Comptabilité d’engagement : définition et modèle excel à télécharger
Pour gérer une entreprise il faut respecter plusieurs obligations comptables, dont la tenue d’une comptabilité régulière. Pour ce faire, il existe deux méthodes d’enregistrement des flux de trésorerie : la comptabilité d’engagement et la comptabilité de trésorerie.
Dans cet article nous vous proposons d’étudier tous les éléments essentiels à savoir sur la comptabilité d’engagement : la définition et les principes, les obligations, les avantages et inconvénients ainsi que des astuces pour mener à bien votre comptabilité. Afin de mieux maîtriser votre suivi de trésorerie en comptabilité, suivez nos conseils exposés dans cet article et téléchargez gratuitement notre modèle Excel pour aller plus loin et établir vos prévisionnels de trésorerie.
Dans cet article
1. La comptabilité d’engagement : définition
La comptabilité d’engagement (aussi appelée comptabilité sur les débits ou comptabilité “créances et dettes”) est un mode d’enregistrement des opérations comptables qui comptabilise les montants des recettes et des dépenses, qu’elles soient réellement acquises ou seulement engagées.
Concrètement, la comptabilité d’engagement consiste à enregistrer les montants au jour de l’établissement de l’encaissement ou du décaissement, quelle que soit la date de leur effet. Ainsi, de manière générale, les factures d’achats et de ventes sont comptabilisées à leur date de facture, les encaissements et paiements sont comptabilisés à leur date d’émission ou date d’effet, les salaires et les charges sociales sont comptabilisés à chaque fin de mois, les déclarations de TVA sont comptabilisées en fonction de leur périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle).
La comptabilité d’engagement est surtout utilisée pour établir un document comptable : le compte de résultat.
Le compte de résultat, quant à lui, fait partie des 3 états comptables fondamentaux : le bilan (à ne pas confondre avec le bilan prévisionnel), le compte de résultat et le tableau de flux de trésorerie (à ne pas confondre avec le plan de trésorerie prévisionnel).
2. La réglementation concernant la comptabilité d’engagement
La comptabilité d’engagement est autorisée pour toutes les entreprises et associations. Néanmoins, pour certaines elle est obligatoire tandis que pour d’autres elle est facultative. Regardons plus précisément les différents cas.
2.1. Les cas où la comptabilité d’engagement est obligatoire
Pour les entreprises relevant du régime BIC (bénéfices industriels et commerciaux), les sociétés soumises à l’IS et les entreprises appartenant au régime réel normal, la comptabilité d’engagement est obligatoire.
Notez que les entreprises relevant du régime micro-BIC ou du régime réel simplifié sont soumises à la comptabilité d’engagement mais peuvent, sur option, tenir une comptabilité de trésorerie.
Plus précisément, sont tenues de mener une comptabilité d’engagement les sociétés commerciales (EURL, SASU, SARL, SAS, SA, SNC, SCA…), qu’elles soient soumises à l’impôt sur le revenu ou à l’impôt sur les sociétés, les sociétés d’exercice libéral (SEL) assimilées à des sociétés commerciales (SELARL, SELAS, SELAFA, SELCA…), les sociétés civiles (ayant opté pour l’impôt sur les sociétés ou soumises aux bénéfices industriels et commerciaux), les associations (reconnues d’utilité publique ou émettant des valeurs mobilières, percevant plus de 153 000 euros de subventions), les comités d’entreprise dont les ressources sont supérieures à 153 000 euros.
2.2. Les cas où la comptabilité d’engagement est facultative
En règle générale, les associations peuvent tenir une comptabilité de trésorerie. Néanmoins, selon l’importance de l’association, de ses subventions, de son assujettissement à la TVA et à l’impôt sur les sociétés, elle peut également opter pour la comptabilité d’engagement.
Pour les entreprises relevant du régime BNC (bénéfices non commerciaux), le système comptable le plus souvent utilisé est aussi la comptabilité sur les encaissements. Mais elles ont la possibilité d’opter pour la comptabilité d’engagement.
