Was ist Cash Management? Definition, Ziele und Maßnahmen

Eine zentrale Aufgabe von Finanzabteilungen in Unternehmen ist das Cash Management (deutsch: Liquiditätsmanagement). Der Begriff umfasst die Überwachung und Koordination der ein- und ausgehenden Geldströme. Im Folgenden erklären wir einfach und im Detail, was Cash Management ist. Wir gehen auf Aufgaben und Ziele der Disziplin ein, erklären also wie es funktioniert und was es leisten soll. Darüber hinaus stellen wir die Vor- und Nachteile in der Praxis vor und schauen uns an, welche Herausforderungen sich für Unternehmen daraus ergeben. Wir skizzieren auch was Sie als Verantwortliche:r tun können, um das Cash Management in Ihrem Unternehmen zu optimieren.

Inhalt des Artikels:

Was ist Cash Management? Eine einfache Definition

Cash- oder Liquiditätsmanagement ist ein Bereich, der zum Finanzmanagement eines Unternehmens gehört, oder noch präziser formuliert zum sogenannten Treasury Management, wo sich alles um die Verwaltung der liquiden Mittel des Unternehmens dreht. Das Liquiditätsmanagement überwacht, plant und steuert die Geldflüsse eines Unternehmens mit dem Hauptziel, die Liquidität zu jedem Zeitpunkt sicherzustellen. Was also ist Cash Management? Alle Maßnahmen in dem Bereich sorgen dafür, dass ein Unternehmen seinen Verbindlichkeiten fristgerecht und betragsgenau nachkommen kann, sodass es nicht in Zahlungsverzug kommt oder sogar in die Insolvenz gerät.

Durch Optimierung des Zahlungsverkehrs soll das Liquiditätsmanagement die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens jederzeit gewährleisten. Die Steuerung der Liquidität muss dabei gezielt und aktiv erfolgen und sich jederzeit auf die aktuellen ein- sowie ausgehenden Geldströme anpassen, um diese möglichst effizient an die nötigen Stellen weiterzuleiten. Des Weiteren muss es auch eine möglichst präzise Liquiditätsplanung ermöglichen.

Welche Ziele hat das Cash Management?

Ein Ziel, das sich aus dem Hauptziel der Aufrechterhaltung der Liquidität ableiten lässt, ist die Optimierung der Unternehmensrentabilität mit den zur Verfügung stehenden liquiden Mitteln. Auf der einen Seite bedeutet das also, dass die Erträge aus Zinsen maximiert werden sollen, um einen Überschuss zu erzeugen; und auf der anderen Seite wird darauf geachtet, dass die Kosten für Transaktionen minimiert werden.

Damit einher geht immer eine Risikoanalyse, sodass ein Teil des Cash Managements auch immer ein Risikomanagement darstellt. Die Ziele, die sich daraus ergeben, sind die Reduzierung von Risiken durch Investitionen oder Aufnahme von Krediten.

Welche Aufgaben umfasst das Cash Management?

Aus den oben formulierten Zielen ergeben sich unterschiedliche Aufgaben, die im Rahmen des Liquiditätsmanagements zu erledigen sind, bzw. Funktionen, die es zu erfüllen hat. Die Aufgaben bzw. Funktionen schauen wir uns in diesem Abschnitt näher an.

Liquiditätsplanung

Zentraler Punkt des Cash Managements ist die Liquiditätsanalyse und -planung. Es werden die Ein- und Auszahlungen auf sämtlichen Geschäftskonten innerhalb eines bestimmten Zeitraums erfasst, sodass man einen Überblick über die aktuelle Liquidität erhält. Man sieht also, ob man während dieses Zeitraums einen Überschuss oder Fehlbetrag erwirtschaftet hat.

Im nächsten Schritt – der Liquiditätsplanung – wird basierend auf den Ergebnissen der Analyse ein Ausblick in die Zukunft erstellt. Dafür generiert man ein oder mehrere Szenarien, mit welchen Kosten und Einnahmen man in den kommenden Tagen, Wochen oder Monaten rechnen kann. Dies ermöglicht dann eine Abschätzung der zu erwartenden Liquidität, was Unternehmen bei der weiteren Planung hilft – sowohl im Finanz- als auch im Entwicklungs- oder Produktionsbereich.

