Cashflow management software: hier moet je op letten bij het kiezen
Het beheer van de cashflow is van essentieel belang voor ondernemingen, aangezien het bepalend is voor de groei en de mogelijkheden om de activiteiten te ontwikkelen. Een goed beheer van de liquiditeit is daarbij onmisbaar, het nauwkeurig opstellen van een prognose voor een week, een maand of zelfs een jaar om een meer betrouwbare visie te hebben op de toekomst en op nieuwe projecten (investeringen, financiering, aanwerving ...) mogen daarbij niet ontbreken.
Om tegemoet te komen aan de behoefte aan een nauwkeuriger en minder tijdrovend cashflow management, is hier software voor ontwikkeld! Maar wat is dat preciest? Welke functies bieden ze? Hoe kies je de cash management software die het best bij jou past?
Dit is wat je in dit artikel kan vinden:
1. Software voor cashflow management: definitie
Laten we eerst eens kijken waar we het precies over hebben wanneer we het hebben over "software voor cashflow management". Dit wordt namelijk vaak verward met andere software, met name boekhoudsoftware. Dus wat is het verschil?
Met software voor cashflow beheer kan je de beschikbare liquide middelen zien (met andere woorden nagaan of de onderneming over voldoende liquide middelen beschikt) om aan haar kortetermijnverplichtingen te voldoen en eventueel haar verwachte middelen te verhogen om het risico van een mogelijk tekort te beperken. Zo laat een cashflow software toe om in real time de beschikbare middelen weer te geven en te anticiperen op de behoefte aan bedrijfskapitaal (over een week, een maand, zes maanden, een jaar...) en om een bedrijf op de beste manier te beheren. Cashflow software is dus een echt beslissingsinstrument!
Boekhoudsoftware wordt, zoals de naam al aangeeft, hoofdzakelijk gebruikt voor de boekhouding. Deze software kan door de onderneming zelf worden aangepast of ontwikkeld, of worden aangekocht. In het algemeen voert boekhoudsoftware elementaire boekhoudtaken uit, zoals het boeken van aankoop- en verkoopfacturen, bankafschriften en -pasjes, verworven of verkochte vaste activa, boekingen aan het einde van het jaar, alsmede het publiceren van boekhoudkundige documenten (balans, winst- en verliesrekening, enz.).
Nu je hebt begrepen wat het verschil is, llaten we eens in meer detail bekijken waarom steeds meer bedrijven er dagelijks gebruik van maken.
2. Waarom software voor cashflow management kiezen?
De keuze van je software is een belangrijke stap in het beheer van je onderneming.
Je vraagt je misschien af waarom je software zou moeten kiezen als je met een Excel-spreadsheet al min of meer ingewikkelde berekeningen kan maken. Excel is een zeer goed hulpmiddel voor het maken van een ondernemingsplan en het voorspellen van kosten en opbrengsten voordat je met je onderneming begint. Maar als de machine eenmaal draait, bereikt Excel al snel zijn grenzen. Deze spreadsheet is namelijk een bron van steeds terugkerende fouten, met name door de complexiteit van de tijdrovende en stressvolle constructie ervan. Het is dus vaak moeilijk om het leesbaar te maken en tot een geconsolideerde visie van je activiteiten te komen en tegelijk het niveau van details te behouden dat nodig is om je onderneming in alle rust te besturen.
Herken je je in deze handmatige aanpak van het beheer van je cashflow? Laat ons uitleggen wat een software cashflow management je nog zal opleveren. Dit laatste is een instrument dat bedoeld is om een proces dat snel tijdrovend en moeizaam kan worden, te vereenvoudigen door het :
- meer betrouwbare informatie in real time,
- aanzienlijke tijdwinst dankzij de automatisering van de gegevensinvoer,
- een beter zicht op de nabije toekomst dankzij de visualisatie van de impact van de verschillende scenario's op uw cashflow.
3. Wat zijn de functionaliteiten van een software voor cashflow management?
Om de juiste cash management software voor te kiezen, moet je je richten op je zakelijke behoeften. Hier is een lijst van functies waarnaar je kan zoeken bij het kiezen van software:
Altijd en overal een duidelijk overzicht van al je transacties
Een cash management software moet u in staat stellen uw werkelijke kasstromen te bekijken en real-time informatie beschikbaar te hebben, waar u ook bent. Het is een instrument dat gegevens centraliseert zodat u uw activiteit gemakkelijk kunt beheren dankzij een duidelijk en betrouwbaar overzicht.
Aanpasbaar waarschuwingssysteem
Het toezicht op betalingstermijnen en de toestemming van je bank om rood te staan, is van essentieel belang om je cashflow onder controle te houden. Met een goed opgezet waarschuwingssysteem kan je op het juiste moment preventieve maatregelen nemen om moeilijkheden te voorkomen.
Verkrijgen van betrouwbare bankgegevens
De software voor het beheer van je liquide middelen moet je in staat stellen verschillende gegevens over je voorbije en toekomstige stromen te exporteren om de communicatie met je bank en de eventuele onderhandelingen met je partners te vergemakkelijken. Ben je van plan een lening, een debetstand of een betalingsfaciliteit aan te vragen? Duidelijke en leesbare verslagen zijn een zeer goede ondersteuning voor de discussie met de bank.