3. Les avantages et inconvénients de la comptabilité d’engagement
3.1. Les avantages de la comptabilité d’engagement
Des données plus précises
Lorsque vous menez une comptabilité d’engagement, vous recensez l’ensemble de l’activité avec plus de précisions. Effectivement, en faisant de la comptabilité d’engagement vous êtes amenés à intégrer également les dettes et les créances, contrairement à la comptabilité de trésorerie. Cela nous amène au second avantage.
Un meilleur suivi des dettes et des créances
La comptabilité d’engagement vous permet un suivi plus performant des dettes et des créances, notamment grâce au lettrage des comptes de tiers qui permet d’identifier les mouvements en instance de dénouement, c’est-à-dire faire correspondre un ou plusieurs montants au crédit à un ou plusieurs montants au débit.
Une gestion plus sûre des différents exercices comptables
La comptabilité d’engagement assure les rattachements des charges et des produits à l’exercice comptable concerné. Cela permet de respecter le principe du "cut-off". Le terme cut-off correspond aux procédures réalisées lors de la clôture des comptes permettant d’affecter à chaque exercice les opérations dont l’exécution est proche de la date de clôture. Le cut-off découle du principe d'indépendance des exercices. Le fait de rattacher à l'exercice comptable concerné les produits et les charges rencontrés par une entreprise assure donc la comptabilisation de provisions, charges à payer, produits à recevoir, factures non parvenues et factures à établir.
3.2. Les inconvénients de la comptabilité d’engagement
Une méthode de comptabilité chronophage
La comptabilité d’engagement est une méthode d’enregistrement plus contraignante que la comptabilité de trésorerie puisqu’elle multiplie le nombre d’écritures : elle augmente donc le temps passé à faire de la saisie comptable, notamment dans le cadre de l’exécution des procédures de “cut off”, décrites ci-dessus.
La nécessité de faire correspondre des données
La comptabilité d’engagement impose l’établissement, à la clôture de l’exercice ou lors d’établissement de situations comptables intermédiaires, d’un état de rapprochement bancaire. Ce dernier permet de rapprocher à une même date le solde du relevé bancaire avec le solde des comptes bancaires en comptabilité).
4. Trois astuces pour faire de la comptabilité d’engagement
4.1. Mettez en place un support approprié
Pour mener à bien votre comptabilité d’engagement, prenez le temps de faire un travail préalable précis et rigoureux: pensez à bien distinguer ce qui est réellement encaissé ou décaissé de ce qui est uniquement engagé, identifiez vos différentes catégories de flux de trésorerie. Munissez-vous d’un outil pour répertorier vos données tout en distinguant les modes de règlement (chèque, banque, caisse...) et la nature des opérations réalisées (achats, ventes, prélèvements, apports de l’exploitant…). Il faut être particulièrement vigilants quant aux engagements faits pendant une période d’exercice donnée et ayant des répercussions sur vos encaissements et décaissements des exercices comptables suivants. Pour vous aider, vous pouvez vous inspirer de notre modèle Excel téléchargeable gratuitement.
4.2. Assurez l’actualisation et de vos données
La comptabilité d’engagement ne doit pas se limiter à un travail que vous menez pour remplir des obligations juridiques de comptabilité. Il s’agit également d’un suivi qui vous est utile dans le quotidien de votre activité. Pensez donc à rendre vos données accessibles et utilisables facilement pour visualiser votre situation et appuyer votre prise de décisions. La trésorerie est le nerf de guerre pour votre entreprise, utilisez les données concernant votre cash pour piloter en toute sérénité votre activité !
4.3. Automatisez votre suivi
La comptabilité d’engagement fourni de nombreux avantages. Pour mieux en bénéficier sans vous noyer dans la charge de travail et les coûts que cela peut représenter, vous pouvez opter pour un outil d’automatisation. Il existe aujourd’hui un grand nombre de logiciels permettant de gagner en temps et en précision grâce à une actualisation automatique en temps réel, ce qui vous évite également les erreurs de saisie. Des milliers de PME et TPE ont également opté aujourd’hui pour un logiciel de gestion de trésorerie afin d’automatiser ce suivi et l’orienter vers la prise de décision pour piloter plus sereinement leur activité. Pour en savoir plus, découvrez notre guide pour vous aider à choisir le logiciel de gestion de trésorerie qui vous convient le mieux.
