Hoe houd je je cashflow op peil bij voorfinanciering van je inkopen?

Je inkopen bij je leverancier doe je met voorfinanciering en vaak zijn er verschillende betalingstermijnen. Dat kan gevolgen hebben voor je cashflow, want onregelmatigheden in levering en betaling kunnen zorgen voor schommelingen en soms een negatieve cashflow.

Voorfinanciering, de beste optie?

Voor de inkopen die je doet voor je onderneming is voorfinanciering een goede mogelijkheid. Met een voorfinanciering schiet je je inkopen, projecten of investeringen voor, zodat je zeker bent van inkomsten in de toekomst. Je klant betaalt pas later, maar je moet de materialen of de goederen, producten of diensten die jij wil verkopen al wel zelf meteen betalen.

Of je draagt btw af over de verstuurde facturen, zonder dat je facturen al betaald zijn. Je betaalt dan btw over een bedrag dat je in werkelijkheid nog niet ontvangen hebt en dat kan zorgen voor liquiditeits- of cashflowproblemen.

Lees ook: Cashflow problemen: dit is wat je kan doen

Slim voorfinancieren

Hoe pak je die voorfinanciering het beste aan? Zoals ieder bedrijf heeft jouw onderneming ongetwijfeld momenten waarop er een behoefte aan werkkapitaal - of liquiditeit - ontstaat. Inmiddels zijn er veel verschillende financieringsvormen om deze tijdelijke momenten op te vangen. Een oplossing zou inkoop- of voorraadfinanciering kunnen zijn. Bijvoorbeeld om seizoenspieken op te vangen of inkoopkortingen te realiseren.

Seizoensgebonden bedrijven hebben een enorme piek in de inkopen tijdens een specifieke periode in het jaar, zoals de zomer of voor de feestmaand december. Het kan dan vaak nog even duren voordat het seizoen begint en de producten verkocht worden. Als je elk jaar meer moet inkopen, kan dit voor een hoge druk op het werkkapitaal zorgen. Met inkoopfinanciering kun je inkopen voorfinancieren of een deel daarvan.

Daar kun je slim mee omgaan, zodat er geen druk op je cashflow komt. Je betaalt de leverancier, de goederen worden geleverd, je verkoopt de producten en daarmee kan de financiering weer worden terugbetaald. Op deze manier hou je altijd je cashflow op peil.

De inkoop- of voorraadfinanciering bestaat in verschillende vormen:

• Doorlopende voorraadfinanciering zorgt dat je voorraad altijd op peil blijft en dan is een zakelijk krediet een goede oplossing. Dan neem je geld op als je het nodig hebt en betaal je alleen rente over het opgenomen deel.
• Ben je juist op zoek naar eenmalige inkoop- of voorraadfinanciering, kies dan voor een kortlopende zakelijke lening die je tijdelijk extra financiële ruimte geeft om te investeren in je voorraad. Je ontvangt een bedrag op je rekening waarmee je inkopen van je voorraden kunt doen. Dit bedrag is meestal gelijk aan de inkoopwaarde van de voorraad, maar kan ook lager zijn.

Bekijk bij voorfinanciering wel altijd goed met welke partij je in zee gaat en wat de voorwaarden van deze partij zijn. Denk bijvoorbeeld ook aan een vast rente- en aflossingsbedrag. Met variabele bedragen weet je niet waar je aan toe bent. Neem dit op in je bedrijfsprognoses en laat het een onderdeel worden van je totale proces.

Stroomlijn je betalingstermijnen

Hoe zorg je dat je met je leveranciers goede afspraken maakt, zodat je cashflow sterk blijft? Mocht je van voorfinanciering gebruikmaken voor je inkopen, probeer dan te zorgen voor het stroomlijnen van je betalingstermijnen. De lijn van betaling leverancier, goederen geleverd krijgen, verkoop producten en financiering (of rente en aflossing) terugbetalen moet strak verlopen.

Lees ook: Hoe bepaal je de juiste betaaltermijnen?

Zorg dan ook dat je aan het begin, de betaling aan de leverancier, goed regelt en daarmee ook de levering. Maak afspraken met je crediteuren. Zowel eerder als later betalen heeft zo zijn voordelen. Bij je leverancier eerder betalen heb je vaak het voordeel dat je kortingen kunt bedingen.

Afspraken met je leverancier over de inkopen, vallen altijd goed bij de partij waarmee je zaken doet. Ook die houdt zijn cashflow nauwlettend in de gaten en heeft er belang bij dat facturen snel betaald worden - en je dus niet met openstaande facturen komt te zitten. De rekening binnen enkele dagen overmaken en in ruil daarvoor een paar procent korting ontvangen, is eigenlijk heel normaal.

Anderzijds kun je naast snel betalen als ondernemer juist proberen te bedingen dat je de betaaltermijn oprekt. Stel dat je de factuur in plaats van na 30 pas na 60 dagen hoeft te betalen. Dan heb je ineens 30 dagen meer financiële ruimte en werkkapitaal. Wees altijd open en communiceer met je leverancier waarom je dit voor jou belangrijk is.

Houd je betaaltermijnen in de gaten, beheer je cashflow overzichtelijk

Er zijn dus verschillende factoren om de doorloop van je inkopen en verkopen strak te regelen en daarmee je cashflow.

Over het algemeen is een dagelijks sterk cashflow management een goede stap die je controle geeft over je activiteiten. Dit geeft je namelijk inzicht in het vermogen van jouw onderneming om zowel op korte als lange termijn voldoende liquiditeit te hebben.

Mogelijk kom je gaandeweg tot de conclusie dat je geen voorfinanciering van je activiteiten meer nodig hebt, juist omdat je de processen gestroomlijnd hebt. Koppel alle systemen aan elkaar en bekijk 24/7 je cashflow. Agicap kan je daarbij helpen.