Tipps, Tricks und die beste Vorlage zur Lagerverwaltung in Excel

Die Lagerverwaltung mit Excel ist in vielen Unternehmen noch weit verbreitet. Vor allem dort, wo sich ein Lagerverwaltungssystem nicht lohnen würde, weil nur wenige Artikel erfasst werden müssen oder das Unternehmen generell nur eine geringe Anzahl an Waren oder Produkten hat, ist die Lagerverwaltung in Excel eine kostengünstige Lösung. Wir haben für Sie eine Vorlage zusammengestellt mit einigen Tipps, wie die Bestandsführung am besten gelingt.

Was muss die Excel-Vorlage alles enthalten?

Bei der Lagerverwaltung in Excel empfiehlt sich mindestens ein System mit drei Kategorien:

• Artikeldaten
• Lagerbestand
• Eingänge & Ausgänge

Sie können sich eine passende Excel-Vorlage hier herunterladen.

Artikeldaten & Lagerbestand

Tragen Sie in der Kategorie „Artikeldaten“ die Namen und Nummern Ihrer Artikel ein. Daneben bei Lagerbestand erfassen Sie Ihre Bestandsmengen sowie Ein- und Ausgänge. Starten Sie mit dem Anfangsbestand. Dieser ist der Bestand im Lager zu einem bestimmten Zeitpunkt, zum Beispiel am Monatsanfang. Tragen Sie dann die Anzahl der Ein- und Ausgänge für die jeweiligen Artikel ein. Der aktuelle Bestand wird in der Vorlage dann automatisch berechnet.

Im Feld „Mindestbestand“ können Sie die Mindestmenge eintragen, die von dem Artikel zu jederzeit in Ihrem Lager vorhanden sein muss. Die Vorlage färbt Felder, bei denen der Mindestbestand unterschritten wird, automatisch rot ein.

Pflegen Sie diese Liste also regelmäßig und tragen Ihre Ein- und Ausgänge zeitnah nach, kennen Sie immer Ihren aktuellen Bestand und wissen wieviel Sie wann nachbestellen müssen.

Eingänge & Ausgänge

Zur zeitlichen Erfassung der Ein- und Ausgänge haben wir in der Vorlage einen separaten Worksheet angelegt. Hier erfassen Sie das Datum, zu dem ein Artikel in welcher Menge Ihr Lager verlassen hat bzw. hinzugekommen ist.

Tipps zur erfolgreichen Lagerverwaltung mit Excel

Liste aktuell halten

Halten Sie Ihre Tabelle so aktuell wie möglich und tragen Sie Ein- und Ausgänge zeitnah nach. So behalten Sie den Überblick über Ihre Bestände und können rechtzeitig nachbestellen, falls ein Artikel zur Neige geht.

Inventur durchführen

Üblicherweise kommt es auch in gut geführten Lagern im Lauf der Zeit zu einem Unterschied zwischen dem tatsächlichen Lagerbestand und dem im Excel-Sheet erfassten Bestand. Gründe dafür können Falschbuchungen sein, Warenein- und -ausgänge, die überhaupt nicht gebucht wurden, oder Fehler beim Eintippen der Ein- und Ausgänge in die Excel-Tabelle.

Das Durchführen einer Inventur ist deshalb ratsam, um den Bestandsunterschied wieder auf Null zurückzusetzen. Viele Unternehmen führen eine Inventur einmal im Jahr durch. Dabei zählt man jeden einzelnen Artikel im Lager durch und gleicht dessen Bestand mit dem Tabellenwert ab.

Legen Sie anschließend eine neue Tabelle an, bei der Sie den tatsächlichen Bestandswert von jedem Artikel als neuen Anfangsbestandswert nehmen. Dann geht das Spiel wieder von vorne los bis zur nächsten Inventur.

Lagerverwaltung in Excel oder ein Lagerverwaltungssystem?

Die Lagerverwaltung mit Excel ist mit viel Handarbeit verbunden, weil die Bestände manuell in die entsprechenden Zeilen eingetragen werden müssen. Wird die Liste also nicht regelmäßig gepflegt, werden die Tabellenwerte von den tatsächlichen Werten schnell abweichen. Zudem ist das manuelle Eintippen auch fehleranfällig, sodass es dadurch zu Diskrepanzen zwischen dem tatsächlichen Bestand und dem angegebenen Bestand in der Tabelle kommen kann.

Mit steigender Artikelzahl wird das Verwalten des Lagerbestands in der Excel-Tabelle auch sehr unübersichtlich, weil viel gescrollt werden muss. Das Risiko, dass man in einer Zeile verrutscht und Zahlenwerte an der falschen Stelle einträgt, steigt dann ebenfalls.

Eine Excel-Liste ist deshalb nur für Unternehmen geeignet, die wenige Artikel zu verwalten haben. Für alle anderen lohnt sich ein Lagerverwaltungssystem. Dieses ist ans Warenwirtschaftssystem des Unternehmens angeschlossen und ruft von dort die relevanten Daten automatisch ab. Wird also ein Wareneingang oder -ausgang gebucht, wird dieser automatisch in das Lagerverwaltungssystem übernommen.

Auch bei dieser Lösung können jedoch Diskrepanzen auftreten, denn es kann immer noch passieren, dass Artikel aus dem Lager entnommen oder ihm hinzugefügt werden und nicht gebucht werden. Eine Inventur ist deshalb auch bei der Nutzung eines Lagerverwaltungssystems notwendig.

Fazit: Lagerverwaltung mit Excel lohnt sich bei kleinen Lagerbeständen

Unternehmen, die ihre Lagerverwaltung mit Excel machen, sparen sich das Anschaffen eines teuren Lagerverwaltungssystems. Die Kehrseite ist jedoch, dass die Excel-Liste manuell gepflegt werden muss. Deshalb ist sie nur empfehlenswert, wenn ein Unternehmen wenige Waren oder Produkte zu verwalten hat.

Bei steigender Artikelzahl steigt auch die Komplexität der Tabelle und es können leichter Fehler beim Eintragen passieren. Finden jeden Tag viele Warenein- und -ausgänge statt, kommt es außerdem schnell zu Diskrepanzen zwischen dem tatsächlichen Lagerbestand und dem, der in der Tabelle eingetragen ist.

Die Lagerverwaltung mit Excel gelingt also am besten, wenn die Artikelzahl gering ist und die Warenein- und -ausgänge überschaubar. Ist dies nicht der Fall, empfehlen wir Ihnen ein Lagerverwaltungssystem zur Vereinfachung des Prozesses.