Wie der Bundesligist Hertha BSC mit Agicap die vielfältigen Cashflows eines Fußballvereins meistert
Sven Gebhardt ist ein gebürtiger Berliner und Fußballfan. Mit seinen 43 Jahren blickt der gelernte Bankkaufmann Banker und Diplom-Kaufmann auf viele Jahre als Unternehmensberater zurück. Zu seinen Projekten zählten kleine und mittlere Unternehmen sowie Startups, denen er bei der Finanzplanung half. Zum Traumjob, bei dem er seine Leidenschaft für Zahlen und Wirtschaft mit seiner Liebe zum Fußball und dem Berliner Traditionsverein Hertha BSC verbinden konnte, fand er schließlich 2016, als er zum Senior Controller des Vereins wurde. Doch bald schon musste er feststellen, dass der “Hertha, Berliner Sport-Club e. V.” finanziell gesehen viel mehr als nur ein Fußballclub ist. Es ist ein Unternehmen mit zahlreichen und vielfältigen Zahlungsströmen.
Der Cashflow-Fall Hertha BSC: Nicht nur ein Fußballverein
Spricht Sven Gebhardt über seinen Job als Senior Controller der Hertha BSC, kommt er schnell ins Schwärmen: Er ist “super glücklich” mit dem “sehr emotionalen Job”, der ihm “super viel Spaß” macht. Dabei leistet der erfahrene Finanzmanager jeden Tag Großes mit limitierten Ressourcen und seit kurzem mit der Cashflow Management-Software Agicap. Muss er doch die Übersicht haben über eine Vielzahl an Geschäftsbereichen des Vereins und ihren individuellen Anforderungen an das Cashflow-Management.
Laut Sven Gebhardt ist Hertha BSC nach außen hin zwar ein Verein, bei der Profifußball im Fokus steht. Daneben gibt es aber auch weitere Bereiche mit Sportarten wie Kegeln, Tischtennis, Boxen und Blindenfußball. Hinzu kommt zudem, dass die “Alte Dame” der Fußball-Bundesliga sehr modern aufgestellt ist mit ihrem E-Commerce-Zweig und dem eigenen Ticketvertrieb. Nicht zu vergessen sind dann noch die Anforderungen, die durch die Mitglieder, Spieler-Transfers, der Event-Organisation, den Spieltagen und, und, und entstehen. Die Vielzahl der parallelen Aktionen führt zu einer Komplexität in der Verwaltung der Cash-Situation, die nur durch Digitalisierung und Echtzeit-Daten in den Griff zu bekommen ist. Hierbei erwies sich Agicap als eine maßgeschneiderte Lösung.
Vor den Erfahrungen mit Agicap: Stammgast in der Buchhaltung
Die Koordination der Zahlungsflüsse ist eine der Herausforderungen bei der Hertha BSC. Wie bei anderen Fußballclubs auch ist die Aufgabe nur durch sehr enges Management zu bewerkstelligen, um jederzeit liquide zu bleiben und die kommenden Zahlungen auch leisten zu können. Das erforderte früher eine enge Kommunikation mit der Buchhaltung für Sven Gebhardt. Er war dann gezwungen, immer wieder in der Buchhaltung nach den Bankdaten zu fragen, damit er seine Excel-Tabelle händisch aktualisieren und abgleichen konnte. Wenn dann ein Bankbestand nicht übereinstimmte, verbrachten Gebhardt und seine Kolleg:innen aus der Buchhaltung viel Zeit damit, den Fehler zu finden. Am Ende saß Gebhardt oft vor drei oder vier sehr langen Excel-Listen und hat Zahlen verglichen.
Es war an der Zeit, diesen Prozess zu hinterfragen. Agicap erwies sich als perfekte Lösung für das Problem. Durch die direkte Anbindung an die Banken liefert das Cashflow-Tool dem Controller die gewünschten Daten sofort und ohne Umwege über die Buchhaltung.
Nach der Einführung von Agicap: Mehr Selbständigkeit, mehr Zeit
“Ich habe tagtäglich nicht nur die Bankbestände, sondern ich kann auch jeden Umsatz selber sehen und selber zuordnen”, freut sich Sven Gebhardt über die Vereinfachung seiner Arbeit durch Agicap. Hinzugekommen für ihn sind jetzt ganz neue Möglichkeiten: einfache Buchungs- und Zuordnungsregeln durch Agicaps Kategorisierungsfunktion für wiederkehrende Buchungen, ein Blick in die Vergangenheit, in die Zukunft und auf die aktuelle Lage für einen besseren Überblick. Und zudem noch:
Besonders erleichternd für den Hertha BSC-Controller ist die Tatsache, dass er selbst alle Daten in der Hand hält und nicht mehr die Kolleg:innen um die Finanzinformationen des Unternehmens bitten muss. So kann er auch die durch Agicap gewonnene Zeit nutzen, um viel schneller und sicherer seine benötigten Informationen und darauf basierende Entscheidungen aus den Zahlen zu ziehen. Auch das Reporting an seine Vorgesetzten und die Bereitstellung der Echtzeit- und Plan-Daten zum Wunschzeitpunkt fällt Sven Gebhardt um einiges leichter - direkt in den Dashboards der mobilen Agicap App. Das ist dann auch viel anschaulicher als eine Excel-Tabelle, die viel Erklärungsbedarf benötigt.
Über seine Erfahrungen mit Agicap als Cashflow Management Software in einem modernen Fußballclub sagt Senior Controller Sven Gebhardt: “Digital, flexibel und intuitiv.”
