Focus houden op je exploitatiekosten, zo doe je dat

Met een goed bedrijfsplan kom je als ondernemer verder. Daarvoor maak je een exploitatiebegroting. Maar eerst zet je al je exploitatiekosten op een rij. In deze blog meer over de exploitatiekosten en hoe een duidelijk overzicht daarvan je verder kan helpen.

Wat zijn exploitatiekosten?

Exploitatiekosten zijn alle kosten die je (dagelijks) maakt om je onderneming te runnen. Het gaat in feite om alle onkosten die binnen de onderneming worden gemaakt, bijvoorbeeld de kosten voor het personeel, huisvesting, brandstoffen en het onderhoud van en afschrijving op machines en apparaten. Deze kosten zijn het gevolg van de operationele activiteiten van een bedrijf, ofwel activiteiten in het kader van de dagelijkse bedrijfsvoering.

Exploitatiekosten worden ook vaak gekoppeld aan het bezitten van onroerend goed. In deze blog is de betekenis dus breder.

Soorten exploitatiekosten

Hieronder volgen de verschillende soorten exploitatiekosten:

Afschrijvingskosten

De kosten van afschrijvingen zijn kosten voor de waardeverminderingen van je bedrijfsmiddelen. De Belastingdienst zet alle bedrijfsmiddelen op vijf jaar. Dat betekent dat de fiscus er vanuit gaat dat bedrijfsmiddelen vijf jaar meegaan, met uitzondering van goodwill en gebouwen. Je bepaalt de jaarlijkse afschrijving door de aanschafprijs min de restwaarde te nemen dat te delen door vijf (jaar).

Huisvesting en gebouwen

Ben je eigenaar van een bedrijfs-onroerend goed, een kantoorpand of bedrijfsruimte (of -terrein), dan maak je daarvoor verschillende kosten. Dat verschilt per business en sector. In het algemeen maak je kosten die grofweg verdeeld zijn in:

• de vaste kosten voor rente, belasting, verzekering en afschrijving.
• energiekosten
• onderhoudskosten
• administratieve kosten (zoals contracten, verhuurkosten, klachtenafhandeling)
• algemene kosten (kantoorkosten, verzekeringen, abonnementen, internet e.d.)
• specifieke bedrijfskosten (bijvoorbeeld bewakingskosten)

Personeelskosten

Je personeelskosten zijn de lonen, premies, verzekeringen en vakantiegeld voor je werknemers. Andere personeelskosten zijn er bij het inhuren van je personeel via een uitzendbureau. In de exploitatiekosten kun je het inschakelen van freelancers (zelfstandigen) onder kosten inhuur diensten van derden plaatsen in de rubriek algemene beheerskosten.

Vervoer- en transportkosten

Bij een auto van de zaak kun je kosten als wegenbelasting, verzekering, brandstofkosten, parkeerkosten en onderhoud opnemen. Voor een leaseauto zijn er andere regels, bijvoorbeeld de bijtelling.

Bankkosten

Bankkosten maak je voor je zakelijke rekeningen en daarbij behorende zaken als internetbankieren en de bankpas en rentekosten bij een bedrijfslening.

Marketingkosten

Hierbij gaat het om kosten voor reclame en advertenties, maar ook om het ontwikkelen van een logo en site. Eigenlijk kun je hier

Maak een exploitatiebegroting

In een exploitatiebegroting staat welke omzet je minimaal moet halen om de kosten te dekken en winst te maken. Als je de exploitatiekosten goed in kaart hebt, kun je een begroting maken die handig is voor jouzelf maar ook voor externe financiers zoals banken of investeerders. De exploitatiebegroting is een onderdeel van het financieel plan.

Een exploitatiebegroting is belangrijk omdat je ermee kunt beoordelen of je geen verlies maakt of gaat maken. Begin je met je onderneming dan kun je de omzet berekenen door een schatting van het aantal klanten of producten en diensten te maken maal gemiddelde verkoopprijs. Ben je al wat verder met je bedrijf, dan is het verstandig regelmatig bij te sturen op de begroting. Zijn je exploitatiekosten bijvoorbeeld te hoog ten opzichte van je inkomsten, dan kun je je koers wijzigen.

Vijf stappen voor een exploitatiebegroting volgens De Kamer van Koophandel

1. Omzet bepalen voor 3 jaar Maak een inschatting welke omzet je de komende 3 jaar verwacht en vermeld wat je per jaar verwacht. 2. Bepaal de inkoopwaarde Wat is de inkoopwaarde van je producten en diensten en trek deze van de omzet af. Zo bepaal je de brutowinst. 3. Bepaal je bedrijfsresultaat Hier komen je exploitatiekosten terug. Alle zakelijke kosten die je in je bedrijfsvoering maakt, tel je bij elkaar op. Trek dat getal af van de brutowinst en je hebt het bedrijfsresultaat, ofwel de winst vóór belastingen. 4. Trek de belastingen af Trek van het bedrijfsresultaat de inkomstenbelasting en de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering af. 5. Bereken de nettowinst Als je dat gedaan hebt, kom je uit op de nettowinst.

Houd overzicht

Terug naar de exploitatiekosten. Een eenvoudige manier om al deze informatie over de dagelijkse kosten van je bedrijf bij de hand te hebben, is het ook echt dagelijks bijhouden.

Als de kosten van jaar tot jaar sterk variëren - vooral als de kosten stijgen - zullen investeerders graag een toelichting krijgen. Als je dan al gedetailleerde gegevens hebt, kan dat je helpen om bepaalde trends te zien en mogelijk een andere koers te gaan varen. Het bieden van dergelijke verklaringen en het vinden van oplossingen wordt tegenwoordig steeds eenvoudiger, met digitale hulpmiddelen en programma’s.

Agicap kan je hierbij helpen je bedrijf te laten groeien en gezond te houden. Als cashflow management met Agicap implementeert, hou je goed overzicht over je kosten versus je omzet en inkomsten en maak je veiligere keuzes.