Cashflow overzicht: definitie, hoe je er een maakt en wat je erover moet weten

Cash management en inzicht in je cashflow is niet altijd iets wat goed wordt opgepakt. Gelukkig hoeft het opstellen van een financieel overzicht geen tijdrovende klus te zijn, mits je weet waar je rekening mee moet houden. Wat een cashflow overzicht precies is en hoe je er een opstelt, leggen wij je hier uit.

Dit vind je in dit artikel:

Cashflow overzicht: Definitie

Een cashflow overzicht is een schema waarmee je alle transacties, zowel je ontvangsten als uitgaven, die hebben plaatsgevonden en nog zullen plaatsvinden, visualiseert. Het is bedoeld om te controleren en te anticiperen op wat je saldo de komende maanden zal zijn. Elke maand geven de totale uitgaven, verminderd met de totale inkomsten, het beschikbare saldo voor het begin van de volgende maand.

Om voldoende zicht te hebben, is het belangrijk om vooruit te kijken. Dit doe je met cashflowprognoses waarmee je 3 tot 12 maanden vooruit kunt kijken. Zo kun je beter anticiperen op de toekomst.

De waarde van het cashflow overzicht

Als je gewend bent je cashflow te beheren zonder gebruik te maken van een overzicht, vraag je je misschien af waarom je voor deze methode zou kiezen. We got you: hier vind je een aantal voordelen die je eruit kunt halen.

• Anticipatie. Het belangrijkste voordeel van een cashflow overzicht is te voorspellen wat je cashflow in de komende weken en maanden zal zijn, zodat je potentiële cashflow problemen van tevoren kan spotten. Voorzie je bijvoorbeeld nu al dat er in mei weinig geld binnen zal komen, maar staat er wel een grote uitgave gepland vanwege een investering die je van plan bent te doen? Dan zou je er nu al voor kunnen kiezen om je beslissingen te heroverwegen.

• Een voordeel bij het onderhandelen met de bank. In jouw cashflowprognose heb je wellicht begrepen dat je bedrijf over drie maanden waarschijnlijk geen liquide middelen meer zal hebben. Om solvabel te blijven, kan je ervoor kiezen een lening af te sluiten bij de bank. Voordat de bank een lening uitgeeft, zal er kritisch worden gekeken naar de financiële gezondheid van je onderneming. De bank wilt zekerheid dat de lening uiteindelijk ook kan worden terugbetaald. Met een gedetailleerd overzicht maak je het jezelf makkelijker om de bank hiervan te overtuigen.

• Als je naar de afspraak gaat met een goed opgestelde cashflowprognose die je cashflowbehoeften correct weergeeft, vergroot je de kansen op succes. De bank heeft niet alleen een beter beeld, maar een volledige prognose kan hem ook bewijzen dat je de financiële zaken goed onder controle hebt.

• Je kan meerdere prognoses voor verschillende scenario's maken. Door je cashflow overzicht te dupliceren,kan je vrij gemakkelijk verschillende scenario's maken door één of meer parameters te wijzigen. Je overzicht wordt dan echt een middel om betere strategische beslissingen te kunnen maken. Als je bijvoorbeeld wilt weten of het verstandig is om volgende maand een grote aankoop te doen, kan je deze hypothese testen in het "optimistische", "pessimistische" of "waarschijnlijke" scenario. Van daaruit kun je de door jouw tabel berekende resultaten vergelijken om een idee te krijgen en te beslissen of je de investering al dan niet kunt veroorloven.

Het cashflow overzicht: zo maak je er een

Als je een cashflow overzicht wilt opstellen, zijn er verschillende stappen die je moet volgen:

1. Creër een tabel met een aantal kolommen gelijk aan het aantal maanden dat je jouw cashflow wenst te volgen.

2. Zodra dit is gebeurd, voeg je het beginsaldo toe(het bedrag dat aan het begin van de eerste maand beschikbaar is). Met deze waarde kan je de cashflow tabel beginnen.

