Comment bien choisir son logiciel de gestion de restaurant ?
Gérer un restaurant n’est pas une tâche aisée : entre la gestion des stocks et des livraisons, le repas du midi et le rush du soir, il reste peu de temps et surtout peu d’énergie pour planifier, suivre et analyser les performances de son activité. Pour pallier ces difficultés de plus en plus de restaurateurs ont fait le choix d’utiliser des nouveaux outils pour automatiser ce travail laborieux et chronophage et bénéficier de quelques autres avantages selon les fonctionnalités des logiciels. Vous hésitez encore à opter pour un logiciel de gestion pour votre restaurant ? Nous répondons dans cet article aux principales questions à ce sujet !
1. Pourquoi recourir à un logiciel pour gérer son restaurant ?
Voici 3 principales raisons pour lesquelles de nombreux restaurateurs utilisent un logiciel de gestion pour piloter leur(s) établissement(s) :
1.1. Automatiser ses tâches et gagner un temps précieux
Si vous vous êtes déjà lancés dans la gestion d’un établissement de restauration, ce n’est pas à nous de vous rappeler à quel point le temps est précieux. Aujourd’hui, grâce aux logiciels de gestion de restaurant vous pouvez passer moins de temps sur des tâches telles que la gestion de trésorerie, de la caisse, du personnel, de livraison, de vos commandes, etc… , un travail chronophage, source de stress et qui peut entraîner des erreurs de saisie. Les logiciels de gestion en restauration sont alors des outils d’une grande utilité qui automatisent les tâches récurrentes de votre métier de restaurateur. Vous pouvez enfin vous recentrer sur votre coeur de métier tout en réduisant la part administrative.
1.2. Avoir une vision consolidée de son activité
Le fait d’ouvrir un établissement est déjà une étape considérable dans votre travail de restaurateur. Si cette expérience a augmenté votre appétence pour la gestion de restaurants, vous avez peut-être songé à l’ouverture de nouveaux établissements pour booster votre activité. Une des répercussions principales d’une telle décision sera alors la complexification de votre gestion : sans avoir un outil performant et adapté pour établir une vision consolidée de votre activité sur l’ensemble de vos franchises et pour visualiser vos marges en restauration, ce seraient des heures perdues à faire des saisies et synchronisations de données.
1.3. Anticiper ses besoins
Enfin, la gestion d’un restaurant ne se fait pas uniquement au jour le jour : cela nécessite également des prévisions sur les semaines et mois à venir. Les logiciels de gestion de restaurants permettent alors de visualiser les impacts de différentes situations dans lesquelles vous pourriez vous retrouver dans un futur plus ou moins proche (l’état des stocks, les affluences, la trésorerie disponible…). Il s’agit ici de l’une des plus grandes valeurs ajoutées d’un logiciel de gestion de trésorerie. Effectivement, des prévisionnels précis, pourtant indispensables pour prendre des décisions sans arrière-pensées, sont par exemple difficilement réalisables manuellement !
2. Comment choisir parmi toutes les solutions qui existent ?
L’un des outils les plus utilisés est le fameux tableau Excel. Cependant, il s’agit d’une solution dépassée par des nouveaux outils, comme par exemple les logiciels de gestion de trésorerie, qui permettent un suivi plus précis et plus simple à réaliser. Si vous avez déjà tenté de gérer votre activité via un tableau Excel créé par vos soins, vous comprenez sûrement très bien cette difficulté. Pour plus de détails à ce sujet, vous pouvez consulter notre article dédié à l’outil Excel.
Après avoir franchi le pas de vouloir abandonner vos tableaux saisis à la main, vous vous êtes sûrement lancés dans des recherches longues et laborieuses des différentes solutions qui existent. Nous parlerons plus loin dans cet article de la démarche à faire pour identifier le logiciel qui vous correspond le mieux.
