Cashflow management in Excel: een gratis template om je hierbij te helpen

Het beheer van de cashflow is een essentieel element voor een onderneming, ongeacht de grootte of sector waar het zich in bevindt. Helaas gaat elk jaar een groot aantal kleine en middelgrote ondernemingen failliet als gevolg van slecht cashflow beheer in Excel. Maar dit is te voorkomen: met de juiste tools voor cashflow beheer en effectieve methodes, is het mogelijk potentiële problemen te zien aankomen voordat het je onderneming schade kan toebrengen.

In dit artikel:

Gratis cashmanagement template in Excel

Wil jij je cashflow betere managen? Dan hebben wij een template voor je wat jou daarbij zal helpen. Klik hieronder op de afbeelding en download ‘m direct! Dan vertellen we je daarna hoe je de template kan gebruiken.

Hoe gebruik ik het Excel-template voor cashflow management?

Het invullen van de tabel is niks ingewikkelds. Allereerst vul je al je beschikbare liquiditeit in aan het begin van de eerste maand. Vervolgens laat je hier je toekomstige transacties zien: ontvangsten (facturen van klanten, subsidies, enz.) en uitgaven (salarissen, te betalen leveranciers, huur, enz.). Wees voorzichtig, let bij het invoeren van je transacties op de betalingstermijnen als die er zijn.

Je cashflow dagelijks beheren in Excel

Voordat we verder gaan, is het belangrijk te weten waar je het over hebt. En wat is beter dan wat tekst en uitleg?

Cashflow overzicht in Excel: definitie

Eenvoudig gezegd is een tabel voor het beheer van de cashflow een instrument waarmee je de cashflow van je onderneming dag na dag, week na week, kan volgen op basis van verrichte en toekomstige transacties (te innen klantenfacturen, te betalen leveranciersfacturen, enz.).

Waarom je cashflow monitoren?

Als je deze regels leest, ben je misschien sceptisch over het nut van een dergelijk systeem. Wij zullen uitleggen waarom het een uiterst relevant instrument is en hoe het je kan helpen de cashflow van je onderneming beter te beheren.

• Anticipatie. Bent je het zat om onverwachts te maken te krijgen met cash tekorten? Zeg maar niets meer, de oplossing is hier. Dankzij de prognoses die je kan maken met de Excel-kasstroomtabel, weet je op voorhand wanneer je met kastekorten te maken kan krijgen.

• Gemoedsrust. Misschien houd je de cashflow bij door wat berekeningen in je hoofd te maken of op papier? Door deze informatie uit je hoofd te wissen, kan je je concentreren op de meest strategische missies en de toekomst met meer sereniteit tegemoet zien.

• Besluitvorming. Als je erin slaagt perioden van hoge activiteit te scheiden van perioden van lage activiteit, heb je een groot voordeel: de luxe dat je de verschillende acties die je in de toekomst wilt ondernemen, kunt afwegen en vergelijken. Wil je in juli investeren in een dure machine? Vertoont je cashflowprognose voor deze maand tekenen van zwakte? Dan is het misschien verstandiger om de aankoop uit te stellen tot de volgende maand. En tegelijkertijd een oplossing vinden voor je kastekort voordat dat het probleem groter wordt. Op die manier sla je twee vliegen in een klap!

• Toegang tot financiering. Of je nu een startende ondernemer bent of de manager van een bedrijf dat al op de rails staat, je zal zeker minstens één keer met een bankier te maken krijgen: verzoek om een lening, een debetstand, enz. De situaties kunnen sterk uiteenlopen. Om te bepalen of je verzoek al dan niet moet worden ingewilligd, is de redenering simpel: : "Zal deze onderneming in staat zijn haar schuld terug te betalen wanneer de tijd daar is? Door aan te tonen dat je jouw cashflow op een eenvoudige EN toekomstgerichte manier opvolgt, verhoogt je jouw kansen op een succesvolle overeenkomst. Als je bovendien een realistische cashflowprognose voorlegt, ben je op de goede weg.

Excel gebruiken om je cashflow te beheren

Excel wordt door veel bedrijven gebruikt voor verschillende doeleinden en is een goede manier om je cashflow te beheren. Ten eerste omdat Excel al best lang bestaa. Ja, je leest dat goed! De software is al enkele jaren op de markt en is in de loop van de tijd herhaaldelijk bijgewerkt, zodat err geavanceerde functies zijn. Excel is ook een relatief krachtig instrument dat geavanceerde gegevensmanipulatie mogelijk maakt: sorteren, grafieken, berekeningsformules... Zoveel mogelijkheden die een papieren cashmanagement systeem niet biedt. Op dezelfde manier is het mogelijk om de resultaten van je analyses in beeld te brengen, ook al is het niet altijd gemakkelijk om de gewenste weergave te verkrijgen. Maar pas op: als je het niet onder de knie hebt, kan Excel al snel een bron van fouten en tijdverspilling worden, vooral als je met meerdere personen de cashflow van de onderneming bewaakt. Gelukkig zijn er op het internet veel hulpmiddelen te vinden voor het geval je een eenvoudiger en meer automatisch beheer van je cashflow wilt opzetten.

