Cashflow Management – warum es nicht nur in Krisenzeiten wichtig ist

Die Corona-Krise hat viele Unternehmen vor eine harte Probe gestellt – möglicherweise vor die Härteste in diesem Jahrhundert. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gerieten aufgrund der Maßnahmen, die zum Eindämmen des Virus ergriffen wurden, in finanzielle Schwierigkeiten. Mitarbeiter wurden von heute auf morgen ins Home-Office verbannt, es kam zu unterbrochenen Lieferketten, Lieferengpässen und zur Schließung von stationären Geschäften. Für manche Unternehmen bedeutete das ganz schnell das Aus, andere waren gezwungen, ihre Mitarbeiter in Kurzarbeit zu schicken. Die Krise ist noch nicht vorbei, doch eine Lektion haben die Unternehmen schon aus ihr gezogen: Schwachstellen im Geschäftsablauf und der Cashflow-Prognose trugen maßgeblich dazu bei, dass vor allem KMU in finanzielle Schieflage gerieten. Viele Geschäftsführer:innen haben daher den Handlungsbedarf erkannt. Ein wichtiger Punkt dabei ist die Optimierung der Cashflow-Planung, damit man zu jedem beliebigen Zeitpunkt in Echtzeit seine Zahlungsaus- und -eingänge im Blick hat und vorausschauend Entscheidungen treffen kann.

In diesem Artikel :

Zuverlässigkeit von Planungen und Finanzcontrolling

Nur, wenn man die Finanzen des Unternehmens jederzeit in Echtzeit einsehen kann, lassen sich wichtige finanzielle Entscheidungen treffen. Bei einer jüngst von uns in Auftrag gegebenen Umfrage sagten 75 % aller befragten Entscheidungsträger:innen im Liquiditäts- und Finanzmanagement, dass die Prognose zukünftiger Cashflows das wichtigste Kriterium für eine strategische Entscheidung sei. Jedoch benutzt, laut des Umfrageergebnis, immer noch die Hälfte aller befragten KMU statische Hilfsmittel zur Cashflow Berechnung (z.B. Excel oder ähnliche Programme zur Tabellenkalkulation). Diese haben jedoch mehrere entscheidende Nachteile:


1. Keine Datenübertragung in Echtzeit

Da eine Excel-Tabelle ständig von einem:r Mitarbeiter:in aktualisiert werden muss, sieht man den aktuellen Stand des Cashflows immer nur zeitverzögert. Wichtige, strategische Entscheidungen lassen sich damit nur schwer treffen, da man nie ein komplettes und aktuelles Bild über sein Cash Management hat. Zudem werden aufgrund des hohen Arbeitspensums die Entscheidungen oftmals bis zum Monatsende verschoben, was Verzögerungen im Workflow mit sich zieht.

2. Aufwändige Datenpflege

Laut der von uns in Auftrag gegebenen Studie verbringen 35 % aller Verantwortlichen mehr als 10 Stunden pro Monat mit der Cashflow-Berechnung. Bei der Hälfte der Befragten fließen sogar mehr als 20 Stunden pro Monat in diese Tätigkeit. Das ist Zeit, die an anderen, wichtigeren, Stellen fehlt, und unnötig auch Ressourcen bindet.

3. Fehleranfälligkeit

Das manuelle Aktualisieren von Zahlen in Tabellenspalten ist sehr fehleranfällig. So entstehen schnelle Zahlendreher oder Tippfehler. Außerdem kann es durch Unaufmerksamkeit auch zu Fehlern in manuell eingetippten Formeln kommen, sodass für die Entscheidung wichtige Kenngrößen möglicherweise falsch berechnet werden. Das kann im schlimmsten Fall zu gravierenden Fehlentscheidungen führen, die finanzielle Schäden nach sich ziehen können.


Um das Cashflow Forecasting zeit- und kostenschonend, sowie zuverlässig und effizient zu gestalten, empfiehlt sich daher dedizierte, dynamische Hilfsmittel, die dieser Aufgabe gewachsen sind als statische Programme. Das sehen laut der Studie auch 80 Prozent der Befragten so: sie wünschen sich eine Verknüpfung mit der Buchhaltung, wo man in Echtzeit sämtliche KPI (Key Performance Indicators) einsehen kann.