Geautomatiseerde bank reconciliatie
Als je handmatig werk wilt beperken, zal de koppeling van de software aan je bankrekening(en) de werkelijke transacties automatisch bijwerken en dus heel wat tijd besparen in vergelijking met het omslachtige beheer in Excel.
Wanneer je weet welke software je bij je cashflow management kan helpen, dan hebben we hier een praktische sheet voor het maken van een succesvolle cashflow prognose
4. Onze tips voor het kiezen van cashflow management software
Het kiezen van de juiste software kan al snel complex worden, omdat er veel criteria in het spel zijn. Hier zijn onze belangrijkste tips en punten om op te letten bij het vergelijken van software om de software te vinden die het beste bij je behoeften past:
De mate waarin je het kan aanpassen naar je eigen behoeften
De software is een instrument dat je dagelijks zal helpen in het beheer van je onderneming. De mate van personalisering binnen de software is dan ook een belangrijk criterium om rekening mee te houden.
Informeer in het bijzonder naar de mogelijkheid om specifieke elementen te integreren die je nodig zal hebben, zoals categorieën en subcategorieën van transacties, een specifieke sectie over btw, enz. De door de software gegenereerde gegevens kunnen ook worden gebruikt om te exporteren en te delen met je partners, banken of investeerders, dus het is van essentieel belang dat je de inhoud kan aanpassen aan de ontvangers van je rapporten.
Het visuele aspect van de software
Een ander belangrijk aspect waarmee rekening moet worden gehouden is de kwaliteit van de presentatie van de door de software gegenereerde gegevens. Een van de hoofddoelen van een cashflow management software is je tijd te besparen, dus het gebruik ervan moet intuïtief zijn! Zorg ervoor dat je begrijpt hoe het werkt en dat je alle beschikbare functies begrijpt.
Gebruik door meerdere gebruikers
Binnen je onderneming zijn er misschien meerdere mensen samenwerken binnen de tool. Het is inderdaad een zeer goed instrument voor het delen van informatie met het oog op efficiëntie. De mogelijkheid om toegangsrechten voor verschillende leesniveaus aan je werknemers toe te kennen, kan dus zeer nuttig worden voor je onderneming.
Het aantal entiteiten dat kan worden beheerd
Indien je verschillende entiteiten binnen je groep hebt, moet je ook nagaan hoeveel entiteiten je met de software kan beheren. In dat geval hebt je waarschijnlijk ook een geconsolideerd beeld nodig van je onderneming en vooral van je beschikbare liquide middelen.
Gebruik van meerdere valuta's
Is onderneming reeds aanwezig of ben je van plan je activiteiten in het buitenland te ontwikkelen? Met de software cashflow management kan je de toepassing van de verschillende wisselkoersen en de eventuele bijbehorende kosten automatiseren, zodat je je liquiditeiten nauwkeuriger en makkelijker kan visualiseren.
Gegevensbeveiliging
Zoals je zal hebben begrepen, moet de cashflow management software gevoelige gegevens verwerken, vooral wanneer je een onderneming overneemt of wanneer je jouw onderneming wil ontwikkelen. Daarom moet ook de beveiliging van de gegevens worden gecontroleerd. Zorg ervoor dat de toegang beveiligd is met een SSL-certificaat (d.w.z. met de aanwezigheid van "https" in de navigatiebalk en het hangslotje links van de link).
Het aantal te koppelen systemen
Voordat je voor software kiest, heb je misschien al gekozen voor een boekhoudsoftware of een ander instrument. Zorg ervoor dat de software voor cashflow van je keuze automatisch op deze platforms kan worden aangesloten. Geïntegreerde software is vaak software waarmee je jouw facturen kan scannen en bankafschriften mee kan maken. Op die manier wordt je cashflow gecentraliseerd in één enkel instrument!
Het soort bedrijf waarvoor het hulpmiddel bedoeld is
Wanneer je besluit te kiezen voor een software voor het beheer van cashflow, vergeet dan niet om, naast de functionaliteiten, voordelen en nadelen ervan, na te gaan of deze geschikt is voor je type onderneming (Dit is een criterium dat voor de hand lijkt te liggen, maar snel doorslaggevend kan worden!)
Ondersteuning: goede klantenservice
Ook al moet een cashflow management systeem een gebruiksvriendelijk instrument zijn, toch kan het zijn dat je met het supportteam moet samenwerken om je klantenervaring te verbeteren en het gebruik van de tool te optimaliseren. Dit aspect mag je dus niet over het hoofd zien: je kan investeren in een abonnement op software voor cashflow, maar als je niet weet hoe je alle functies ervan ten volle moet gebruiken, zult je niet het maximale voordeel halen uit een dergelijke beslissing.
5. Het kiezen van cashflow software: wat je moet onthouden
Het belangrijkste om te onthouden over cashflow software is dat het een essentieel instrument is om tijd en efficiëntie te winnen bij het runnen van je onderneming. Het kiezen van zo'n instrument is echter geen gemakkelijke taak, aangezien er veel criteria is om uit te kiezen en veel kenmerken. De beste manier om te begrijpen welk tool het best aan je behoeften beantwoordt, is het te testen tijdens een demonstratie of een gratis proefperiode.
Wilt u weten hoe Agicap uw uitdagingen op het vlak van cashflow kan aanpakken? Ontdek het zelf!
