Als je achter een niet betalende klant aan moet dan hoop je dat het bij het sturen van herinneringen blijft. Helaas komt het ook voor dat je een deurwaarder of zelfs de rechter moet inschakelen. Wat komt er allemaal kijken bij een incassotraject? Van aanmaning tot deurwaarder, dagvaarding en gerechtelijke procedure.
Betalingsachterstand, behoorlijk vervelend
Een betaalachterstand van een van je klanten is een bijzonder frustrerende ervaring. Het wordt helemaal erg als deze klant helemaal niet blijkt te betalen. Soms is dat overmacht, omdat deze klant zelf niet op tijd betaald wordt door zijn eigen klanten. Toch moet jij ook verder. Als je je zakelijke schulden wil innen en inmiddels al in de fase bent dat je een of meer aanmaningen hebt moeten sturen, dan zul je helaas naar andere middelen moeten grijpen.
Lees ook: Dit is hoe je een betalingsachterstand voorkomt
Het incassotraject: de verschillende fasen
Voordat je als bedrijf de invordering uit handen geeft, zijn er verschillende fasen die daaraan vooraf gaan. In dit hoofdstuk zullen we deze verschillende fasen doornemen.
1. Sturen van herinneringen
Wanneer een klant niet betaalt, dan stuur je doorgaans herinneringen. Hierin geef je de klant de mogelijkheid om de betaling alsog te voldoen, zonder bijkomende kosten en of tussenkomt van een derde partij.
Je bent verplicht om minimaal 1 herinnering te sturen, waarin je de klant erop mag wijzen dat er binnen 14 dagen moet worden betaald. Veel bedrijven sturen na de eerste herinnering nog een aantal herinneringen, die zich kort op elkaar volgen. Je hoeft dit niet te doen: na de eerste herinnering mag je door naar de volgende fase.
2. Aanmaning
Na een herinnering volgt uiteraard een aanmaning, waarna je eventueel nóg een aanmaning stuurt. Het beste is om dan een schriftelijk aangetekende aanmaning tot betaling te sturen, of een ingebrekestelling. Dit is dwingender dan een eenvoudige aanmaningsbrief en heeft juridische waarde. Het is ook een bewijs dat je brief is aangekomen bij de ontvanger.
Wil je voor extra zekerheid gaan, dan kun je je brief door een deurwaarder laten bezorgen. Deze brief zal de deurwaarder persoonlijk overhandigen. Als de ‘klant’ er niet is, dan zal de deurwaarder de aangetekende brief in de brievenbus achterlaten. De verklaring van de deurwaarder waaruit blijkt dat hij de brief heeft bezorgd, is voldoende bewijs. Dat wordt vastgelegd in een zogenaamd exploot, waarvan de afzender een afschrift ontvangt. De schriftelijke verklaring van de deurwaarder is dus bewijs van de ontvangst.
Dergelijke aanmaningsbrieven of het inschakelen van een deurwaarder zijn middelen om te waarschuwen dat de volgende stap een gerechtelijke procedure is. Als de schuldenaar er niet binnen korte termijn - bijvoorbeeld een of twee weken - in slaagt een regeling te treffen of tot een akkoord te komen, kun je de gerechtelijke procedure in gang zetten.
3. Buitengerechtelijke incasso
Bovenstaande manieren behoren tot de buitengerechtelijke incasso. Wanneer je zonder tussenkomst van een rechter geld probeert te vorderen of wanneer een incassobureau dit voor je doet, zijn dit buitengerechtelijke incassomaatregelen. Onder de buitengerechtelijke incassoprocedures vallen het stellen van betalingstermijnen, het communiceren met niet-betalende afnemers en het berekenen van buitengerechtelijke incassokosten.
Het doel van buitengerechtelijke incasso is om de debiteur zonder tussenkomst van de rechter te bewegen om te betalen. Deze tussenkomst kan namelijk een kostenrisico met zich meebrengen voor de eiser.
4. De gerechtelijke incasso
Gerechtelijke incasso is de tweede fase in het incassotraject. Als een betaling in de eerste fase uitblijft dan is de volgende stap een gerechtelijke procedure starten. Dit is gerechtelijke incasso.
De gerechtelijke procedure start met het uitbrengen van een dagvaarding. Hiermee wordt je niet betalende klant opgeroepen om voor de rechter te verschijnen. Alleen een gerechtsdeurwaarder mag een dagvaarding afgeven. Zonder deze dagvaarding kun je geen rechtszaak beginnen.
De zaak wordt voorgelegd aan de kantonrechter of de civiele rechter. De kantonrechter behandelt zaken tot en met 25.000 euro. Natuurlijk is het verstandig om in dergelijke gevallen een jurist of advocaat in te schakelen. Bij een kantonrechter is het overigens niet verplicht om met een advocaat te werken. Toch is procederen zonder jurist of advocaat vanwege de juridische complexiteit van de zaken niet verstandig.
De rechter beoordeelt vervolgens de zaak en doet hier uitspraak over. Dit heet een vonnis.
Stel dat jíj degene bent die een dagvaarding heeft ontvangen, dan kun je een rechtszaak alsnog voorkomen door het opstaande bedrag direct te betalen via de gerechtsdeurwaarder. Die kan dan zien dat het bedrag binnen is en zorgen dat het incassotraject wordt stopgezet en de gang naar de rechter ook. Ben je de partij die geld verwacht, dan zal dat vervolgens snel bij je zijn. De kosten voor dit incassotraject komen geheel voor rekening van de schuldenaar.
Als een partij het niet eens is met de dagvaarding dan kan degene bezwaar maken bij de rechtbank.
Het kan voorkomen dat de debiteur geen geld meer heeft en zelf geen goederen in bezit heeft waar de deurwaarder beslag op kan leggen. Het kan ook zijn dat je klant failliet is gegaan. Een curator gaat dan kijken wat er nog uit het bedrijf te halen is. De curator is de beheervoerder in een failliete boedel.
Zorg voor financieel overzicht
Een sterk debiteurenmanagement kan je veel opleveren om je geldstromen te bewaken. Daarnaast is cashflowmanagement een goede manier om alle methoden en strategieën voor het beheer van de financiële middelen van jouw onderneming onder de loep te nemen. Daarmee bewaak je en volg je je cashflow realtime, op dagelijkse basis.
Lees ook: Cashflow management: wat is het en op optimaliseer je het?
Je stelt begrotingen en cashflowprognoses op, beheert bank- en klantrelaties en optimaliseert je kosten en financiële producten. Op deze manier kun je voorkomen dat je met betalingsachterstanden te maken krijgt.