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Cashflow Management als Ausgangspunkt für strategische Entscheidungshilfen

Mit spezieller Software zum Liquiditätsmanagement lässt sich eine direkte Cashflow Berechnung durchführen. Solch ein Programm verfügt über eine Schnittstelle, über die es direkt mit sämtlichen Banken, bei dem das Unternehmen Konten führt, angeschlossen ist. Auf diese Weise wird der finanzielle Stand des Unternehmens automatisch jeden Tag aktualisiert. Entscheidungsträger:innen und Finanzverantwortliche haben somit immer eine aktuelle Abbildung der finanziellen Lage. Sie können Geldein- und -ausgänge überwachen, und frühzeitig Maßnahmen ergreifen, falls eine Kostenposition zu stark vom Soll-Wert abweicht. Anderweitig kommt es zu Cashflow-Problemen, weil Kunden mit ihren Zahlungen in Verzug sind. Dies kann ebenfalls durch die richtige Liquiditätsplanungs-Software angezeigt werden.

Wenn es aufgrund von zu großzügig angesetzten Zahlungsfristen immer wieder zu Engpässen im Cashflow kommt, kann man die Fristen entsprechend nach unten korrigieren, oder seine Forderungen an ein Factoring-Unternehmen übergeben, das sich dann um die Begleichung der Rechnungen kümmert. Außerdem lassen sich mit einem solchen Tool zum Liquiditätsmanagement verschiedene Ausgaben außerdem in Kategorien einteilen. Viele Unternehmen sehen in einer solchen Darstellung erst, wie hoch ihre Ausgaben für einen bestimmten Bereich überhaupt sind. Damit lässt sich mit einem solchen Programm nicht nur die Berechnung des operativen Cashflow durchführen, sondern auch ermitteln, in welchen Bereichen in zukünftig Kosten eingespart werden können. Verantwortliche sehen sofort eventuelle Schwachstellen und können Maßnahmen einleiten, um Geschäftsprozesse zu verbessern und somit die Kosten zu senken. Gerade dieser Punkt ist wichtig in Zeiten, wo die finanzielle Lage eines Unternehmens ohnehin schon stark angespannt ist.

Gute digitale Hilfsmittel zum Liquiditätsmanagement bieten zudem auch noch andere Vorteile für die Finanzbuchhaltung. Soll zum Beispiel ein Kredit beantragt werden, kann man sich die Berichte automatisch generieren und exportieren lassen. Dort sind dann sämtliche Auskünfte über die finanzielle Lage des Unternehmens aufgelistet, die für eine Bank relevant sind, um einen Kredit vergeben zu können.

Raus aus der Krise

Viele Unternehmen haben im letzten Jahr weniger Umsatz gemacht als im Vorjahr. Manche mussten sogar Kredite aufnehmen, um sich über Wasser zu halten. Eine effektive Cashflow-Analyse und das Durchspielen verschiedener Szenarien ist daher wichtig, um die richtige Strategie zu finden, wieder aus diesem Umsatztief herauszukommen, und sich bestmöglich für die Zukunft aufzustellen. Ein erster Schritt ist die genaue Aufstellung seiner Finanzen und die Berechnung des betrieblichen Cashflows. Hierbei ist es sehr hilfreich, wenn man die verschiedenen Kostenpunkte in Kategorien einteilt. So sieht man am einfachsten, ob und wie sich Einsparungen lohnen. Möglicherweise muss man auch in Zukunft weitere Kredite aufnehmen, aber mit Hilfe eines guten Liquiditätsmanagements hat man die Weichen für die Erfolgsspur gestellt. Eine Liquiditätsmanagement Software unterstützt bei solchen Situationen den strategischen wie auch monetären Einsatz des Unternehmenskredites und ermöglicht eine gezieltere Planung des Cashflows.

[Studie] Covid-19 und die Bedeutung von Finanzplanung

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