Hoe maak je betere prognoses? Dit is je go-to

Als ondernemer is cashflow een onmisbaar onderdeel voor de financiële gezondheid van je onderneming. Het is belangrijk om de verhouding tussen het opstellen van een prognosebudget en je doelstellingen goed in kaart te brengen. Want laten we eerlijk zijn: dit is de manier om te voorkomen dat je in onaangename financiële situaties terechtkomt. Dus, wat is een prognose? Waar wordt het voor gebruikt? Hoe maak je een voorlopige prognose en hoe update je deze?

Dit is wat je terugvindt in deze blog:

Wat is een prognose?

Een prognose is een niet-standaard document dat wordt gebruikt om de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf te voorspellen. In de vorm van een financiële tabel stelt het voorlopige budget je in staat om je toekomstige activiteit te projecteren over een bepaalde periode, oftewel een "fiscaal jaar“, dat over het algemeen overeenkomt met een kalenderjaar.

Met dit document kan je als CFO maand voor maand de uitgaven en investeringen en de ontvangsten en financiering voor de huidige of toekomstige periode in kaart brengen. Dit maakt het eenvoudig om vervolgens doelen te stellen. Vervolgens zal het geprognosticeerde budget dienen als referentie om de prognose te vergelijken met de werkelijkheid.

Waarom een voorlopige begroting?

Niet iedereen neemt de tijd om een voorlopige begroting te maken voordat ze een nieuw boekjaar beginnen. Het ontwikkelen van een cashflow overzicht is essentieel om de activiteit te beheren, vooral in tijden van onzekerheid.

Tip: kijk altijd vooruit en probeer een voorlopige begroting te maken op basis van je huidige plannen. Zo heb je beter in kaart of je bent voorbereid op eventuele veranderingen.

In het geval van het opstarten van je activiteit, zal de berekening van het voorlopige budget je toelaten om inzicht te krijgen of je nieuwe project een succes zal worden. Dit gelt zeker ook voor de opening van een nieuwe vestiging, nieuwe aanwervingen of de lancering van een nieuw product: door een voorlopige begroting te maken, heb je inzichtelijk wat haalbaar is.

Het opstellen van een prognose is daarom belangrijk voor:

• Vertrouwen wekken en geld inzamelen

De voorlopige begroting is ook een communicatiemiddel met je banken en investeerders : door een concrete en gedetailleerde visie te bieden op de verwachte resultaten van je onderneming, vergroot je kans op nieuwe investeringen

• Het voorkomen van geldtekorten

Door je inkomende en uitgaande geldstromen in kaart te brengen, kan je anticiperen op moeilijke tijden: afhankelijk van de opgelopen kosten en verwachte inkomsten, kan je je kasstroom optimaliseren en bepaalde deadlines verschuiven of je uitgaven verlagen om vertragingen bij betalingen te voorkomen.

• Het stellen van doelen

Door je uitgaven en vervolgens je inkomsten op een rij te zetten, te identificeren en te classificeren, heb je een duidelijk beeld van je toekomstige cashflow nodig. Vervolgens kan je hierop bijsturen om het verwachte saldo of de verwachte marge te bereiken . Je doelstellingen zijn nauwkeurig en gesegmenteerd (bijvoorbeeld door een voorlopig budget op te stellen per activiteit) en je kan de variabelen die van invloed zijn op een bepaalde activiteit bijsturen.

De voorlopige begroting dient dus als richtlijn voor het komende jaar en is alleen interessant als deze regelmatig wordt vergeleken met de werkelijke situatie: het is essentieel om deze regelmatig te raadplegen, te vergelijken met wat is uitgevoerd en om inzicht te krijgen in de verschillen om je cashmanagement gedurende het jaar te optimaliseren.

Download hier de praktische gids en ontdek wat de 12 musthaves zijn, om zo een ijzersterke cashflow prognose te kunnen maken.

Hoe maak je een prognose?

Kies de juiste tool om een voorlopige begroting te maken. Excel is een mogelijkheid die binnen het MKB favoriet is als het aankomt op het maken van prognoses. Wanneer de categorieën van ontvangsten en uitgaven niet eindeloos zijn en je ze kan voorspellen, kan Excel de uitkomst zijn. Mits je er goed mee overweg kan...

Want wie Excel niet geheel onder de knie heeft, zal tegen een aantal obstakels aanlopen:

• Het berekenen van het geschatte budget in Excel is extreem tijdrovend en foutgevoelig;
• De grenzen van Excel om een voorlopige begroting op te stellen zijn niet eindeloos;
• Het gebruik van formules is alleen effectief als je weet hoe de formules precies werken;
• Mogelijke fouten in formules of invoer;
• Het bijwerken van het Excel bestand kost veel tijd;
• Gebrek aan flexibiliteit en automatisering;
• Gebrek aan datavisualisatie.

Volgens een onderzoek uitgevoerd door Tagetik in 2016 bevat 88% van de Excel-spreadsheets die worden gebruikt in budgetterings-, plannings- en prognoseprocessen fouten! De bronnen van fouten zijn talrijk: rekenfouten, overschreven formules, formulefouten, niet-uitgelijnde valuta, geen tracking van wijzigingen, extra cijfers, verkeerde positie van het decimaalteken, onjuiste originele gegevens, belasting- of tarieffouten van belang... Hoe zorg je er dan wél voor dat je prognoses betrouwbaarder worden?

Maak een voorlopige prognose, in realtime en geautomatiseerd

De tijd dat Excel de enige uitweg is voor een je begroting, is gelukkig verleden tijd. Het MKB heeft nu verschillende middelen tot haar beschikking met o.a. cashmanagement tools.

Agicap is daar één van. Met de software kan je heel eenvoudig je prognosebudget maken en voortdurend anticiperen op je cashflow. Wil je weten hoe dat eruit ziet in 1, 3, 6 of 12 maanden? Geen probleem, want de software helpt je om de juiste strategische beslissingen te nemen.

Daarnaast kan je eenvoudig de impact van crisisscenario's op je cashflow nabootsen: denk hierbij aan de omzetdaling, gedeeltelijke werkloosheid, vertraging in de terugbetaling van leningen, enz.

Door voor Agicap te kiezen, krijg je toegang tot realtime en geautomatiseerde cashflowmonitoring. Dit is een enorme tijdsbesparing in vergelijking met Excel. :

Plus, Agicap integreert eenvoudig met al je banken, boekhoudtools, facturatietools en werkt automatisch je cashflow bij.

Ben je benieuwd hoe dit er voor jouw onderneming uit kan zien? Boek dan eenvoudig een demo en zie hoe simpel cashmanagement kan zijn. __En belangrijker nog: hoe je hiermee betere strategische beslissingen kan maken. __