Entretien de recadrage : comment bien le mener ?

Un salarié peut, dans certaines circonstances, se voir convoqué à un entretien de recadrage par son supérieur hiérarchique ou le dirigeant de l’entreprise. De quoi s’agit t-il réellement ? Comment mener l’échange ? De quelle manière aborder les questions ? Nous vous éclairons sur cette pratique délicate mais pourtant nécessaire dans certains cas.

Entretien de recadrage : définition

En entreprise, un entretien de recadrage peut être défini comme une rencontre entre un employé et son supérieur suite à une faute ou à un écart au règlement (comportement, retards répétés…). Le terme recadrage renvoie au fait que lors de son arrivée dans l’entreprise, la personne a déjà été mise au courant des règles qui régissent l’entreprise. Le non respect de ces dernières entraîne donc parfois le besoin de remettre les choses au clair.

C’est généralement le manager qui décide d’organiser cet entretien avec un membre du personnel en se basant sur des faits et non pas sur une simple impression !

Entretien de recadrage : les erreurs à éviter

Puisqu’il n’est pas commun dans toutes les entreprises de réaliser ce genre de rencontres, les dirigeants ou managers ne sont pas forcément bien formés à cet exercice et les erreurs peuvent vite le rendre inutile. Voici une petite liste des principales bévues à ne pas commettre :

• Ne pas organiser d’entretien de recadrage alors qu’il est nécessaire ! Souvent considéré comme négatif (aussi bien par le manager que par l’employé), l’entretien de recadrage nécessite un temps d’échange en face à face que peuvent appréhender les deux parties. Il est plus facile de laisser les choses comme elle sont en espérant qu’elles s’arrangeront par elles-mêmes.
  Pourtant, le but d’un entretien de recadrage n’est pas (uniquement) de pointer les torts de l’employé et de le “disputer”.
  Par ailleurs, ne rien faire n’améliorera pas la situation : l’employé, qu’il soit conscient ou non de ses torts, va certainement continuer à agir de la même manière, et personne n’y gagnera.

• Confondre l’entretien de recadrage avec un entretien disciplinaire. Le but de l’entretien de recadrage est d’aboutir à une solution constructive (élaborée conjointement par le salarié et le manager) afin de régler le problème. Un entretien disciplinaire est pour sa part réservé aux cas plus graves comme les fautes lourdes ou pour un comportement inadapté qui aurait subsisté après un premier entretien préalable. Dans ce cas de figure, c’est une sanction qui en découle.

• Faire preuve d'agressivité à l’encontre du salarié visé est à proscrire. En tant que manager il est possible de faire savoir à la personne fautive votre mécontentement ou votre déception, sans pour autant les faire transparaître directement au cours de vos prises de paroles. Dans la mesure où cette rencontre doit permettre de poser les choses à plat, le calme est de rigueur. En maîtrisant vos émotions, vous serez plus à même de vous focaliser sur vos propos ainsi que sur ceux du salarié. En effet, le but n’est pas d’obtenir un entretien à sens unique : présentez les faits mais n’oubliez pas de laisser la parole à votre interlocuteur.

Les étapes d’un entretien de recadrage

Préparer la rencontre

Vous avez découvert ou avez été mis au courant d’un écart ou d’une erreur commise par un collaborateur et souhaitez organiser un entretien de recadrage directement ? Attention, prudence. Dans un premier temps, vous devez vous demander si la dérive nécessite une rencontre immédiate : l’erreur est humaine, et une simple bévue n'a pas forcément à se traduire par une rencontre immédiate.

S’il se trouve en revanche qu’il est indispensable d’organiser un entretien, il faut en amont structurer votre propos : comment allez vous aborder le sujet ? Que voulez vous globalement dire à la personne ? Qu’envisagez vous comme solution ? Quelles questions allez-vous poser ?
Si vous pensez que cela peut vous aider, n’hésitez pas à écrire vos principales idées clé ainsi que tous les points que vous désirez aborder. Il est également important que vous fassiez les recherches nécessaires pour avoir matière à discuter lors de la rencontre (missions de l’employé, horaires, avis de ses collègues…).

Prenez aussi la peine de déterminer le meilleur endroit pour la rencontre ; calme de préférence, afin d’éviter d’être interrompu.

