Hoe bepaal je de juiste betaaltermijnen?

Veel ondernemingen zijn rechtstreeks getroffen door de beperkende maatregelen rond de pandemie en zijn waarschijnlijk op zoek naar nieuwe manieren om hun business draaiende te houden. Mogelijk ligt de oplossing in het kijken naar en bepalen van de juiste betaaltermijnen. Het kan je helpen je verkoop te verbeteren en je cashflow doeltreffender te beheren. Maar dit geldt natuurlijk altijd: de tijd die jij aangeeft voor het voldoen van betalingen, kan gevolgen hebben voor je eigen cashflow.

Betalingstermijnen aanpassen aan je activiteit

De keuze van de betalingstermijnen voor een klant kan een impact hebben op je verkoop. Gaat het om B2C, Business-to-Consumer, vraag je allereerst af welke betalingswijzen je klanten verwachten, zoals een overschrijving, betaling met creditcard of anderszins. Je dient je ook af te vragen welke betalingswijzen het meest geschikt zijn voor de aard van je onderneming. Zoek eerst en vooral uit welke betaalmethoden in jouw sector algemeen beschikbaar zijn.

Werk je binnen e-commerce, dan is het handig om betaling met iDeal of creditcard als prioriteit in te stellen. Het zijn de twee populairste manieren van betalen onder Nederlandse consumenten die bij webwinkels kopen. Om je kopers genoeg keuze te geven, is het beter om nog twee andere betaalmethoden toe te voegen: bijvoorbeeld PayPal of bij hele grote bedragen een betaling in termijnen.

B2C loopt voorop bij B2B: er zijn veel betaalmethoden waarmee de consument met een paar muisklikken kan betalen én jij als verkoper ontvangt het bedrag bijna onmiddellijk. B2B-bedrijven doen er dus goed aan hun betalingen te digitaliseren. Dit kan bijvoorbeeld door een betaalmethode met creditcard te integreren in de website, maar ook in facturen. Je kunt tegenwoordig met verschillende tools betaallinks genereren en die rechtstreeks in je facturen en offertes opnemen. Jouw klant hoeft alleen maar te klikken en zijn creditcardgegevens in te vullen op een beveiligde betaalpagina.

Een tool om alles realtime te volgen

Kies een oplossing die een duidelijke en intuïtieve interface biedt om de betalingen in realtime te volgen. Dit is van essentieel belang om een goed zicht te hebben in je beschikbare liquide middelen, en zo je cash management te optimaliseren. Je hebt dan ook toegang tot waardevolle informatie. In sommige gevallen kunt je zelfs de reden achterhalen van mislukte betalingen (bijvoorbeeld limiet bereikt, betaling geweigerd door de bank, onjuiste kaartgegevens, etc.). Zo kun je je klanten doeltreffender benaderen, bijvoorbeeld door een betalingsverzoek per e-mail of sms te sturen. Op die manier win je omzet terug die anders verloren zou zijn gegaan.

Als je zowel een fysiek verkooppunt als een onlinewinkel hebt, is een omnichannelbetaaloplossing misschien iets voor je. Je krijgt niet alleen een betalingsmodule om op jouw e-commercesite te installeren, maar ook betaalterminals voor jouw klanten in de fysieke winkel.

Afspraken maken voor de juiste betaaltermijnen

Nu komt het: voor B2B ondernemingen onderling gaat het vaak simpelweg om scherpe afspraken maken over de juiste betaaltermijnen. Er is daarom geen hapklaar antwoord, maar we hebben wel tips die je kunnen helpen.

Tips bij het maken van afspraken

• Ga er met klanten over in gesprek. Zorg daarmee dat de betalingen altijd op tijd binnenkomen.
• Leg de betalingstermijnen altijd vast in je voorwaarden.
• Bij grote, vaste klanten zou je kunnen denken aan een korting bij snelle betaling. Hoewel je iets inlevert, krijg je er ook zekerheid voor terug: je weet precies wanneer je het bedrag ontvangt.
• Zorg ook voor actief debiteurenbeheer en neem daarvoor bijvoorbeeld een ochtend in de week. Hou in de gaten welke facturen er uitstaan en wanneer de vervaldatum is.

De Cash Conversion Cycle

In het bedrijfsleven is het gebruikelijk om betalingen die jij doet en factuurbetalingen die jij binnen moet krijgen op elkaar af te stemmen door het berekenen van de Cash Conversion Cycle (CCC). Dat is een meeteenheid die aangeeft hoeveel tijd een onderneming nodig heeft om aangekochte en geproduceerde goederen om te zetten in liquide middelen. Een optimale Cash Conversion Cycle leidt tot meer cash tegen lagere kosten.

Bij de Cash Conversion Cycle neem je allereerst de DSO-ratio. De DSO-ratio het gemiddeld aantal dagen voordat een bedrijf een factuur betaald krijgt nadat een dienst of product geleverd is. Dat tel je op bij de Days Inventory Outnstanding (DIO): het gemiddeld aantal dagen dat een bedrijf zijn voorraad ‘in huis’ heeft voordat het wordt verkocht. Daarna trek je de DPO ervan af: het gemiddeld aantal dagen voordat een bedrijf zijn leveranciers betaalt.

Het eerste deel van de berekening (DSO + DIO) laat zien hoe lang een bedrijf moet wachten totdat de facturen zijn betaald. Het tweede gedeelte geeft aan hoeveel dagen de onderneming zelf krijgt om zijn leveranciers te betalen.

De Cash Conversion Cycle is dus een prima methode om te bepalen hoe je de juiste betaaltermijnen bepaalt.

Centraliseer en actualiseer je cashflow

Binnen B2C hadden we al het advies om een oplossing te kiezen om alles realtime te volgen. Ook B2B ondernemingen kunnen dit doen. Volg je facturen op de voet om risico's te voorkomen en voer een nauwkeurig incassoproces uit dat is aangepast aan de verschillende situaties die je kunt tegenkomen. Ook kun je vastgelegde facturen visualiseren en je inningsproces automatiseren. Door je cashflow te centraliseren en actualiseren, kan jouw bedrijf beter presteren.