Je weiter die Liquiditätsprognose in die Zukunft reicht, desto ungenauer ist sie in der Regel, vor allem wenn ein Unternehmen in einer Branche tätig ist, bei der es zu starken Schwankungen bei der Nachfrage kommen kann. Wer hier schon Erfahrungswerte aus der Vergangenheit hat, kann seine Prognosen auf diese stützen und tut sich bei der Abschätzung leichter.

Disposition liquider Mittel

Weitere Aufgabe des Cash Managements ist es, die liquiden Mittel so zu verteilen, dass Liquiditätsdefizite gedeckt werden, bzw. Überschüsse angelegt werden. Damit dies bestmöglich gelingt, stützt sich dieser Prozess auf die Ergebnisse der Liquiditätsplanung und muss zusätzlich so erfolgen, dass auch bei nicht vorhersehbaren Ereignissen die Liquiditätssituation des Unternehmens nicht in eine Schieflage gerät.

Das bedeutet, dass bei einem Defizit möglicherweise ein Kredit in einem angemessenen Rahmen aufgenommen wird oder andere Vermögenswerte (z.B. Aktien) veräußert werden, damit die Liquidität gesichert ist. Überschüsse werden dagegen so angelegt, dass sie Zinsen bzw. Renditen einbringen. Welches Risiko dabei eingegangen wird und welche Formen der Kapitalbeschaffung und Investitionen in Frage kommen, legt das Finanzmanagement bzw. die Geschäftsführung fest.

Koordination der Zahlungsströme

Das Cash Management hat die Aufgabe, die Zahlungsströme so auszugestalten, dass diese möglichst kosteneffizient sind. Beispielsweise wird darauf geachtet, dass Bank- und Transaktionsgebühren niedrig und Wechselkurse günstig sind. Durch das Bündeln von Transaktionen auf einem Konto können so beispielsweise Kontogebühren eingespart werden, indem Konten mit wenigen Buchungen geschlossen werden.

Werden Zahlungsströme innerhalb einer Konzerngesellschaft koordiniert, spricht man hier auch von Netting. Es besteht dabei ein Vertrag zwischen zwei oder mehreren Parteien (meist dem Konzern und seinen ihm angeschlossenen Unternehmen), die einander gegenüber Leistungspflichten haben. Das Netting stellt dann sicher, dass Risiken in den Bereichen Zahlung, Fremdwährung, Kredit und Liquidität minimiert werden.

Risikomanagement von Währungen

Wenn Unternehmen oder Konzerngesellschaften international tätig sind, fallen Forderungen und Verbindlichkeiten häufig in Fremdwährung an. Aufgabe des Cash Managements ist es daher auch, sämtliche Risiken, die im Devisenbereich anfallen können, zu reduzieren. Ein Hilfsmittel ist hierbei zum Beispiel das Devisentermingeschäft, bei dem im Vorfeld ein verbindlicher Wechselkurs vereinbart wird, der zum Fälligkeitstermin gelten soll. Auf diese Weise entstehen einem Unternehmen keine finanziellen Einbußen, die sich negativ auf die Liquidität auswirken.

Vor- und Nachteile des Cash Managements

Liquiditätsmanagement ist für ein Unternehmen nicht nur mit Vorteilen verbunden, sondern auch mit Nachteilen. Beides wollen wir uns in diesem Abschnitt genauer anschauen.