Accueillir correctement le collaborateur

Une fois que le collaborateur aura été averti qu’il est convoqué à un entretien, il est probable qu’il l’associe à quelque chose de négatif et prépare donc des justifications, des arguments à faire valoir. Réservez lui un accueil cordial et montrez que vous êtes dans de bonnes dispositions pour échanger : téléphone éteint ou rangé, espace libre suffisant.
Afin de ne pas laisser planer le doute, annoncez lui dès le début la raison pour laquelle vous avez demandé à réaliser cette rencontre, ainsi que les objectifs de l’échange. Pour autant, rien ne sert d’afficher un visage fermé et d’opter pour un ton froid. Bien qu’on ne soit pas dans le cadre d’une sortie entre amis, un entretien de recadrage n’est pas non plus une commission disciplinaire. Restez donc neutre et si vous devez afficher des émotions de temps à autre pour “appuyer” vos dires, faites le avec modération !

Présenter les faits ainsi que leurs conséquences

Vous pouvez commencer par décrire les faits reprochés ainsi que les conséquences qui en ont découlé. Attention, vous êtes dans une situation de jugement de faits uniquement, il serait donc inapproprié de mettre sur la table des éléments n’étant pas directement raccrochés à l’erreur du collaborateur. Contentez-vous de lui expliquer calmement en quoi il a commis un écart, et dans quelle mesure l’activité de l’entreprise a été impactée, tout en restant courtois. Si vous commencez à porter une accusation, vous ne ferez pas avancer la discussion et l’entretien commencera sur de mauvaises bases. En effet, le but est de faire prendre conscience au collaborateur de son erreur, afin qu’il se responsabilise et capitalise sur cette dernière.

Ecouter ce qu’a à dire le collaborateur

Une fois que vous avez planté le décor de l’échange et décrit les faits, invitez votre collaborateur à s’exprimer sur la situation : sa perception des choses est certainement différente de la votre. C’est justement l’objet de l’entretien de recadrage : permettre un échange constructif afin de trouver une solution adaptée.

Attention par contre à bien faire la part des choses dans les propos tenus par l’employé : s’il nie tout en bloc ou essaie à tout prix de reporter la faute sur autrui, vous allez devoir lui montrer qu’il doit assumer la responsabilité de ses erreurs. Vous pouvez également décider de consigner vos échanges par écrit si vous sentez que cela pourra être utile (mauvaise foi avérée, agressivité de la part de l’employé…) . Pour autant, cela doit rester une option à ne déployer qu’en cas de réelle nécessité.

Par contre, si son propos est structuré et qu’il cherche simplement à nuancer ou expliquer certains points, soyez attentif : des éléments intéressants pourraient changer la donne et peut être faire la lumière sur certains aspects restés flous. Cela pourra vous servir au moment de convenir des mesures à prendre.

Prendre le temps d’échanger

Une fois que vous et le salarié concerné avez exprimé ce que vous vouliez, il faut passer à la phase de l’échange : l’entretien de recadrage ne se fait pas à sens unique, et en tant que manager / dirigeant, c’est à vous de l’initier.

Puisque l’idée est d’aboutir à une solution constructive, demandez au salarié ce dont il pourrait avoir besoin pour s’améliorer et / ou éviter les problèmes à l’avenir. Du moment où ce qu’il demande est justifié et réalisable (aménagement des horaires, formation…), il peut être intéressant pour vous d’en prendre note pour y réfléchir plus tard si vous ne vous sentez pas de donner une réponse sur le vif.

La reformulation est aussi très importante : vous et le salarié vous êtes exprimés à tour de rôle. Cela fait, vous devez vous assurer que vous avez bien compris ce que votre interlocuteur vous a dit. Si des zones d’ombres subsistent, il est recommandé de les faire disparaître en reposant les questions nécessaires.
Le but n’est pas de clore la conversation avec des non-dits résiduels : vous comme le salarié concerné devez être pleinement conscients des enjeux de la rencontre et des actions correctrices décidées.

Ainsi, avant de finir l’entretien de recadrage, assurez-vous que la personne a bien compris ce qui lui était reproché et de son approbation envers les solutions décidées. Il peut également être pertinent pour vous de vous accorder avec l’employé sur une date future à laquelle vous ferez un point concernant l’évolution de la situation.

Conclure l’entretien

Vous avez mis les choses au clair et abouti à une solution ? Alors rien ne sert de faire durer éternellement la rencontre : remerciez votre collaborateur pour le temps qu’il vous a accordé, (re)manifestez lui votre confiance, et invitez le à venir vous trouver en cas de problème. Dans les jours qui suivent l’entretien de recadrage, évitez de vous focaliser ouvertement sur l’employé afin qu’il n’ait pas l’impression d’être épié en permanence.

En suivant cette manière de procéder, vous devriez parvenir à piloter un entretien de recadrage d’une manière optimale, le rendant ainsi plus efficace,  moins désagréable et plus constructif pour tout le monde !