3. Vervolgens maak je een inventaris van de transacties van je onderneming. Voor de duidelijkheid hebben wij deze taken in tweeën gesplitst: door het stap voor stap te doen, zal je gemakkelijker je weg vinden en zo fouten vermijden.

Stap 1. Inventariseer de ontvangsten

Laten we beginnen. We kijken eerst naar alle ontvangsten van jouw onderneming. We dachten dat een beetje hulp wel handig zou zijn, wat ons leidt tot de volgende lijst. Het is slechts een deel waar je rekening mee moet houden, maar het behandelt wel de meeste ontvangsten waarvan een onderneming kan profiteren, wat ook kan helpen voor jouw onderneming.

• Facturatie aan en ontvangsten van je klanten
• (kortlopende) leningen bij bijv. de bank, fondsenwerving etc.
• Subsidies en diverse steunmaatregelen
• Kapitaalverhoging (nieuwe partner bijvoorbeeld)
• Eventueel btw-tegoed (in de veronderstelling dat de af te trekken BTW hoger is dan de geïnde btw)

Stap 2. Maak een lijst van uitbetalingen

Zodra je de eerste stap hebt voltooid, herhaal je het proces voor je uitgaven. Een onderneming genereert allerlei kosten. Het is daarom belangrijk om ze te herkennen. Hier volgen enkele voorbeelden van uitgaande betalingen waaraan je onderneming onderworpen is of kan zijn:

• Aankopen en leveranciersschulden
• Betaling van salarissen
• Rentebetalingen (leningen, rekening-courantkredieten, enz.)
• Huur
• Water- en elektriciteitsrekeningen
• Internet-, mobiele en diverse software-abonnementen
• Belastingen (vennootschapsbelasting, te betalen BTW, enz.)
• Budget voor marketing en communicatie
• Reiskosten

Stap 3. Maak een schatting van toekomstige cashflow

Zodra je jouw transacties hebt geïdentificeerd, moet je de bedragen zo precies mogelijk schatten. Terwijl je voor sommige de exacte waarde zal kunnen vinden (bv. huur), zal je voor andere schattingen moeten maken, aangezien je geen gedachtelezer bent. Zodra je de tabel met de verschillende prognoses hebt ingevuld, kan je jouw saldo aan het einde van de maand afleiden en dus ook het saldo aan het begin van de volgende maand (dat hetzelfde is).

Download de template en begin direct me het opstellen van je cashflow overzicht.

Te vermijden fouten

Het opstellen van een cashflow overzicht is niet complex. Afhankelijk van de activiteiten van je onderneming zijn er verschillende elementen om rekening mee te houden. Maar let op: de input die je ingeeft, bepaalt hoe je overzicht eruit komt te zien. Zorg er daarom voor dat je deze fouten bij het maken van je cashflow prognose vermijdt:

• Geen rekening houden betalingstermijnen. Dit is de meest voorkomende fout die moet worden vermeden. Een verkoop in maart betekent bijvoorbeeld NIET dat je het geld in maart zal ontvangen. Je hebt misschien een betalingstermijn van 60 dagen gegeven, waardoor de afwikkelingsdatum in mei valt! Stel je dus voor dat je in maart een grote aankoop hebt gepland en verwacht in die tijd betaald te worden. Als je cashflow niet sterk genoeg is om de klap op te vangen, kan je in een moeilijke situatie terechtkomen.

• Wachten tot je in het rood staat om je cashflow overzicht op te stellen. Roodstand is geen aangename situatie voor je onderneming. Beginnen met het opstellen van een overzicht wanneer je al met cashflowproblemen kampt, zal je problemen niet oplossen. Als je het opstellen van een overzicht uitstelt tot morgen, kan het zijn dat je op een bepaald moment tegen de muur staat: dan ben je dus al te laat.

• Kom niet in de verleiding om te overdrijven. Als je in de verleiding komt om steeds meer uit te geven omdat je cashflow goed is en je prognoses optimistisch, houd dan in je achterhoofd dat er een keerpunt kan komen. Dus, voordat je een investering doet, vraag jezelf af:

- Is het echt nodig op dit moment? - Wat is de ROI van de investering?

