WEBMARKETIERE: Wie eine Online-Marketing-Agentur ihre Geldströme bewältigt

Manuel von Heugel, Gründer und Geschäftsführer der Webmarketiere GmbH, testete zahlreiche Tools, um das Liquiditätsmanagement in seiner Online-Marketing-Agentur in den Griff zu bekommen. Getrennte Aufschlüsselung der Personalkosten nach Lohnkosten und Mitarbeiter-Benefits? Kategorisierung der laufenden Kosten für Webseiten- und SEO-Tools? Automatisches Importieren der Rechnungen aus seiner Buchhaltungs-Software? Nur ein Tool war seinen Anforderungen gewachsen: Agicap.

Erfahrungen mit Agicap: Das einzige scharfe Schwert für die Webmarketiere

Manuel von Heugel stellt viele und hohe Anforderungen an ein Tool für sein Cashflow-Management. Der Geschäftsführer des erfolgreichen Unternehmens aus Oldenburg sieht sich mit zahlreichen Arten von unterschiedlichen Geldströmen konfrontiert, die es zu überwachen gilt.

Herausforderung 1: Unterschiedliche Einnahmensarten

Die Webmarketiere GmbH bietet für seine Kunden:innen aus ganz Deutschland die Gestaltung und Programmierung von suchmaschinenoptimierten Webseiten und deren Vermarktung durch Suchmaschinenmarketing an. In diesem Zusammenhang kümmert sich die Webagentur auch um das Hosting und die fortlaufende Pflege und Wartung der Webseite.

Häufig sind es einmalige Projekte, die eine Laufzeit von mehreren Monaten haben und je nach Umfang des Projekts unterschiedlich bepreist werden. Zudem gibt es auch Dienstleistungen (z.B. Hosting) mit längerer bzw. unbestimmter Laufzeit, bei der die Kundenzahlungen monatlich gleich sind.

Der Wunsch der Webmarketiere GmbH ist also, sämtliche dieser Einkommensströme möglichst automatisiert abzubilden, um abschätzen zu können, wie sich die Einnahmen des Unternehmens in den kommenden Monaten entwickeln werden.

Herausforderung 2: Schwankende Einnahmen und Prognosen

Laut Manuel von Heugel sind die Sommerferien in seiner Branche Wochen, in denen die Nachfrage und somit die Einnahmen des Unternehmens stark zurückgehen. Er benötigt also ein Tool, dass ihm anzeigt, wie die Liquidität seines Unternehmens in der umsatzschwachen Zeit aussieht. Schließlich muss er seine Mitarbeiter:innen während dieser Zeit bezahlen und die laufenden Kosten der Agentur decken können.

Darüber hinaus gelangte er mit der Zeit an den Punkt, an dem er ganz genau wissen wollte, welche Monate tendenziell umsatzstark und welche umsatzschwach sind. Denn das würde ihm die Planung für zukünftige Investitionen erleichtern. Andere Cashflow-Tools boten in dieser Hinsicht lediglich rudimentäre Kategorisierungsfunktionen – wenn überhaupt.

Herausforderung 3: Der ewige Kampf mit den Excel-Tabellen

Lange Zeit hat Manuel von Heugel mühselig Kontostände und Datenreihen in Excel-Tabellen übertragen, um den Verlauf der Unternehmensliquidität grafisch darzustellen. Das hat ihn jedes Mal viel Zeit gekostet, wodurch der Liquiditätsverlauf nur selten aktuell war und nur bedingt Prognosen damit möglich waren.

Der Wunsch nach einem Tool, das automatisch die Kontostände abruft und bei dem man nur einmalig etwas einstellt, sowie nur mit minimalem Pflegeaufwand bei Bedarf nachschärfen muss, war groß.

Herausforderung 4: Verknüpfung mit einer Buchhaltungs-Software

Für seine Buchhaltung nutzt der Geschäftsführer der Webmarketiere GmbH das Tool Easybill. In Verwendung mit anderen Cashflow-Tools trat dabei aber immer ein Nachteil zutage: Die Rechnungen konnten aus Easybill nicht einfach in das Cashflow-Tool übernommen werden, sondern mussten immer manuell sowohl in das Tool, als auch in separate Excel-Tabellen zur Visualisierung eingetragen werden, was einen erheblichen Zeitaufwand darstellte.

Herausforderung 5: Feine Kategorisierung der ein- und ausgehenden Geldströme

Manuel von Heugel erwartet sich von einem Cashflow-Tool, dass dieses seine Kosten und Einnahmen fein aufschlüsseln kann. Eine Kategorie mit „Personalkosten“ oder „Software-Lizenzen“ ist ihm nicht genug. Er möchte sich genau ansehen, wie die einzelnen Kostenpunkte zu den Gesamtkosten in der jeweiligen Kategorie beitragen. Auch in diesem Punkt wurde er bei Agicap fündig.

Strategische Entscheidungen leichter gemacht

Nachdem Manuel von Heugel Agicap mit Unterstützung des Kundensupports eingerichtet hatte, sah er schon nach kurzer Zeit Ansatzpunkte, wie er die Liquidität seines Unternehmens verbessern konnte.

Durch die Kategorisierungsfunktion lässt er sich all seine Kostenpunkte detailliert anzeigen und in die Zukunft projizieren. Durch die Möglichkeit, verschiedene Liquiditätsszenarien in Agicap zu erstellen, sah er, dass sein Unternehmen langfristig eine bessere Liquidität haben würde, wenn er anstatt PCs und Laptops zu leasen, diese zu einem günstigen Zeitpunkt kaufen würde.

So kann er anstatt einen Leasingvertrag zu nutzen, der laufende Kosten verursacht, besser während einer umsatzstarken Zeit eine einmalige Investition tätigen und neue Geräte für seine Mitarbeiter:innen anschaffen.

Die Erfahrungen mit Agicap zeigen: Liquiditätsmanagement muss kein schwerer Gegner sein

Manuel von Heugel ist sich sicher, dass er mit Agicap die richtige Entscheidung getroffen hat, denn es erfüllt alle Ansprüche, die er an eine Liquiditätsmanagement-Software hat.

Er selbst sagt: „Der Hauptvorteil von Agicap ist einmal die Zeitersparnis, und dass es halt auf einmal Spaß macht, die Finanzen im Blick zu haben, weil es sehr einfach zu verwalten ist. Agicap bedeutet für mich super direkter Kundensupport, die einfache Bedienoberfläche, die Kategorisierung und die super Anbindung an unsere Tools.“

Die Webmarketiere sind so bestens gerüstet, ihr Unternehmen weiter auszubauen und zu skalieren, denn Agicap verliert mit der Zeit nicht seine Schärfe, sondern wächst mit dem Unternehmen mit: eine Waffe nicht nur für heute, sondern auch für morgen, die Excel-Tabellen den Kampf ansagt.