Projectmanagement voor agencies: dit zijn de 5 gevaren voor de liquiditeit
Veel agencies maken steeds weer dezelfde fouten bij hun projectmanagement: onnauwkeurige planning en ontbrekende structuren leiden niet alleen tot het verlies van waardevolle inkomsten, maar brengen ook de liquiditeit in gevaar. De vijf meest gemaakte fouten zetten we hier op een rij.
Projectmanagement fout # 1: onduidelijke verkoopfunnel
Veel directeuren en CEOs zijn goed in klanten- en projectacquisitie. In hun stressvolle dagelijkse leven hebben zij vaak niet de tijd om zich te focussen op potentiële klanten. Contactgegevens belanden vaak op kleine Post-Its, in de agenda of op visitekaartjes - en worden vergeten. Hierdoor kunnen belangrijke inkomsten verloren gaan omdat potentiële nieuwe klanten niet worden aangetrokken of de upsell van bestaande klanten niet wordt gerealiseerd.
Om deze fout te vermijden, kun je verkoopkansen consequent en duidelijk registreren. Als alle potentiële nieuwe klanten in een centraal systeem zijn geregistreerd, zullen er geen contacten meer verloren gaan. Het is raadzaam een gestandaardiseerd proces te gebruiken dat het klanttraject in kaart brengt vanaf de start tot de kick-off van het project.
Projectmanagement fout #2: onnauwkeurige planning van middelen
Er zijn X werknemers, Y projecten en Z tijd. Deze drie factoren moeten ergens samenkomen. Maar wat als dat niet gebeurt? Deadlines worden overschreden en de klant die het hardst schreeuwt, krijgt de snelste resultaten. De reden hiervoor is een onnauwkeurige planning - vaak wordt alleen op korte termijn gepland en wordt geen onderscheid gemaakt tussen maand-, week- en dagplanning. Dit leidt tot het probleem dat de planningsniveaus in elkaar overvloeien.
Veel bureaus werken daarom met een combinatie van vaste werknemers en freelancers om capaciteitsknelpunten op te vangen en flexibel te blijven. Tot op zekere hoogte is dat zinvol, maar de planning van de verschillende middelen is vaak nog voor verbetering vatbaar.
De oplossing: een nauwkeurige analyse van de huidige situatie.
Waarom worden projectdeadlines niet gehaald? Hoeveel capaciteit heeft elke werknemer concreet? Met welk planningsniveau ben je in gebreke gebleven: dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse planning?
Het kan ook nuttig zijn om mogelijke toekomstscenario's in de liquiditeitsplanning in kaart te brengen. Hiermee wordt de vraag beantwoord: hoe beïnvloedt de verdeling van de verschillende middelen de liquiditeit? Als er genoeg projecten in de pijplijn zitten, kan het de moeite lonen het vaste team uit te breiden. Door de software jouw agency en je liquiditeitsplanningstool aan elkaar te koppelen, zou je dit kunnen automatiseren.
Fout #3: onjuiste berekening: zijn de projecten rendabel?
Hoe succesvol was het project? Hoe hoog is de marge? Deze vragen krijg je ongetwijfeld als het project is afgerond. Maar deze vragen dien je niet alleen te stellen na de voltooiing van het project. Toch gebeurt het nog te vaak dat er achteraf pas gekeken wordt naar de resultaten en er niet vooraf goed doorgerekend wordt of projecten wel rendabel zijn. Vooral als de inspanning voor een bepaald project moeilijk te berekenen is of als het om een gewilde klant gaat, schiet dat er nog wel eens bij in.
Indien je niet correct berekent of verschillende projecten wel rendabel zijn, kan dit de liquiditeit van het bureau snel in gevaar brengen. Met de juiste software kun je een project of meerdere projecten met één druk op de knop volgen en zien of ze rendabel zijn. Zelfs tijdens de projectfase kunnen op basis van deze bevindingen wijzigingen worden aangebracht om te zorgen dat het project financieel slaagt.
Fout #4: tijd verspillen met Excel-chaos
Bureaus gebruiken vaak Excel-lijsten voor hun organisatie. Maar al snel blijkt dit een zenuwslopende chaos te zijn en verlies je het overzicht.
Een voorbeeld uit het dagelijkse leven van een agency: Een bureau dat is gespecialiseerd in social media heeft 50 projecten tegelijk lopen, acht werknemers en twee freelancers. Het is moeilijk om de capaciteiten en werktijden van het team bij te houden. Het voortdurend invullen en bijwerken van Excel-lijsten kost extra tijd die beter kan worden geïnvesteerd in de echt belangrijke to-do list.
Voor dit bureau is het van belang prioriteiten te stellen bij de uit te voeren taken en precies te analyseren waar ze de inspanningen kunnen verminderen. Het doel moet zijn dat je het proces zo eenvoudig mogelijk in kaart kunt brengen. Projectmanagementtools die de organisatie van alle to-do’s op één centrale plaats presenteren, helpen hierbij.
Fout #5: ontbrekende factureringsprocedure
Agencies vertrouwen vaak op individuele facturering. Vaak ontbreken concrete processen - en vallen afzonderlijke items buiten de boot. Zelfs wanneer wordt gerekend op basis van geschatte benchmarks uit het verleden, kan er snel iets misgaan. Onjuiste facturering doet dubbel pijn: enerzijds daalt de omzet van het bureau, anderzijds moet je cliënten gaan informeren over de onjuiste facturering. Dat is onprofessioneel en veroorzaakt extra werk.
Gebruik uniforme procedures om een zuiver factureringsproces te waarborgen. Het is heel nuttig om gecentraliseerde facturering te koppelen aan tijdregistratie. Plannings- en factureringssoftware kan dit proces stroomlijnen en zorgt er ook voor dat alle betrokkenen altijd een overzicht hebben van de huidige projectstatus.
Stroomlijn je financiën
Onnauwkeurige planning en slordige facturering kunnen je tijdschema en financiële overzicht danig in de war schoppen. Dat gaat uiteindelijk ten koste van de liquiditeit van je agency.
Door grip te krijgen op je cashflow, kun je weer werken met gemoedsrust. Je hoeft je namelijk niet meer met de kleine dingen bezig te houden die je kunnen afleiden. Als je alles overzichtelijk en centraal documenteert, dan kan jij je weer focussen op de belangrijke dingen: de core business van je agency.