Vergeet niet dat een investering je minstens evenveel moet opbrengen als de oorspronkelijke prijs. Ook als je geld in reserve hebt, is dat helemaal niet erg! Beschouw het als een noodreserve die zeer nuttig kan zijn in geval van nood.

• Niet voorzichtig zijn

Het overschatten van de omvang van je onderneming en het stellen van onmogelijke verkoopdoelstellingen kan funest zijn. Het kan ertoe leiden dat je prognoses niet meer in overeenstemming zijn met de werkelijke situatie.

• Je overzicht niet regelmatig bijwerken

Het is belangrijk dat je overzicht altijd up-to-date is. Zorg er dus voor dat je jouw cashflowprognoses bijstelt om te voorkomen dat je in de problemen komt omdat je prognoses te ver afwijken van de werkelijkheid.

• Geen rekening houden met seizoensinvloeden

Een onderneming waarvan het activiteitsvolume schommelt naar gelang van de periode van het jaar, heeft gedurende het jaar transacties die uiteen kunnen lopen: een aanzienlijke daling van je verkopen tijdens een bepaalde periode is niet noodzakelijk synoniem met een gelijktijdige daling van je uitgaven.

Hoe moeten de verschillende transacties worden geanalyseerd?

Door regelmatig een cashflow audit uit te voeren, kun je snel de financiële gezondheid van een onderneming beoordelen. De kasstroom wordt over het algemeen positief (de onderneming ontvangt meer geld dan zij uitgeeft) of negatief (de onderneming geeft meer uit dan zij ontvangt) genoemd.

Positieve cashflow Een positieve cashflow geeft aan dat een onderneming in een bepaalde periode meer cash binnenkrijgt dan er uitgaat. In theorie is dit een ideale situatie. Met het overschot aan gegenereerde liquide middelen (uit operaties bijvoorbeeld) kan de onderneming dit overschot herinvesteren om te groeien, besluiten aandeelhouders te belonen of schulden af te lossen.

Bedenk dat een positieve cashflow niet noodzakelijk tot winst leidt. Je onderneming kan winstgevend zijn zonder een positieve cashflow te hebben, en je kan een positieve cashflow hebben zonder winst te maken.

Negatieve cashflow Is je uitgaande cashflow groter dan je binnenkomende cashflow gedurende een bepaalde periode? Dit betekent dat er een negatief is. Geen paniek: een negatieve cashflow hoeft er niet op te wijzen dat je op middellange of lange termijn een tekort hebt. Integendeel, het kan het gevolg zijn van belangrijke beslissingen die enige tijd geleden zijn genomen om je onderneming uit te breiden of in je groei te investeren.

Als je daarentegen gedurende verschillende boekhoudkundige perioden na elkaar een scheve verhouding ziet tussen je uitgaven en inkomsten, dan moet je actie ondernemen om het saldo zo snel mogelijk om te buigen.

Op basis van deze informatie kan een investeerder bijvoorbeeld besluiten dat een onderneming met een onregelmatige cashflow te riskant is om in te investeren, of dat een onderneming met een positieve cashflow klaar is om te groeien.

Verschil tussen cashflow overzicht en een financieel overzicht

Het financieel overzicht: terugblik op het verleden Dit overzicht kan door een interne medewerker van de onderneming worden opgesteld en moet alle financiële bewegingen voor de geanalyseerde periode bevatten. De constructie van een dergelijke tabel vereist dan ook uiterste precisie om geen enkel element te vergeten.

De cashflowprognose: vooruitkijken naar de (nabije) toekomst Het opstellen van een cashflowprognose is relevant als je jouw strategie wilt (her)definiëren of als je overweegt je bedrijfsplan te (her)definiëren. Je begint met het berekenen van je cashflow, op basis van realtime data uit je transacties. Vervolgens maak je prognoses aan de hand van deze data - en wat je al hebt gepland of verwacht te gaan doen.

Gebruik de tips uit deze blog en start vandaag nog met het maken van een realistisch cashflow overzicht. Overzicht nu, betekent inzicht in de toekomst.