Vorteile

  1. Optimierung der Liquidität: Ein erfolgreiches Cash Management spiegelt sich in einer optimalen Liquidität des Unternehmens wider. Auf der einen Seite werden also Kosten schlank gehalten, sodass auf der anderen Seite mehr liquide Mittel für Investitionen und/oder Rücklagen zur Verfügung stehen. Ein genauer Überblick über den Cashflow und dessen Prognose ermöglicht zudem eine genaue Abschätzung, wann z.B. ein günstiger Zeitpunkt für eine neue Investition oder ein neues Projekt ist.
  2. Transparenz: Mit einem effektiven Cash-Management-System gibt es keine bösen Überraschungen, dass plötzlich Geld fehlt, um offene Forderungen zu begleichen. Durch die Transparenz über sämtliche Bankkonten werden offene Posten oder Überschüsse schnell sichtbar, sodass man zeitnah Schritte einleiten kann, damit entweder das Forderungsmanagement tätig wird oder die Finanzverantwortlichen entscheiden, wie Überschüsse angelegt werden sollen.
  3. Kredite vermeiden: Hat ein Unternehmen einen vollumfänglichen Überblick über seinen Cashflow, kann es diesen punkt- und zielgenau steuern. Auf der Kostenseite kann dann bestmöglich gespart werden, was in manchen Fällen sogar die Aufnahme eines Kredits vermeidet, der die Liquidität des Unternehmens nur unnötig über einen bestimmten Zeitraum hinweg belasten würde.
  4. Reduzierung von Bankkosten: Durch die ständige Überwachung des Cashflows auf den einzelnen Bankkonten lassen sich Konten, auf denen wenig bis gar keine Bewegungen stattfinden, schnell identifizieren. Diese können dann gekündigt werden, sodass sie keine Kosten mehr verursachen. Außerdem kann man auch die Zahlungsströme von einzelnen Bankkonten auf einem Bankkonto bündeln, was ebenfalls Kontoführungs- und Transaktionsgebühren einspart.
  5. Ausgleich von Währungsrisiken: Ein vorausschauendes Cash Management zieht immer auch Wechselkursschwankungen mit in seine Planung ein. So kann ein Unternehmen vorsorgliche Maßnahmen treffen, z.B. durch Devisentermingeschäfte, um das Währungsrisiko zu minimieren.
  6. Höhere Kredite mit besseren Konditionen: Auch Banken und Kreditgeber interessieren sich für den Cashflow eines Unternehmens. Insbesondere dann, wenn es um die Vergabe von Krediten geht, wollen die Berater:innen sehen, wie „gut“ ein Unternehmen wirtschaftet und achten dabei sowohl auf den aktuellen als auch auf den vergangenen Cashflow. Ein Unternehmen mit einem guten Liquiditätsmanagement kann dies durch Vorlage der entsprechenden Dokumente untermauern und den Beratern:innen zeigen, dass es bei der Steuerung der Liquidität optimal verfährt. Das macht Verhandlungen einfacher und resultiert häufig in einem höheren Kreditrahmen, der auch zu besseren Konditionen zur Verfügung gestellt wird.
  7. Reduktion von Insolvenzrisiken: Ein Unternehmen, das ein gutes Liquiditätsmanagement etabliert hat, minimiert sein Risiko, versehentlich in die roten Zahlen zu geraten, drastisch. Durch die Übersicht und die ständige Überwachung ist es kaum möglich, Anzeichen zu übersehen, die auf einen künftigen, finanziellen Engpass hindeuten. Erkennt man die Anzeichen frühzeitig, dann hat das Unternehmen zudem die Chance, Maßnahmen zu ergreifen, damit die Auswirkungen des finanziellen Engpasses sich in Grenzen halten und die Zahlungsfähigkeit nicht beeinträchtigen.

Nachteile

Die folgenden Nachteile betreffen hauptsächlich Unternehmen, die Teil einer Konzerngemeinschaft sind, wo das Liquiditätsmanagement zentral im Konzern stattfindet. Man spricht bei dieser Form auch von Liquiditätsbündelung oder Cash-Pooling.

  1. Kosten der zentralen Abteilung: Die Tatsache, dass das Liquiditätsmanagement in der Verantwortung des Konzerns liegt, führt ebenfalls zu einer großen Kostenposition. Denn die Liquidität muss für alle Unternehmen, die dem Konzern angehören, gemanagt werden, was den Verwaltungsaufwand erhöht.
  2. Abhängigkeit von der zentralen Liquiditätsversorgung: Ein Unternehmen, das von einem übergeordneten Unternehmen oder Konzern in Sachen Liquidität gemanagt wird, ist auch von dessen Verteilung der Liquidität abhängig. Es hat dementsprechend einen kleineren Handlungsspielraum und weniger Entscheidungsfreiheit.
  3. Gefahr der Risikoverlagerung: Das Risiko beim Cash-Pooling liegt hauptsächlich beim Mutterkonzern, der alle angeschlossenen Unternehmen managt. Gerät ein Unternehmen in finanzielle Schieflage, wirkt sich das auf die Liquidität des kompletten Konzerns aus.
  4. Verlust an Selbstständigkeit: Ein Unternehmen, das über einen zentralen Cash-Pool mit liquiden Mitteln versorgt wird, hat nur ein bestimmtes Budget zur Verfügung. Gemanagte Unternehmen können oft nicht mitentscheiden, wenn es um die Verteilung der liquiden Mittel geht. Wenn etwa das Budget erhöht werden muss, muss das mit dem übergeordneten Konzern diskutiert und von diesem anschließend genehmigt werden, damit die Mittel fließen können. Dadurch geht die Selbstständigkeit des Unternehmens zu einem bestimmten Grad verloren.

