boekhouding en cashflow management
Een boekhouding is een wettelijke verplichting. Maar steeds vaker kiezen ondernemingen ervoor om realtime hun financiële zaken bij te houden. Het verschil tussen boekhouding en cashflow management is in feite dat inzicht in je cashflow je inzichten geeft voor de toekomst, terwijl de boekhouding een momentopname in het verleden weergeeft. Vaak bekijken ondernemingen de boekhouding aan het einde van de maand of over een bepaalde periode.
Cash management gaat over het inrichten en beheer van álle financiële stromen van een onderneming, op zo’n wijze dat de cashflow, liquiditeit en financiële positie optimaal bijdragen aan het resultaat. En vergeet daarbij niet dat je inzichten hebt op de (nabije) toekomst: aan de hand van prognoses kan je namelijk zien hoe financieel gezond je onderneming over bijvoorbeeld 3, 6 of zelfs 12 maanden is. Zo kun je tijdelijke overschotten optimaal inzetten en laten renderen, tekorten traceren, bijsturen op kosten en zorgen dat renteopbrengsten maximaal zijn.
Waarom je met cashflow management beter anticipeert op de toekomst
Cashflow management helpt je om beter inzicht te krijgen in het reilen en zeilen van je ondernemingen. Dit is waarom:
-
Wanneer je inzichtelijk hebt hoe je cashflow er in de toekomt uitziet, kun je het vermogen van je onderneming analyseren en betere beslissingen nemen. Zo weet je bijvoorbeeld snel of je investeringen kan financieren en hoe je de cashflow van je onderneming op gang kan houden.
-
Je kunt bepalen of de strategie van je onderneming (interne en externe groei) de juiste is. Ook is het goed om te kunnen zien en begrijpen hoe je inkomsten genereert en hoe je deze inkomsten jaar in jaar uit gebruikt.
-
Een ander voordeel van realtime cash management is dat je cashflow forecasts kunt maken en daar je bedrijfsplannen voor de middellange en lange termijn op kunt baseren.
Houd inzicht in je cashflow en maak betere strategische beslissingen
Digitaliseren van je administratie en boekhouding is een goede zet. Met Agicap ga je nog een stap verder en breng je je cash management op orde.
Hoe groot of klein je onderneming momenteel ook is, Agicap kan je helpen je bedrijf te laten groeien en gezond te houden. Als je de Agicap tool in je mkb-bedrijf implementeert, hou je goed overzicht over je liquiditeit en maak je veiligere keuzes.
Met Agicap kun je eenvoudig je cashflow beheren, dankzij betrouwbare prognoses en realtime monitoring. Daarnaast integreer je eenvoudig bestaande financiële tools, zoals bankgegevens, accountingsystemen, betaaloplossingen, etc.
Cashflow management neemt je dus veel werk uit handen. Zo ben je altijd op de hoogte van je cashflow, zonder dat het jou veel tijd kost. En die tijd kan je goed gebruiken: jij kan je namelijk weer focussen op de core business.