2.1. Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de caisse
Il existe aujourd’hui plusieurs logiciels qui permettent aux restaurants de gérer leurs caisses lors du service. Si ce que vous recherchez est ce type de fonctionnalité vous serez intéressés par les services proposés par Zelty, une caisse complète et ergonomique qui permet notamment d’afficher en cuisine les commandes que vous passez en salle, Tiller, un ecosystème innovant dédié aux entrepreneurs pour gérer et faire grandir leur commerce, Tabesto qui permet de prendre des commandes facilement, faire des suggestions personnalisées à vos clients et encaisser instantanément les commandes, l’Addi+ion, une caisse enregistreuse offrant la possibilité de commander, encaisser, réserver et faire du reporting, et enfin CLYOSystems, un outil simple et ludique pour prendre des commandes et gérer les livraisons.
Si certains logiciels de gestion de caisse intègrent déjà dans leur outil la possibilité de gérer les livraisons, il existe des applications qui s’occupent plus précisément et exclusivement de cette fonctionnalité. Pour gérer les livraisons de votre restaurant vous avez sûrement déjà entendu parler de Deliveroo, UberEats ou Foodora. Ces applications permettent d’alléger la gestion des différentes commandes en ligne et surtout, elles offrent une grande visibilité auprès des clients potentiels.
2.2. Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de communication
Pour acquérir plus de visibilité auprès de vos clients vous pouvez également opter pour une augmentation de votre activité sur les réseaux sociaux. Pour ce faire, vous pouvez être intéressés par SocialKitchen, un outil simple pour produire et gérer en toute simplicité le contenu que vous souhaitez partager, ou Malou qui permet notamment d’améliorer et gérer votre positionnement sur les différents sites de comparaison tels que TripAdvisor.
2.3. Les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de réservation
Lorsque des clients souhaitent réserver une table dans votre restaurant, une gestion manuelle sur un carnet ou un tableur entre deux appels au téléphone peut vite devenir inefficace. Pour offrir à vos clients une meilleure expérience de réservation tout en allégeant votre charge de travail, vous pouvez opter pour des logiciels qui simplifient cette tâche et évitent les erreurs de saisie. Parmi les logiciels les plus connus dans ce domaine on peut citer Addi+ion qui permet notamment de gérer les jours d’affluence à venir, Zenchef qui accompagne les restaurateurs dans la maîtrise des réservations, mais également le click and collect, le site web, les avis clients, les menus digitaux et le fichier client, La Fourchette Manager qui automatise très bien vos réservations et Guestonline qui offre une réservation en ligne ludique aux clients.
2.4. Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de personnel
Au quotidien votre restaurant accueille dans ses locaux de nombreux employés ayant des tâches plus ou moins différentes et des planning variés. Pour gérer vos équipes et vos plannings de façon plus optimale tout en économisant un temps précieux vous pouvez avoir recours à des logiciels de gestion de personnel. Parmi les plus utilisés, on peut citer Snapshift qui permet de visualiser en temps réel des indicateurs tels que les ratios de productivité et taux de masse salariale de votre restaurant, Netresto qui soulage les restaurateurs des aspects administratifs tout au long du parcours du salarié, de l’embauche à la préparation des paies, RH Suite qui gère l’onboarding des employés, les contrats de travail, l’enregistrement du personnel, les emplois du temps et les formations, et enfin Skello qui permet également une gestion de planning et des paies quotidienne avec la possibilité de communiquer sur la plate-forme en temps réel.
2.5. Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de gaspillage
Pour limiter le gaspillage alimentaire, vous pouvez avoir recours à des applications de gestion de gaspillage. La plus connu est sans doute TooGoodToGo, un outil qui permet de limiter vos invendus en fin de service. Optimiam, une application qui défends la même cause, permet également aux boulangeries, traiteurs, restaurants et supermarchés de vendre leurs produits dont la date limite de consommation approche.
