Dit is waarom je orderafhandeling goed moet regelen

Orderafhandeling behelst het ontvangen en goedkeuren van orders, het op tijd transporteren van bestellingen en het innen van betalingen. Dat goed laten verlopen vergt veel organisatie, maar is essentieel voor je bedrijf.

Wat is orderafhandeling?

We spreken in plaats van orderafhandeling steeds meer van fulfilment. Orderafhandeling of fulfilment staat voor de processen die zich richten op het afhandelen en verwerken van de opdrachten die voortkomen uit klantcontact. Het is het hele proces vanaf het moment dat een order binnenkomt in het backoffice-systeem tot aan het bezorgmoment bij de klant.

Orderafhandeling vormt de kern van elk commercieel bedrijf. Met name door de grote groei van e-commerce in de laatste twee decennia is er grote behoefte aan snelheid in het proces van orderafhandeling. Consumenten zijn steeds veeleisender en wil een besteld product het liefst vandaag nog in huis én het moet in goede staat zijn. De manier waarop jouw bedrijf orders afhandelt, heeft directe gevolgen voor het financiële succes, de loyaliteit van klanten en het imago van je onderneming. Een goed lopend orderafhandelingsproces is dus essentieel.

Waar je op let bij orderafhandeling

Er zijn hierbij een aantal belangrijke dingen om op te letten:

1. Als eerste is het belangrijk dat je systemen goed aan elkaar koppelt. Hoeveel producten koop je in?

2. Daarna de ontvangst van de goederen en producten die je in je warehouse of magazijn (waar je voorraden en goederen opslaat) ontvangt.

3. Vervolgens boek je ze in en registreer je ze en slaat ze op de juiste plaats in het magazijn op. Ze krijgen een speciaal registratienummer, zodat zowel de medewerker als de klant het product precies weet te vinden. Verschillende producten hebben als het om het opslaan gaat ook een verschillende behandeling nodig.

4. Als een order binnenkomt, gaat de volgende stap in werking. Het ordersysteem van de klant loopt dan naadloos door naar het systeem van je warehouse (waar je voorraden en goederen worden opgeslagen).

Het magazijn zorgt dat de juiste producten die zijn besteld worden verzameld en verzendklaar worden gemaakt.

5. Is het product klaar voor verzending, dan kan het naar de vervoerder, bijvoorbeeld een pakketdienst, waarmee je een overeenkomst hebt gesloten voor het bezorgen van je producten.

6. Ook de rapportage is van belang. In je systeem heb je met accurate rapportages altijd inzicht in de voorraad, het aantal verzonden producten, het aantal retouren, de gemaakte kosten en uiteraard het leukste: de omzet. Reken erop dat klanten regelmatig producten retourneren.

Orderafhandeling automatiseren en uitbesteden

Het is eigenlijk overbodig om te zeggen dat het proces van orderafhandeling in grote mate geautomatiseerd is. Door de snelle technologische ontwikkelingen en de veeleisender wordende klant kun je het je niet permitteren om traag te reageren op een klantorder. Daarnaast is automatisering dé uitkomst om overzicht te houden op het gehele proces van inkoop, bestelling, afhandeling en financiële administratie.

Uitbesteden van je orderafhandeling of fulfilment is een belangrijke stap. Er zijn verschillende zeer gespecialiseerde bedrijven die dit aanbieden en die de verwerking van de orders van je onderneming van bestelling tot bezorging regelen. Het voordeel is dat je zelf meer tijd overhoudt om te ondernemen.

Uitbesteden van orderafhandeling is een optie als je bedrijf hard groeit en je voorraden en bestellingen meer moet gaan stroomlijnen. Soms groeit het proces van orderafhandeling bedrijven boven het hoofd, komen bestellingen later aan dan wordt beloofd, of neemt het aantal retouren toe.

Een andere reden kan zijn dat je meer personeel moet aannemen voor de orderafhandeling en daar geen (financiële) ruimte voor hebt.

Zo kunnen er tal van redenen zijn om fulfilment uit te besteden. Er zitten natuurlijk ook nadelen aan, waarvan de belangrijkste is dat je mogelijk minder overzicht op het gehele proces hebt.

Financieel overzicht houden

Voor welke optie je ook kiest bij e-commerce en orderafhandeling, voorop staat dat je de financiële kant strak in de gaten houdt. Want hoeveel sla je in en wat verwacht je te gaan verkopen? Het zijn misschien wel dé belangrijkste vragen die je je moet stellen.

De meest voorkomende strategie bij orderafhandeling is make-to-stock, waarbij je een schatting maakt van het aantal eenheden. Deze schatting wordt berekend met behulp van de economische wetten van vraag en aanbod. Met uiteraard altijd een kans dat de schatting te hoog of te laag was, omdat er bijvoorbeeld onverwachte omstandigheden zijn.

Een van de meetinstrumenten die bedrijven hanteren om snel te kunnen zien hoe het met de cashflow gaat en om financieel overzicht te houden, is de zogenaamde Days Inventory Outstanding (DSO). Dat is een belangrijke financiële ratio voor elk bedrijf met voorraad, zoals winkels, retailers en horecabedrijven. Het laat zien hoe snel een bedrijf voorraden in contanten en cash kan omzetten.

Automatiseer het beheer van je cashflow

Een flexibele orderafhandeling staat of valt met het naadloos aan elkaar koppelen van processen. Zijn mijn leveranciers op tijd, hebben klanten er vertrouwen in dat ik ze mijn producten op tijd lever?

Automatisering van allerlei systemen en ze aan elkaar verbinden is in deze tijd geen utopie meer. Ook de dagelijkse financiële ontwikkelingen van je bedrijf kun je eenvoudig digitaal in kaart brengen op dagelijkse basis.