Herausforderungen der Liquiditätsplanung in der Pflegeindustrie

Die Pflegeindustrie sieht sich heute mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Nicht nur könnte laut Schätzungen des Statistischen Bundesamtes die Anzahl der Pflegebedürftigen in Deutschland innerhalb der nächsten zehn Jahre auf 3,5 Millionen Menschen ansteigen, sondern auch der Fachkräftemangel macht dieser Branche zunehmend zu schaffen. Eine angespannte finanzielle Situation ist in vielen Einrichtungen ein Dauerthema, das innerhalb des letzten Jahres durch die Corona-Krise noch zusätzlich befeuert wurde. Dort wurden Schwachstellen in der Liquiditätsplanung vielen Einrichtungen zum Verhängnis und haben deren finanzielle Schwierigkeiten zum Teil noch verschärft. Wir zeigen hier auf, was Pflegeeinrichtungen zumindest beim Liquiditätsmanagement tun können, um eine bessere Finanzplanung zu erreichen. Das wollen wir am Fallbeispiel des Seniorenquartiers „Pilsensee“ aufzeigen, dem wir mit unserer Liquiditätsplanungs-Software helfen konnten, die finanzielle Planung zu optimieren und die zuständigen Mitarbeiter:innen zu entlasten.

In diesem Artikel :

Die vier großen Herausforderungen, mit denen Pflegeeinrichtungen bei der Liquiditätsplanung konfrontiert werden

Die Liquidität, also die Menge und Höhe der schnell verfügbaren finanziellen Mittel, stellt sicher, dass die Einrichtung zu jeder Zeit ihren Verbindlichkeiten nachkommen kann. Sie ist im Pflegesektor allerdings sehr großen Schwankungen unterworfen. Ohne geeignete Methoden der Vorhersage ist es daher kaum möglich, genaue Liquiditätsprognosen abzugeben.

Unterschiedliche Finanzierungsmodelle für stationäre und ambulante Pflege

Viele Pflegeeinrichtungen bieten nicht nur eine stationäre, sondern auch eine ambulante Pflege an. Die stationäre Variante ist für die Einrichtungen sehr gut finanziell planbar, da die Anwohner:innen bzw. deren Angehörige zum Monatsanfang, also vor der Leistungserbringung, bezahlen. Die ambulante Pflege dagegen ist schwieriger zu planen. Je nach Bedarf und gestiegenem oder gesunkenem Umfang der Leistungserbringung wird im Nachhinein abgerechnet. Das bedeutet für die Pflegeeinrichtungen, dass sie zunächst einmal in die Vorfinanzierung gehen müssen. Frau Hübsch, Leiterin des Seniorenquartiers „Pilsensee“, erklärt, warum die ambulante Pflege eine derart große Herausforderung für die Liquiditätsplanung ist: „Unsere stationären Pflegebedürftigen bezahlen einen Monate im Voraus für die Unterbringung und Leistungserbringung. Da ist die Liquiditätsplanung in den meisten Fällen unproblematisch. In der ambulanten Pflege dagegen haben wir keinen fixen Betrag für die Leistungserbringung bei unseren Pflegebedürftigen, sondern der Betrag kann variieren. Erst danach stellen wir eine Rechnung aus und schicken diese entweder an die Krankenkasse des oder der Pflegebedürftigen, oder bei Privatzahlern direkt an die betroffene Person. Dann dauert es eine gewisse Zeit, bis wir bezahlt werden. Manchmal kommt es auch zu Rechnungsrückläufen, Reklamationen, oder die Person vergisst einfach, das Geld zu überweisen. Diese Situationen verzögern die Bezahlung dann noch weiter. Kommen einige solche Fälle zusammen, entsteht für uns schnell eine große Liquiditätslücke.“

Corona-Krise sorgt für hohe Personalkosten

Eine weitere Herausforderung für viele Pflegeeinrichtungen ist immer noch die Corona-Pandemie. Während dieser Zeit ist krankheitsbedingt viel Personal ausgefallen. Um die Pflegebedürftigen weiterhin bestmöglich betreuen- und versorgen zu können, musste daher nicht nur mehr Pflegepersonal eingestellt werden; auch der Bedarf an Reinigungskräften wuchs durch den erhöhten Reinigungs- und Desinfektionsaufwand. All das ließ die Personalkosten in die Höhe schnellen. Da ein Zustand, wie vor der Krise, im Moment noch in weiter Ferne zu sein scheint, werden auch schwankende Personalkosten in Zukunft die Liquiditätsplanung der Einrichtungen erschweren.