Dagelijks cashmanagement met Excel: onze tips

Aangezien geld de levensader van elke onderneming is, moet je hier goed mee omgaan. Maar in tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is het geen "vaste" discipline: één keer aan het begin van de maand je cashflow analyseren en er pas 30 dagen later op terugkomen, is niet voldoende. Cash evolueert, is mobiel en moet als zodanig op regelmatige basis worden beheerd. Het gaat echter niet vanzelf, en als je jouw Excel-overzicht slechts af en toe bijwerkt, wordt het risico dat je in een onverwachte en onaangename situatie terechtkomt vertienvoudigd. Gelukkig zijn er verschillende tips die je kunnen helpen dit te voorkomen:

• In de eerste plaats moet je er een gewoonte van maken je kasstroom dagelijks te controleren: ontvangsten en uitgaven van liquiditeit moeten nauwlettend in het oog worden gehouden. Door je Excel-bestand regelmatig bij te werken, zou je hier niet meer dan 5 minuten per dag aan moeten besteden.
• Afhankelijk van je sector moet je altijd rekening houden met de betalingstermijnen: van jouw kant moet je ervoor zorgen dat je financiën niet in gevaar komen wanneer je betaalt. Wat de klanten betreft, laat een factuur niet langer openstaan dan de overeengekomen termijn. Mocht dit toch gebeuren, aarzel dan niet om zo snel mogelijk contact met hen op te nemen om te informeren naar de situatie.
• Cash management is nooit "af"! Zie het als een doorlopende taak. Door iteratie (en afhankelijk van de veranderingen die je waarneemt) zullen je prognoses steeds nauwkeuriger worden.

Download ons template en zie hoe je eenvoudig overzicht kan krijgen.

Voorbeeld van cashmanagement in Excel

Om alles wat gezegd is uit te leggen, volgt hier een klein concreet geval dat je in staat zal stellen het hulpmiddel beter te begrijpen. Laten we het voorbeeld nemen van meneer Janssen,, vakman en bedrijfsleider. Hij weet dat zijn cashflow aan het begin van de maand € 1.000 bedraagt, wat hij in het fluorescerende gele vakje invoert. Van daaruit begint hij zijn tabel in te vullen, zodat die eruitziet als op de afbeelding hieronder.

Aangezien meneer Janssen probeert zijn beschikbare liquide middelen voor eind januari te bepalen, moet hij het volgende doen:

• Identificeer de ontvangsten en uitgaven van de maand. Facturen, onkostennota's, belastingen, huur, subsidies... Alles moet op een duidelijke en leesbare manier vermeld worden.
• Vul de gegevens in de tabel in en let daarbij op de datum van de betalingen.
• Controleer of alle kasstromen gekoppeld zijn aan januari. Het kan niet vaak genoeg worden herhaald, maar let goed op de betalingstermijnen.
• Dan berekent de tool automatisch de cashflow op het einde van de maand. Je hoeft alleen maar de nodige conclusies te trekken voor de goede werking van je onderneming!

Welke alternatieven voor Excel

Excel is goed, maar vaak tijdrovend en niet per se erg interessant. Vooral omdat het niet de gemakkelijkste software is om te leren en niet erg "visueel" is. Als je grafieken wilt om de situatie te illustreren, zal je de geavanceerde functies moeten gebruiken, en als je er niet erg vertrouwd mee bent, zal je er uiteindelijk tevergeefs mee worstelen.

Als je op zoek bent naar alternatieven, zijn er verschillende mogelijkheden die wij hier voor je in detail hebben beschreven.

Boekhoudsoftware

Zoals de naam al doet vermoeden, zijn deze instrumenten in de eerste plaats bedoeld om de boekhouding van je onderneming te regelen. Bovendien bieden sommige boekhoudpakketten een module voor cashmanagement. Het nadeel van deze boekhoudkundige instrumenten is tweeledig: Enerzijds vereisen zij over het algemeen dat je vertrouwd bent met bepaalde boekhoudkundige concepten. Bovendien is de boekhoudkundige woordenschat betrekkelijk ingewikkeld, wat voor verwarring kan zorgen. Bovendien zijn deze instrumenten over het algemeen vrij tijdrovend. Tenslotte is de boekhouding in de eerste plaats gericht op de analyse van het verleden, niet van het heden of de toekomst. Je kan ze inderdaad uitrusten met extra modules om de cashflow te beheren, maar dit is niet de kern van het instrument.

Agicap

Sterk geautomatiseerde software voor kasstroombeheer en -prognoses voor kleine en middelgrote ondernemingen. Geen lange en vervelende gegevensinvoer meer: vertrouw op algoritmen om tijd te besparen en een realistischer cashflowmonitoring te produceren. Het resultaat? Duidelijke, gemakkelijk te lezen grafieken met nauwkeurige prognoses, waardoor u met een geruster hart naar de toekomst kunt kijken.

Conclusie

Prognoses zijn goed, een dagelijks evoluerende methode voor het beheer van liquide middelen is beter! Of je nu een Excel-spreadsheet gebruikt of een gespecialiseerde oplossing zoals Agicap, door je cashflow dagelijks te beheren, kan je jouw onderneming beter beheren, zonder dat je bang hoeft te zijn om voor onaangename verrassingen te staan!