(Dit artikel is een samenwerking met Getmyinvoices en is een vertaling van deze blog, geschreven door Dr. Nirmalarajah Asokan)
Sommige bedrijven zien helemaal af van liquiditeitsplanning, onder het motto: "Het komt wel goed." Maar op een bepaald moment raken zelfs de meest succesvolle ondernemers verstrikt in een gebrek aan overzicht over hun inkomsten en uitgaven. In dit artikel leggen wij uit wat belangrijk is bij liquiditeitsplanning en hoe speciale hulpmiddelen het werk eenvoudiger maken.
Wat is het doel van liquiditeitsplanning?
Liquiditeitsplanning is bedoeld om te voorkomen dat een onderneming een betalingsachterstand oploopt of insolvent (= niet langer aan de financiële verplichtingen kunnen voldoen) wordt. Vaak had insolventie kunnen worden voorkomen als er een liquiditeitsplanning was gemaakt.
Met een planning kun je zien of er in de komende maanden een liquiditeitsknelpunt te verwachten valt. Planning biedt dus tijd om je hierop voor te bereiden en tijdig maatregelen te nemen.
Een ander doel van liquiditeitsplanning is zicht houden op de kosten van de onderneming. Als je de uitgaven nader bekijkt, kun je vaak vaststellen op welke gebieden je kunt besparen. Besparingen op de kosten hebben een direct positief effect op de liquiditeit van de onderneming.
Wat zijn de componenten van liquiditeitsplanning?
Simpel gezegd is liquiditeitsplanning het vergelijken van de verwachte inkomsten en uitgaven binnen een bepaalde periode.
Inkomsten De inkomstenzijde van de liquiditeitsplanning bestaat uit alle inkomende geldstromen van de onderneming. Inkomsten omvatten, bijvoorbeeld:
- Betalingen door klanten
- Geldmiddelen en kasequivalenten
- Cheques
- Terugbetaling van belastingen
- Subsidies/financiering
- Kredieten aan de onderneming
Uitgaven In de liquiditeitsplanning omvat de uitgavenzijde alle uitgaande kasstromen van de onderneming - met andere woorden, de kosten. Dit zijn bijvoorbeeld:
- Personeelssalarissen/loonbetalingen
- Materiële kosten
- Kosten voor huur van het gebouw
- Algemene bedrijfskosten (elektriciteit, water, verwarming)
software-abonnementen
- Betalingen aan leveranciers
- Kosten voor verzekeringen
- Leasekosten voor machines of voertuigen
Per bedrijf kunnen er nog andere kosten zijn. Bovenstaande lijst kun je daarom niet als volledig beschouwen.
Hoe stel je een liquiditeitsplan op?
Voor een bepaalde periode, b.v. een maand, worden de inkomsten vergeleken met de uitgaven en wordt het saldo berekend door de uitgaven van de inkomsten af te trekken. Is het saldo negatief, dan is er sprake van een liquiditeitstekort; is het saldo positief, dan heb je te maken met een liquiditeitsoverschot.
Dit beginsel kan worden toegepast op de afgelopen maanden, maar ook op de komende maanden. Als je nog nooit aan liquiditeitsplanning hebt gedaan, moet je eerst kijken naar de inkomsten en uitgaven in het verleden. Hierdoor kunnen terugkerende patronen worden herken. Deze zijn belangrijk bij het opstellen van een liquiditeitsplan voor de komende maanden, aangezien je hier alleen met geschatte waarden kunt werken.
Voor een eerste liquiditeitsplanning is het nuttig de kasstromen uit het verleden te controleren door jezelf de volgende vragen te stellen:
Hoe hoog zijn de vaste kosten? Deze zijn het gemakkelijkst in de toekomst te projecteren, omdat zij elke maand hetzelfde zijn. Deze omvatten bijvoorbeeld personeelskosten en huur.
Zijn er maanden per jaar met zwakke/sterke inkomsten? Met dergelijke fluctuaties moet ook rekening worden gehouden bij de toekomstige liquiditeitsplanning.
Om het eenvoudig te maken vat men de inkomsten en uitgaven samen in verschillende categorieën en voert men vervolgens het totaal voor elke categorie in een tabel in, b.v. personeelskosten of betalingen aan klanten. Het saldo wordt dan van maand tot maand berekend. Geschatte waarden voor toekomstige maanden worden in de tabel ingevoerd.
Het is belangrijk een realistisch beeld van de toekomst te schetsen. Als je een daling van de vraag van de klanten verwacht, moet hiermee rekening worden gehouden bij lagere inkomsten. Op die manier kunnen mogelijke liquiditeitsknelpunten van tijdig worden gesignaleerd als er een aanhoudend liquiditeitstekort ontstaat.
Digitale hulpmiddelen voor een beter overzicht en meer planningszekerheid
Bij veel bedrijven wordt de liquiditeitsplanning nog altijd in Excel gedaan. Dit is niet verkeerd, maar het is omslachtig. Bij deze aanpak moeten alle bedrijfsrekeningen regelmatig worden bekeken en moeten de inkomsten en uitgaven volgens de categorieën in de Excel-spreadsheet worden ingevoerd. Dit is tijdrovend en foutgevoelig, omdat je veelal te maken hebt met handmatig werk.
Met digitale instrumenten die speciaal voor liquiditeitsbeheer zijn ontworpen, is planning veel eenvoudiger. De software voor liquiditeitsplanning van Agicap bijvoorbeeld, synchroniseert automatisch met al je gekoppelde bankrekeningen en haalt dagelijks transacties uit de rekeningen en ordent ze in de daartoe bestemde categorieën. Medewerkers hoeven niet langer bedragen in te typen en op te tellen, en hebben met één druk op de knop een dagelijks overzicht van de liquiditeit.
Voor de planning kunnen verschillende liquiditeitsscenario's worden vastgesteld, variërend van pessimistisch tot realistisch tot optimistisch. Op die manier kunnen managers het hele spectrum zien waarin de liquiditeit van de onderneming zich in de komende maanden kan bewegen. Dit maakt het gemakkelijker strategische beslissingen te nemen om een liquiditeitsknelpunt te voorkomen.
Conclusie: liquiditeitsplanning is eenvoudig met de juiste instrumenten
Liquiditeitsplanning speelt een belangrijke rol in de financiële planning van een onderneming en helpt om de kosten laag te houden en liquiditeitsknelpunten te vermijden. Als je de planning zo gemakkelijk mogelijk wilt maken, moet je software voor liquiditeitsbeheer gebruiken die het routinewerk automatisch doet. Op die manier is de liquiditeitsplanning steeds up-to-date en beschikken de verantwoordelijken steeds over een degelijke gegevensbasis waarop zij belangrijke beslissingen kunnen nemen.