Nachfolgend sind die Nachteile aufgelistet, die sich auch für Unternehmen ergeben können, wenn sie ihre Liquidität komplett selbst managen.

  • Fokus auf kurzfristige Gewinnerzielung: Das Cash Management mag manchmal dazu verleiten, die Geldströme so zu lenken, dass man kurzfristig einen Gewinn erzielt. Auf lange Sicht ist das jedoch für die Unternehmensstrategie nicht förderlich oder möglicherweise sogar riskant, z.B. wenn sämtliche Überschüssen in Aktien angelegt werden.
  • Abhängigkeit vom Anbieter des Cash-Management-Systems: Wo Software zum Einsatz kommt, sind Unternehmen immer auch vom Hersteller bzw. Entwickler abhängig, so auch beim Cash-Management-System. Das kann nachteilig sein, wenn ein einmal etablierter Workflow umgestellt werden muss, weil z.B. der Support der Cashflow-Software eingestellt wird und auf ein anderes System gewechselt werden muss oder sich durch ein Upgrade auf eine aktuellere Version Änderungen ergeben.

Wie kann ein Unternehmen sein Cash Management optimieren?

Nachdem wir uns nun die Eigenschaften des Liquiditätsmanagements auf der theoretischen und eher abstrakten Ebene angesehen haben, wollen wir es auf die operative Praxis übertragen. Konkret zeigen wir hier auf, wie Unternehmen mit den richtigen Hilfsmitteln ihr Liquiditätsmanagement auf Vordermann bringen können. Möglicherweise liefert dieser Abschnitt auch Ihnen als Geschäftsführer:in oder Finanzverantwortliche:r neue Impulse, die Sie mit in Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung nehmen können.

Dynamische Cash-Management-Tools für eine dynamische Welt

Weit verbreitet in vielen Unternehmen und Hilfsmittel der Wahl für das Liquiditätsmanagement ist Excel. Mitarbeiter:innen tragen dort Kontostände, Buchungsvorgänge und alles, was für das Cash Management relevant ist, manuell in eine Tabelle ein.

Diese Vorgehensweise bringt einige Nachteile mit sich. Es schleichen sich schnell Tipp- oder Rechenfehler ein und aufgrund des zeitlichen Aufwands werden Tabellen häufig nicht jeden Tag aktualisiert. All das verzerrt das Bild des Cashflows und spiegelt diesen nicht akkurat und aktuell wider. Mit einer Cash-Management-Software, wie z.B. Agicap, entstehen diese Probleme nicht. Die Software ist über eine Schnittstelle mit den Bankservern verbunden und gleicht die Kontostände jeden Tag automatisch ab.

Angestellte verbringen keine Zeit mehr mit dem manuellen Füllen von Excel-Tabellen, sondern haben alle Daten, die für das Liquiditätsmanagement nötig sind, in Sekundenschnelle auf dem Bildschirm. Prognosen können auf diese Weise ebenfalls leichter erstellt werden, denn Agicap ermöglicht das Konfigurieren von Parametern, die Einfluss auf den zukünftigen Cashflow haben. So können mehrere Szenarien erstellt und miteinander verglichen werden. Für Verantwortliche hat das den Vorteil, dass sie ausgehend von diesen Prognosen ihre Strategien anpassen können, indem sie entweder den Cashflow umleiten oder andere Maßnahmen ergreifen, die die Liquidität des Unternehmens bewahren.

Kosten runter und Einnahmen rauf

Viele Unternehmen, die ihr Liquiditätsmanagement bisher nur rudimentär betrieben haben, schöpfen nicht ihr volles Potenzial aus. Ziel eines effektiven Cashflow-Managements ist es, die Geldströme so zu lenken, dass die Kosten minimal bleiben.

Die Höhe der bereits bestehenden Kosten kann jedoch mit Hilfe einer Cashflow-Analyse ebenfalls gesenkt werden. Dort sieht man nämlich ganz genau, für welche Positionen entsprechende Kosten anfallen. Durch banale Dinge, wie die Einsparung von Strom oder Wasser, wird im Endeffekt auch Geld gespart.

