Dit is hoe je een betalingsachterstand voorkomt

Door een betalingsachterstand van een klant kan jij als ondernemer in de problemen komen. Want hierdoor kan het zijn dat je niet genoeg cash hebt om aan je eigen betaalverplichtingen te voldoen. Hier lees je wat je als ondernemer kunt doen om een betalingsachterstand te voorkomen.

Dit vind je in deze blog:

Betalingsachterstand in tijden van onzekerheid

Een betalingsachterstand is voor elke ondernemer een vervelende situatie, maar in deze tijd niet onlogisch. Door de coronacrisis zijn veel ondernemers in de problemen gekomen, bijvoorbeeld omdat ze hun winkel of horecagelegenheid moesten sluiten als gevolg van de maatregelen. Met name veel zzp’ers en mkb’ers hebben een betalingsachterstand opgelopen. Ze hebben rekeningen moeten laten liggen en die stapelden zich op. Deze ondernemers konden wel rekenen op coulance bij banken bij het aflossen van hun lening en uitstelregelingen van de Belastingdienst. Daarnaast werden en worden ondernemingen geholpen met steun- en herstelpakketten.

Toch moeten deze oplopende schulden uiteindelijk weer worden terugbetaald en als het meerdere openstaande rekeningen zijn, dan kan dat problematisch worden. Hoe hoger de vorderingen, hoe groter de problemen.

Gevolgen van een betalingsachterstand

Een betalingsachterstand kan in het bedrijfsleven leiden tot een kettingreactie. Wat als je klant niet of niet op tijd betaalt? Dan kan jij mogelijk ook je rekening niet betalen en kom jij uiteindelijk ook in de problemen. Tijdens de vorige crisis waren onbetaalde rekeningen de grootste oorzaak van faillissementen. Een kwart van alle faillissementen was destijds te wijten aan wanbetaling, blijkt uit onderzoek van het Verbond van Credit Management Bedrijven (VCMB).

Hoe langer het duurt voordat een klant een factuur betaalt, hoe meer je voor moet schieten om je bedrijf voort te zetten en hoe meer de cashflow van je bedrijf direct wordt beïnvloed. Het vermijden van wanbetalingen en het verminderen van betalingsachterstanden zijn belangrijke factoren om een goede financiële gezondheid te behouden en groei te bevorderen.

Tips om een betalingsachterstand bij de klant te voorkomen

Je kunt verschillende dingen doen om te voorkomen dat een klant te laat betaalt.

1 Ken je klant

Check voordat je met een klant in zee gaat zijn kredietwaardigheid. Heb je eenmaal een samenwerking, onderzoek dan hoe snel een klant je facturen betaalt. Je kunt je klanten in verschillende groepen indelen op basis van hun betaalgedrag. Zo kun je gerichtere afspraken maken en acties ondernemen.

2 Maak heldere afspraken

Zorg dat je betalingsvoorwaarden helder zijn en leg deze vast. Stel een betalingstermijn op waaraan de klant zich dient te houden. Beroep je op de maximale standaardbetalingstermijn van 30 dagen waarna je herinneringen en vervolgens aanmaningen zult sturen.

3 Houd contact met je klant

Jullie relatie moet gebaseerd zijn op wederzijds vertrouwen en een constante en vlotte communicatie. Door regelmatig contact te houden met je klant, ontstaat er vanzelf een goede band en kun je ook makkelijker praten of onderhandelen over facturen en betalingen. Wees flexibel in dit proces.

4 Maak een duidelijke factuur

Correcte facturatie is belangrijker dan je denkt. Het woord 'factuur' moet duidelijk vermeld staan op het document dat je stuurt, net als een uniek factuurnummer, de bedrijfsnaam, adres- en contactgegevens, je bankgegevens, BTW-nummer en KvK-nummer. Verder omschrijf je duidelijk welke diensten of goederen je factureert en de bedragen, de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, de BTW en de vervaldatum van de factuur. Een fout in de factuur kan vaak leiden tot een latere betaling.

Maatregelen bij betalingsachterstand

Je hoopt dat je het niet hóeft te doen, maar als blijkt dat een klant inmiddels een betalingsachterstand heeft, dan kun je overgaan tot andere maatregelen.

• Begin met het bellen van je klant en blijf vriendelijk. Vraag of de factuur klopt, of de dienst naar wens is geweest en daarna waarom de factuur nog niet betaald is. Deze persoonlijke aanpak leidt meestal tot sneller resultaat.

• Stuur een betalingsherinnering en vervolgens een aanmaning

De betalingsherinnering is een eerste formele stap als je factuur niet betaald is binnen de afgesproken termijn. De betalingsherinnering is een vriendelijke herinnering, die je enkele dagen nadat de betalingstermijn verstreken is verstuurt. Geef de klant ook hier een uiterste betaaltermijn.

Gebeurt er in die termijn weer niets, dan stuur je een aanmaning. Daaraan zijn voor de klant over het algemeen meer kosten aan verbonden. Op de aanmaningsbrief kun je ook melding maken van incassokosten en juridische stappen als betaling uitblijft.

• Tref een betalingsregeling. Blijft een betaling van een klant een eerste keer uit, dan kun je informeren naar de reden ervan (bellen dus). Mogelijk zijn er bijzondere omstandigheden. Probeer eventueel een betalingsregeling voor te stellen, bijvoorbeeld over een week, of misschien in een paar termijnen. Zet deze regeling op papier en spreek af dat de regeling vervalt als de klant zich er alsnog niet aan houdt.

Blijft een klant vaker in gebreke dan is een betalingsregeling treffen niet verstandig. De kans is klein dat hij zich aan de betalingsregeling houdt.

• Schakel een incassobureau of deurwaarder in. Dit is in feite de laatste stap en die wil je eigenlijk niet zetten. Het is meestal wel de handigste manier om alsnog de openstaande factuur te innen, omdat je zelf niet meer achter de factuur aan hoeft te gaan. Daarnaast zijn er allerlei andere juridische maatregelen, zelfs het aanvragen van het faillissement van een klant.

• Stap over op factoring

Factoring is een financieringsoplossing voor de korte termijn die een bedrijf kan gebruiken om openstaande rekeningen sneller te betalen, zonder te hoeven wachten op factuurbetalingen of betaalachterstanden van klanten. Je bedrijf gaat dan samenwerken met een gespecialiseerde derde partij, ofwel een "factor", die vanaf dat moment direct het volledige bedrag van de toegewezen facturen betaalt. Deze vorm moet je wel met je klant bespreken, omdat die voortaan aan de factor gaat betalen.

Anticipeer sneller op een betalingsachterstand

Kom je zelf in de problemen door een betalingsachterstand? Kijk vooruit en start met begin met het in kaart brengen van je liquiditeit. Hiermee zie je hoeveel cash je zelf hebt om aan je kortlopende betalingsverplichtingen te voldoen.

Vervolgens is het goed om vooruit te kijken. Voorzie je dat een klant niet gaat betalen? Maak scenario's en prognoses op basis van deze data, om de zien welke impact dit zal hebben op je bedrijfsvoering.