Hoe ga je om met oninbare vorderingen?

Oninbare vorderingen kunnen heel vervelend zijn als je zelf je aangiften aan de Belasting op tijd moet indienen, maar klanten hun rekeningen aan jou nog niet betaald hebben. Wat je in dat geval kunt doen, leggen we uit in deze blog.

Wat zijn oninbare vorderingen?

Oninbare vorderingen ontstaan als een van jou afgenomen dienst of product nog niet betaald is. Je hebt de diensten of producten geleverd, maar een klant komt niet over de brug met betaling van de factuur en zorgt dus voor een openstaande factuur. Als een afgenomen dienst of product nog niet betaald is, spreken we over een vordering. Oninbaar betekent dat je het geld niet kan innen.

Wat kun je doen bij oninbare vorderingen?

Het kan bijvoorbeeld zijn dat je klant failliet gaat. In dat geval kun je de vordering eigenlijk niet meer indienen bij de voor het faillissement aangestelde curator. Er zit niets anders op dan overgaan tot het afboeken van de oninbare vordering.

Het kan ook zijn dat een klant niet failliet is, maar gewoon niet betaalt. Je kunt dan verschillende stappen ondernemen voor de oninbare vorderingen.

Begin bij het begin

Ofwel: voordat je al met een bepaalde klant een relatie aangaat, doe dan eerst een kredietwaardigheidscheck. Zo weet je of de klant financieel gezond is en niet in betalingsproblemen verkeert.

Is dat deel in orde, maak dan scherpe afspraken met deze klant over betalingen. Zorg ook voor een sterk debiteurenbeheer binnen je onderneming. Zo lopen ook jouw eigen betaalverplichtingen goed door.

Denk aan andere middelen

Is het kwaad al geschied en blijft een klant in gebreke met betalingen, dan zul je naar andere middelen moeten grijpen om te zorgen dat de openstaande facturen geen oninbare vorderingen worden.

• Denk hierbij als eerste aan het versturen van herinneringen en aanmaningen, of zorg voor intensief telefonisch contact met de debiteur. Heb je nog niets bereikt, dan kom je in de fase van aangetekende brieven, een ingebrekestelling en het inschakelen van een incassobureau of deurwaarder. De kosten die je maakt voor correspondentie met de debiteur mag je ook aan diegene in rekening brengen. Het is niet altijd even makkelijk om pressiemiddelen in te zetten, maar ze kunnen zeker uitkomst bieden.

• Verder kun je nog wettelijke rente berekenen als een betaaltermijn verstreken is. De wettelijke rente is een door de overheid vastgesteld rentepercentage dat gebruikt wordt voor het bepalen van schuldvorderingen. De wettelijke rente is 2,00 procent(voor niet-handelstransacties) of 8,00 procent (voor handelstransacties).

• Als je nog gelooft dat de bewuste klant alsnog (deels) gaat betalen kunnen incassobureaus of het gebruik van factoring mogelijk helpen door je vordering op te kopen. Bij verkoop van een vordering draag jij als schuldeiser het eigendom ervan over aan de organisatie die de factuur koopt. De schuldeiser ontvangt hiervoor geld van de nieuwe eigenaar – het factoringbedrijf of incassobureau – en die gaat de gekochte rekening proberen te innen bij de oorspronkelijke debiteur. Dat is misschien niet volledig bevredigend, want je krijgt nooit een vergoeding voor de totale vordering. Toch kan het ook een hoop stress wegnemen.

• btw-correctie na oninbare vorderingen

Je hebt een debiteur je factuur gestuurd en daar btw voor berekend. Je hebt dit btw-bedrag vervolgens ook aan de Belastingdienst afgedragen, maar de factuur zelf is onbetaald gebleven. In dat geval is het wel mogelijk om het betaalde btw-bedrag terug te vorderen. Je kunt dan een correctie uitvoeren. Hierbij wordt de btw als niet-verschuldigde btw in de btw-aangifte opgenomen.

Om de btw terug te kunnen vragen moet het zeker zijn dat de vordering (gedeeltelijk) oninbaar is. Sinds 1 januari 2017 geldt de regel dat de vordering in ieder geval één jaar (365 dagen) na de uiterste betaaldatum uitstaat. Vanaf dat moment heb je recht op teruggave van de afgedragen btw.

Heb je geen betalingstermijn vastgelegd?

Het bedrag van de btw die je wilt terugvorderen, verwerk je in de btw-aangifte over het tijdvak waarin of de oninbaarheid is ontstaan of het termijn van één jaar is verstreken. In dit tijdvak vul je het bedrag in dat je terugvraagt in als negatieve omzet en negatieve btw. Dat zie je staan bij vraag 1a of 1b van je btw-aangifte.

Stel dat een klant daarna alsnog is overgegaan tot betaling. Dan zul je toch het verschuldigde btw-bedrag weer moeten betalen. Dit geef je aan in het aangiftetijdvak waarin je de betaling ontvangt.

Zorg voor financieel overzicht

Een sterk debiteurenmanagement kan je veel opleveren om je geldstromen te bewaken. Daarnaast is cashflowmanagement een goede manier om alle methoden en strategieën voor het beheer van de financiële middelen van jouw onderneming onder de loep te nemen. Daarmee bewaak je en volg je je cashflow realtime, op dagelijkse basis.

Je stelt begrotingen en cashflowprognoses op, beheert bank- en klantrelaties en optimaliseert je kosten en financiële producten.

Met cashflow management krijg je een veel beter zicht op je huidige cashflows en prognoses.