DAF : comment faire gagner du temps à vos équipes ?
On le sait : le quotidien d’un DAF est déjà bien rythmé et nécessite de pouvoir faire confiance et solliciter un certain nombre de collaborateurs. Des astuces simples existent pour faciliter les échanges et faire gagner du temps (aux équipes et pour soi-même !). Suivez le guide !
1/ Instaurer une communication fluide
C’est un fait avéré, valable dans n’importe quelle situation : la communication c’est la clé. Parfois happé par le quotidien, on peut facilement oublier de partager des informations qui peuvent être importantes pour les collaborateurs sans qu’on l’ait identifié à l’instant T. La solution peut résider dans le fait de créer des moments d’échange, de partage d’informations ritualisés. Communiquer permet de donner de la visibilité à tous vos collaborateurs et N+1 sur les tâches de chacun et d’échanger sur :
- quelles sont les prochains temps forts
- quels projets présentent des points de blocage
- comment prioriser les prochains dossiers
En somme, l’enjeu réside dans le fait que vos équipes puissent vous remonter les bonnes informations (voir les bonnes questions) au bon moment, et cela nécessite de l’anticipation : faites alors circuler les informations et sensibilisez vos collaborateurs à cet enjeu. Prévoyez un point toutes les deux semaines par exemple pour partager les avancées, informations et prochaines étapes.
2/ Mettre en place un outil utile pour la gestion financière
La fonction finance évolue et se digitalise, ce qui donne accès à des outils pour rassembler et analyser la donnée de manière fiable. Le fait de mettre en place un logiciel de gestion financière vous aidera vous et vos équipes à gagner du temps assez simplement. Que ce soit un outil de suivi et de gestion de trésorerie, un outil de pilotage des dépenses des salariés, un outil de reporting etc., ces outils sont faits pour vous aider à vous recentrer sur des tâches qui nécessitent plus de prise de hauteur.
Une fois l’outil bien adopté par vos collaborateurs et bien intégré aux process de l’entreprise, il pourra tout à fait être piloté par quelqu’un d’autre que vous, comme un Office Manager, voire par la Direction Générale elle-même dans le cas de petites entreprises).
Besoin de mieux piloter votre trésorerie ? Agicap vous permet de gérer la trésorerie de votre entreprise en toute simplicité. Faites le test !
3/ Automatiser un maximum de tâches
Certaines tâches peuvent prendre du temps à vos équipes, alors qu’elles ne nécessitent pas vraiment d’expertise ou de réflexion pour être accomplies. Si vos collaborateurs n’apportent pas une réelle valeur ajoutée à ces tâches et que ces dernières sont reproductibles et répétitives : trouvez un système pour les automatiser. Equipez-vous des bons outils qui vous permettront de faire gagner du temps à vos équipes. Par exemple, Agicap, logiciel de gestion de trésorerie, vous permet par exemple de :
- Catégoriser automatiquement vos flux
- Synchroniser automatiquement vos comptes bancaires
- Faire des reporting sur mesure
- Avoir un suivi du prévisionnel par rapport à la réalité
- Suivre les factures engagées / en retard
*“On a décidé de chercher un outil de centralisation de la trésorerie Agicap est celui qui nous a le plus intéressé pour pouvoir avoir une vision consolidée des différents comptes bancaires, mais aussi de nos différentes sociétés, pour vraiment avoir une vision d'ensemble de la trésorerie du groupe.” * Joëlle Guirard, DAF de Wyz Group.
Ce type de logiciel permet d’avoir une vue d’ensemble sur la trésorerie, de faire gagner du temps dans la compilation et l’analyse des données et de faire des prévisions fiables. Aussi, vous pouvez le plugger avec un outil de facturation.
Automatiser les tâches qui n’ont pas de valeur ajoutée pour vos collaborateurs vous permettra de leur protéger du temps pour les faire monter en compétences sur des sujets plus valorisants.
__ll existe de moyens plutôt simples qui peuvent vous permettre de faire gagner du temps à vos équipes et de vous focaliser sur votre cœur de métier et des tâches à forte valeur ajoutée. S’ouvrir au changement et à la digitalisation peut vous permettre Ne passez pas à côté d’une occasion de donner les bons outils à votre équipe. __