Nach dem Motto „Steter Tropfen höhlt den Stein“ reißen solche Betriebskosten oft ein unnötiges Loch in die Unternehmensfinanzen. Manchmal kommt es sogar auch vor, dass Unternehmen gar nicht wissen, wie viel liquiden Überschuss sie erzeugen. Dieser wird dann einfach auf einem Bankkonto bei den Rücklagen geparkt.

Ein stetig hoher Überschuss ist jedoch die perfekte Möglichkeit, diesen weiterhin für sich arbeiten zu lassen. In diesem Fall können sich Verantwortliche Gedanken darüber machen, ob es sich lohnt, die Produktionskapazitäten aufzustocken oder sie zu erneuern, um die Produktivität zu steigern, z.B. mit der Anschaffung einer neuen Maschine. Diese kann dann entweder durch den aufgelaufenen Überschuss finanziert werden – oder sie wird per Bankkredit finanziert, der mit dem monatlichen Überschuss abbezahlt wird.

Sieht man auch zeitnah offene Posten, beispielsweise unbeglichene Rechnungen, lassen sich durch das Versenden einer Zahlungsaufforderung schneller Schritte einleiten. Wenn man sieht, dass sich solche Fälle häufen oder gehäuft haben, können sich Verantwortliche auch überlegen, in Zukunft ein Factoring-Unternehmen zu beauftragen. So kann das Risiko eines finanziellen Engpasses durch unzureichende Liquidität einfach auslagert werden. Das hat den Vorteil, dass der offene Rechnungsbetrag sofort beglichen wird, sodass das fordernde Unternehmen die Einnahmen ohne Verzögerung auf dem Konto hat.

Das Cash Management kann also auch dazu genutzt werden, neue Einblicke in die Ausgestaltung der Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens zu gewinnen. Dies wiederum liefert Denkanstöße, wie man die Rentabilität weiter steigern kann, indem man nämlich die liquiden Mittel mit höchster Effizienz für sich arbeiten lässt.

Fazit: Cash Management ist der Weg zum Ziel

In diesem Artikel haben Sie viele wichtige Dinge rund um das Cash Management erfahren. Die Ziele belaufen sich auf die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens. Diese gilt es zu jedem Zeitpunkt aufrechtzuerhalten. Die Zahlungsfähigkeit wird durch eine passende Steuerung der Geldflüsse an die jeweiligen Stellen erreicht, wo sie benötigt werden. Um die Geldflüsse richtig steuern zu können, bedarf es einer gründlichen Liquiditätsanalyse und -planung.

Die Planung lässt einen Blick in die Zukunft zu und ermöglicht das Formulieren eines „Plan B“ für ein bestimmtes Szenario, wenn z.B. ein finanzieller Engpass erwartet wird. Verantwortliche haben dadurch mehr Zeit zum Reagieren und böse Überraschungen werden minimiert. Das Insolvenzrisiko wird durch das Liquiditätsmanagement zwar nicht eliminiert, jedoch vermindert.

Im Rahmen eines effizienten Cash Managements sorgt man außerdem dafür, dass Überschüsse angelegt werden und Defizite schnellstmöglich ausgeglichen werden. Im besten Fall trägt das Liquiditätsmanagement indirekt stets dazu bei, die Rentabilität des Unternehmens zu steigern. Bei multinationalen Unternehmen oder solchen, die international tätig sind und mit Fremdwährungen zu tun haben, sorgt das Cash-Management-System dafür, dass genau die Risiken durch Wechselkursschwankungen reduziert werden, die sich negativ auf den Cashflow des Unternehmens auswirken könnten.

Bei der Vergabe von Krediten zahlt sich ein effizientes Cash Management oft durch einen höheren Kredit und bessere Konditionen aus, da mit hohen Überschüssen bei zugleich geringen Kosten entweder hoch getilgt werden kann oder die Raten mit einem niedrigen Zinssatz über einen sehr langen Zeitraum gestreckt werden können. Unternehmen, die ein Cash Management-Programm wie das von Agicap einsetzen, erleichtern ihren für das Liquiditätsmanagement verantwortlichen Mitarbeitern:innen die Arbeit erheblich. Und nicht nur das: die Cashflow-Analyse und die darauf basierenden Prognosen werden präziser, womit man auch noch das letzte Quäntchen Potenzial aus seinen liquiden Mitteln herausholen kann.

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