Mietausfälle

Es kommt immer wieder vor, dass ein:e Bewohner:in ins Krankenhaus eingeliefert werden muss. Während dieser Zeit bezahlt die betroffene Person keine Miete in der Pflegeeinrichtung. Solche Szenarien lassen sich kaum vorhersagen und stellen somit eine weitere Unsicherheit in der Liquiditätsplanung dar. Stirbt ein:e Bewohner:in, dauert es außerdem auch eine Zeit lang, bis eine neue pflegebedürftige Person in das Zimmer einziehen kann. Der Zeitraum des Leerstands muss also ebenfalls in der Planung berücksichtigt werden.

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Gedeckelter Umsatz

Noch ein Nebeneffekt der Corona-Krise ist eine Deckelung des Umsatzes, da durch die Quarantäneregelungen vorgeschrieben ist, wie viele Bewohner:innen maximal in der Einrichtung wohnen dürfen. Frau Hübsch sagt uns hierzu: „Wir dürfen unter den momentan geltenden Kontakt- und Abstandsregeln gar nicht alle Zimmer vermieten, da wir ansonsten diese Regeln nicht einhalten könnten. Das bedeutet für uns finanziell, dass wir während dieser Zeit mit einem verminderten Umsatz kalkulieren müssen, weil wir weniger Einnahmen haben. Auf der Ausgabenseite dagegen sind die Personalkosten aufgrund von Krankheitsfällen und doppelter Stellenbesetzung gestiegen, sodass wir unterm Strich jetzt einen noch engeren Spielraum haben, was unsere Liquidität betrifft.“

Agicap entschärfte die Lage im Seniorenquartier „Pilsensee“

Nachdem Frau Hübsch und ihre Mitarbeiter:innen die Liquiditätsplanungs-Software von Agicap kostenlos getestet hatten, stand für sie fest, dass sie diese künftig für die Liquiditätsplanung im Controlling einsetzen wollen. „Die Cashflow-Prognose ist mit Agicap nun um einiges leichter geworden“, sagt Frau Hübsch. „Jetzt sehen wir jeden Tag ganz genau, wo wir gerade stehen und wir können akkurat von Tag zu Tag unsere Finanz- und Liquiditätsplanung machen und unsere Strategie dynamisch anpassen. Vorher haben wir Excel dazu genutzt, aber das war ein Grauen, auch weil wir schlichtweg keine Zeit hatten, uns jeden Tag die Bewegungen auf unseren Bankkonten anzuschauen.“ Agicap steht direkt mit den Bankservern in Verbindung, wo die Geschäftskonten der Pflegeeinrichtung liegen und ruft von dort aus die Kontostände und sämtliche Transaktionen automatisch ab. „Wir sehen auch auf einen Blick die offenen Posten“, erklärt Frau Hübsch weiter. „Das hilft uns, zügiger unsere Forderungen und Mahnschreiben bei Zahlungsverzug rauszuschicken. Alles in allem sind wir nun, was unsere Cashflow-Planung betrifft, proaktiv statt nur reaktiv. Das gibt uns ein höheres Maß an Kontrolle über unsere Mittel, was letzten Endes all unseren Pflegebedürftigen wieder zu Gute kommt.“

Fazit

Man könnte meinen, Liquiditätsmanagement sei nur für mittelständische Unternehmen interessant, doch auch im Pflegesektor spielt die Liquiditätsplanung eine sehr wichtige Rolle. Die Einrichtungen haben oft einen sehr kleinen Handlungsspielraum bei ihrer Liquidität. Daher ist es für sie umso wichtiger, diese Mittel sehr genau zu planen, sodass keine finanziellen Engpässe entstehen. Die Planungen in diesem Bereich müssen oft nicht nur wochen-, sondern tagesgenau sein. Arbeitet man hier dann manuell oder mit statischen Tools wie Excel, ist das kaum zu schaffen, weil die Mitarbeiter:innen dafür keine Zeit haben. Mit einer Liquiditätsplanungs- oder Cashflow-Software erleichtern sich Einrichtungen die Arbeit erheblich, wie man am Beispiel des Seniorenquartiers „Pilsensee“ gesehen hat. Die Cashflow-Analyse und -Prognose läuft automatisch bzw. per Knopfdruck ab, sodass man jeden Tag eine aktualisierte Version der Planung vor sich liegen hat. Was Einrichtungen dann an Zeit für die Tabellenkalkulation sparen, können sie an anderer Stelle wieder in Menschen investieren.

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