2.6. Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de l’hygiène
La gestion d’un restaurant implique un suivi scrupuleux de la propreté des locaux et des conditions de conservation des aliments. Pour gérer l’hygiène de votre établissement de façon plus précise et efficace, vous serez sans doute intéressés par Epack Hygiène, une solution innovante permettant de simplifier votre démarche HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) et de réaliser les enregistrements de votre PMS (Plan de Maîtrise Sanitaire) ou bien le logiciel Kooklin, un système d’enregistrement des autocontrôles d’hygiène.
2.7. Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de trésorerie
La gestion de trésorerie, négligée à tort par certains restaurateurs, est un élément indispensable dans la direction d’un établissement de restauration. Ce travail de gestion souvent chronophage et source de stress peut aujourd’hui être simplifié et automatisé grâce à un logiciel de gestion de trésorerie tel que Agicap. Nous reviendrons à cet outil plus loin dans cet article.
3. Les 3 fonctionnalités indispensables pour piloter votre restaurant
Pour y voir plus clair et ne pas vous perdre dans cette liste des différents besoins, voici les principales fonctionnalités que vous devriez retrouver dans un logiciel de gestion de pour votre restaurant :
3.1. Suivre l’activité passée
Connaître l’évolution de ses encaissements et décaissements passés est indispensable pour élaborer votre tableau de trésorerie. Ce suivi vous permettra d’identifier plus précisément vos charges et vos sources de revenus, un travail à ne pas négliger pour commencer à gérer de façon rigoureuse votre restaurant.
3.2. Connaître l’état de trésorerie actuel
Avoir une vision quotidienne de la trésorerie disponible est vital pour gérer l’activité de votre restaurant. C’est surtout très utile pour visualiser votre marge de main d’œuvre sur les prochains jours et venir sereinement au travail tous les matins.
3.3. Anticiper sa trésorerie future
Pouvoir vous projeter dans le futur est un élément clé pour gérer votre restaurant sans mauvaises surprises. Une bonne gestion des nouveaux projets pour votre établissement passe d’abord par une maîtrise des flux de trésorerie que vous anticipez.
Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de ces logiciels, consultez le top 2020 des logiciels de gestion de trésorerie disponible sur notre blog !
4. Le logiciel de gestion de trésorerie Agicap
Dans cet article nous vous proposons de découvrir les trois principaux avantages dont vous pouvez profiter sur le logiciel de trésorerie Agicap pour piloter votre restaurant en toute sérénité :
4.1. Suivez en temps réel votre trésorerie
Le logiciel de gestion de trésorerie Agicap est automatiquement relié à vos banques, ce qui permet une mise à jour en temps réel de vos encaissements et décaissements quotidiens. Avec notre système de synchronisation bancaire votre gestion de trésorerie se fait seulement en quelques clics !
Si vous dirigez plusieurs établissements, Agicap offre la possibilité de mettre en commun les flux de trésorerie propres à chaque franchise afin de vous fournir une vision globale de votre activité. Pour en savoir plus, découvrez comment un franchisé Pizza Hut pilote ses activités en toute simplicité !
4.2. Créez des scénarios
Une question qui taraude souvent les gérants de restaurants est celle de savoir si le niveau de trésorerie disponible est suffisant pour payer ses salariés et ses fournisseurs à temps. Avoir un suivi précis de vos encaissements et décaissements sera alors un grand soulagement pour prévoir votre Cash Flow sur les semaines à venir et gérer les écarts entre les entrées et sorties de trésorerie futurs. Grâce à Agicap, établissez des scénarios en toute simplicité et visualisez leur impact direct sur votre trésorerie pour les semaines et les mois à venir.
4.3. Gérez votre trésorerie avec professionnalisme
Que ce soit pour une demande de financement, une négociation avec vos fournisseurs ou autre type d’interactions avec vos partenaires, vous aurez besoin de documents qui témoignent du sérieux dans la gestion de votre restaurant. Sur Agicap, exportez directement vos rapports pour aborder vos interlocuteurs avec professionnalisme. En effet, réaliser des tableaux de trésorerie avec rigueur et précision sera pour vous un réel avantage dans les relations avec vos partenaires.
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